Actualmente vivimos en una sociedad que sobrevalora el tiempo. Se cree que una persona entre más ocupada esté más exitosa es, ¿pero es realmente así? Discutible. Más que el número de horas que invertimos en una actividad, lo que marca la diferencia son los resultados que se logran en ese tiempo. Es allí donde la productividad cobra protagonismo. Por ello hoy quiero compartirles algunos consejos para aumentar la productividad de tu equipo de trabajo.
“No es suficiente estar ocupado, también lo están las hormigas. La pregunta es, ¿en qué estamos ocupados? –Henry David Thoureau.
¿Cómo aumentar la productividad de tu fuerza laboral?
Para ejemplificar esta frase y ser productivos, acá te dejo unos principios que sí o sí replantearán la forma en la que tu fuerza laboral invierte su tiempo y energía:
Técnica 80 / 20
El economista Wilfredo Pareto planteó que hay un flujo desigual de entradas y salidas en una proporción de 20/80. Es decir, en promedio, todo a lo que se invierte un 20% de recursos y esfuerzos (entradas) da un 80% de resultados (salidas).
¿Cuáles actividades están realizando hoy que al invertirle un 20% te producen un 80% de bienestar económico y emocional?, ¿cuáles producen un 80% de insatisfacción? Hay que elegir bien en qué se invierte tiempo, controla los ‘sí’ y quédate con aquellas que generen mayores dividendos en el menor tiempo.
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Divide las tareas en actividades más pequeñas
Otra de las claves para aumentar la productividad de tu equipo de trabajo es empezar cada día priorizando actividades, escribiendo y agendando cada una. Al separarlas en tareas más sencillas y cortas, el cerebro responde mejor, disminuye el estrés y se facilita alcanzar las metas más rápido.
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Trabajar duro pero con inteligencia
Seguramente has escuchado a alguien decir algo como “tal persona trabaja muy duro” y si bien es cierto que ser dedicado y comprometido en el trabajo es una buena cualidad, no lo es todo. Se requiere antes que cualquier cosa, hacerlo con inteligencia.
Cerciórate que tu personal invierta sus esfuerzos en actividades que realmente generen resultados y optimicen procesos. Si existen herramientas para agilizar los resultados, que las usen.
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Usen por lo menos 3 de las 5 S
Otra manera de aumentar la productividad de tu equipo de trabajo es hacer uso de las 5 S, son prácticas japonesas que se aplican en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad:
- Seiri. Clasificar y jerarquizar prioridades
- Seiton. Organización
- Seiso. Limpieza, es decir eliminar lo que no sirve o lo viejo.
- Seiketsu. Higiene y visualización
- Shitsuke. Disciplina y compromiso
Estudios estadísticos en empresas como Toyota, Nintendo, Sony y Honda, y que han aplicado por lo menos las 3 primeras S han demostrado:
- Reducción del 40% de sus costos en procesos
- Reducción del 70% del número de accidentes.
- Crecimiento del 10% de la fiabilidad del equipo de trabajo.
- Crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallas.
Descanso ingenioso
No es cuestión de holgazanear, sino de llevar una vida saludable y equilibrada. El que tu equipo de trabajo esté saturado de trabajo hasta el punto de sacrificar horas de sueño, lejos de hacerlo productivo, retardará la consecución de los objetivos.
Recuerda que descansar no es sinónimo de perder el tiempo. Pueden leer durante 15 o 20 minutos, tomar un café al aire libre o tener una charla agradable. No hay que abusar de las pausas y evita interrumpir a otras personas.
Cuando planifiquen su día, hay que deja algunos espacios en blanco para descansar. Cuerpo y mente necesitarán pausas para recuperar energía.
Un investigación dirigida por el ejército estadounidense afirma que perder una hora de sueño por noche durante una semana causa un nivel de degradación cognitiva equivalente a un nivel de alcohol en sangre de 10 miligramos.
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Y para terminar…
No hay fórmula mágica para ser eficiente y efectivo con tus actividades, es cuestión de disciplina y trabajo inteligente. Para aumentar la productividad de tu equipo de trabajo es importante invertir esfuerzo y tiempo, más que la cantidad de tareas y horas que pasen trabajando. De nada sirve una agenda llena de actividades que no los acerquen al objetivo principal.
“Si das 10%, cuando podrías dar el 100%, no has ganado 10%, has perdido 90%» –Anxo Pérez
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Autor:
Yael Semerena
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