¿Qué tan difícil crees que es construir un dashboard de KPIs? Estamos de acuerdo que una cosa es saber que deseas monitorear los indicadores clave de rendimiento en un dashboard, y otra totalmente diferente es realmente construir uno.
Mucha gente cree que puede simplemente seleccionar un software de dashboard y ¡listo!, su dashboard se creará automáticamente. Crear un excelente dashboard de KPIs es un proceso que se extiende mucho más allá de tu computadora.
Te reto a crear un dashboard de KPIs de una manera un poco diferente. En lugar de pensar en los datos o el software o incluso en los KPIs, piensa primero quién va a utilizar tu tablero y por qué lo va a utilizar.
Puedes tener un dashboard de ventas en Excel, pero si nadie ve o se preocupa por el, entonces no llegarás muy lejos. Como con todo, incluyendo la tecnología, es el elemento humano el que plantea los mayores obstáculos.
Pasos para crear un dashboard de KPIs
Esta es una base para comenzar a crear un dashboard de KPIs.
- Define tus indicadores clave de rendimiento
- Consulta con las partes interesadas
- Haz un bosquejo del diseño de tu dashboard
- Selecciona un software para crear tu dashboard de KPIs
- Recopila tus datos claves
- Crea las visualizaciones de los datos
- Programa una sesión de retroalimentación
- Implementa tu dashboard de KPIs
Define tus indicadores clave de rendimiento
Los KPIs bien definidos son la parte más importante de tu dashboard. Sin KPIs significativos no esperes el éxito de tu negocio.
Definir KPIs significa alinear los objetivos empresariales con los procesos internos. Existen mucho ejemplos de KPIs que te pueden servir de guía, pero el camino al éxito es formular preguntas difíciles sobre tu negocio.
¿Cómo sabes que estás monitoreando un KPI? Comprender la diferencia entre KPIs y métricas puede ser complicado. Piensa en los KPIs como tener objetivos específicos que impactan directamente en los resultados empresariales. Los ingresos son un KPI sólido para cualquier empresa, pero ¿qué pasa con los seguidores en las redes sociales?
Bueno, podrían ser, si es un factor de éxito para tu negocio. Si tener 100,000 seguidores en Instagram significa comida en tu mesa, será mejor que estés avanzando hacia ese objetivo.
Al definir tus KPIs, debes empezar a tener conversaciones con las partes interesadas, ejecutivos, gerentes y empleados de todas las áreas de tu empresa. Pedir aportaciones o comentarios es el primer paso para aumentar la aceptación de un dashboard de KPIs. La gente te dirá que es importante para ellos, y esto hará que tu trabajo de diseñar un dashboard sea mucho más fácil. Obtén más información sobre cómo definir los KPIs de tu organización.
Checa esta Guía de KPIs.
Consulta con las partes interesadas
Los profesionales de la comunicación viven bajo la siguiente regla: conoce a tu audiencia.
Un dashboard de KPIs es simplemente otro medio de comunicación, como el correo electrónico o una presentación de diapositivas, por lo que estar en sintonía con tu audiencia es fundamental. Tómate el tiempo para comprender para quién estás construyendo el dashboard, y pronto entenderás por qué lo estás construyendo.
Un ejecutivo necesitará datos muy diferentes que un gerente. Esto incluye datos, el diseño de las visualizaciones y la cantidad de datos mostrados. Los ejecutivos pueden inclinarse más por un dashboard de informes mientras que los gerentes pueden necesitar un dashboard operativo.
Tómate tu tiempo en este paso. Cada minuto que pases consultando con las partes interesadas te ahorrará tiempo diseñando y mejorando la adopción del producto final.
Te recomendamos usar dashboards para presentar informes a la junta directiva.
Esboza el diseño de tu dashboard
Tu dashboard ideal puede comenzar con un dibujo en una servilleta. Diseñar un dashboard efectivo es un desafío. Elegir la visualización más efectiva para un KPI no siempre es fácil.
A medida que empieces a recopilar KPIs, se puede presentar un diseño integrado. Tal vez lo que necesitas es una combinación de diferentes tipos de gráficas, como la gráfica de barras, gráfica de dispersión, etc.
Creando un prototipo de tu dashboard y luego revisándolo con las partes interesadas, obtendrás una idea inmediata del impacto del tablero que estás construyendo. Las decisiones de diseño pueden parecer injustificables cuando un ejecutivo se está preguntando qué le está diciendo la información.
Como regla general, las visualizaciones de datos deben ser lo suficientemente simples como para que un empleado nuevo pueda comprender el mensaje que estás intentando transmitir.
Selecciona un software de dashboard de KPIs
Estos son algunos factores que debes considerar al seleccionar un software para crear dashboards:
- Precio
- Tiempo de implementación
- Capacidad para conectarse a servicios de datos
- Autoservicio vs. servicios de dashboard gestionados
- Gestión de clientes (si vas a construir para tus clientes)
Definitivamente puedes construir un dashboard de KPIs efectivo en Excel. El desafió viene más adelante cuando quieres actualizar los datos en ese dashboard. Al final del día, los dashboards de KPIs deben ahorrarte tiempo y esfuerzo al crear y distribuir informes.
Conoce más de las ventajas del uso de dashboards.
Recopila tus puntos de datos clave
Para recopilar tus datos probablemente requieras acceder a múltiples servicios, trabajar con tu equipo de operaciones para crear algunas consultas e incluso utilizar APIs para automatizar la recuperación de datos.
Cada KPI que monitores tendrá al menos un punto de datos procedente de un sistema u otro. Tómate tu tiempo, crea una hoja de cálculo, y traza la imagen de datos detrás de tus KPIs más importantes.
En esta etapa, necesitarás pasar tiempo construyendo tus fuentes de datos. Este paso causa muchos dolores de cabeza.
La mayoría de los proveedores de software ofrecen servicios profesionales, algo que posiblemente desees considerar si los desafíos en este paso son insuperables. Es un problema que todos los proveedores de software de dashboard están intentando resolver, algunos mejor que otros.
Te invitamos a conocer como escoger una herramienta de business intelligence para tu negocio.
Crea tus visualizaciones de datos
Esta es la punta del iceberg al construir un dashboard de KPIs. Todo el trabajo y esfuerzo que has puesto en tu dashboard está debajo de la superficie. Sin embargo, sustenta el resultado final: un hermoso dashboard.
Por ejemplo, imagina que reuniste las métricas más importantes de Google Analytics respecto a tu sitio web, se vería algo así:
Los dashboards más efectivos son aquellos que adoptan la simplicidad como su mantra. Si tienes que elegir entre un diagrama de dispersión o un gráfico de barras, elige el gráfico de barras.
Un dashboard de KPIs no es una herramienta de análisis de datos. No deberías estar utilizando el dashboard para formular y responder preguntas; un dashboard debe ser informativo y estar encaminado a monitorear y rastrear los KPIs.
Consejos para el diseño de un dashboard
Sigue estos consejos para diseñar un dashboard de manera efectiva.
- No construyas un dashboard que aplique para todo
- Siempre que sea posible agrega valores de comparación
- Analiza cuidadosamente la orientación y disposición de las visualizaciones
- Evita los gráficos de pastel o circulares
- Limita el uso del color. Piensa en semáforos.
Programa una sesión de retroalimentación
¿Recuerdas a las partes interesadas que mencionamos? Es momento de llevarlos a una sala de juntas para que revisen el dashboard contigo.
Los dashboards de KPIs son el resultado de un proceso repetitivo. Siéntete orgulloso de tu versión.1, pero estate preparado para desarrollar una versión 1.1 o incluso una versión 2. Eso es algo bueno, porque significa que las personas están viendo tu dashboard y su valor.
El éxito de tu tablero depende de tu capacidad para fomentar su adopción. Los dashboards que se convierten en un hábito diario son más propensos a tener éxito. Ten como objetivo que el dashboard sea visto a diario y diseña en consecuencia.
En esta etapa, puedes sentirte abrumado por la retroalimentación o las ideas. Después de todo, pasaste mucho tiempo creando este dashboard, ¿no?
Tómalo con calma. Si la gente está entusiasmada con lo que has construido, incluso si solicitan cambios, significa que estás en el camino correcto.
Pasos para crear un dashboard gratis con TuDashboard
Tal vez te encuentres en los primeros pasos definiendo tus KPIs o diseñando un prototipo de dashboard. Sin embargo, puedes adelantarte a conocer una herramienta como TuDashboard con el cual podrás:
- Conectar múltiples fuentes de datos a tu dashboard que van desde Google Analytics, archivos de Excel o CSV, documentos en Google Drive cómo Sheets o hasta bases de datos como MySQL y muchas más. Conoce nuestras integraciones haciendo clic aquí.
- Escoger de entre más de 300 múltiples visualizaciones de métricas pre-construidas o construir las tuyas desde cero.
- Crear un dashboard con fuentes y formatos de datos para construir KPIs más precisos.
- Elegir de entre más de 15 tipos de gráficas diferentes para trabajar y personalizarlas de acuerdo a tus KPIs.
- Utilizar métricas e indicadores personalizadas que se activarán cuando los números cambien. Por ejemplo, ha llegado el cierre de mes y el equipo de ventas no ha logrado su meta de ventas. Entonces un indicador en rojo podrá señalar dónde hay que enfocarse ¡Y muchas opciones más!
Comienza a construir tu dashboard siguiendo estos pasos:
- Entra a tu cuenta de TuDashboard. Comienza a crear un dashboard en blanco, haciendo clic en el botón + como se muestra en la siguiente imagen:
- Agrega visualizaciones pre-construidas al dashboard de nuestra Galería o crea visualizaciones totalmente personalizadas. Para hacerlo, da clic al botón «Add a Klip».
- A continuación tendremos la opción de escoger entre visualizaciones pre-construidas de métricas o construir una desde cero. Para este ejemplo, seleccionaremos de entre las visualizaciones pre-construidas, la categoría de ventas.
- De entre la lista de opciones pre-cargadas en la sección de ventas, escogeremos los KPIs de ventas como se muestra a continuación:
Por cierto, aquí te comparto algunos ejemplos de KPIs de ventas que puedes usar al crear un dashboard.
- Obtendremos un submenú con más opciones de métricas pre-cargadas, para este ejemplo seleccionaremos un marketing funnel de Google Analytics con Salesforce.
- Después de agregar la visualización, conecta tus cuentas y automáticamente los datos se sincronizarán y visualizarán en el dashboard. Este proceso puedes repetirlo con las demás KPIs que necesites visualizar.
- Puedes continuar agregando tus métricas o KPIs pre-cargadas o personalizadas en el dahsboard. Puedes tener hasta 30 en un sólo dashboard, sin embargo te recomendamos únicamente añadir las más importantes.
En la siguiente imagen puedes encontrar algunas métricas y cómo podrías representarlas en un dashboard si por ejemplo, te interesa monitorear la actividad en redes sociales, los canales de adquisición de leads o prospectos y el número de conversiones a través del tiempo.
Por cierto, aquí te comparto algunos ejemplos de KPIs de marketing que debes medir.
Implementa tu dashboard de KPIs
Esta es la parte divertida porque puedes empezar a recibir felicitaciones por tu trabajo. Mostrar dashboards en televisiones montadas en la pared de oficinas fomenta la transparencia y alineación de los datos, y se ven genial.
Es una forma llamativa de hacer que los KPIs que impulsan a tu negocio obtengan visibilidad. Es un iniciador de conversación natural, uno que alienta la adopción del dashboard.
Por supuesto, la mayoría de los proveedores de software de dashboard ofrecen múltiples opciones de distribución. Considera opciones como:
- Funciones de informe por correo electrónico y capturas instantáneas.
- Enlaces al tablero para su publicación masiva.
- Integración con herramientas de chat como Slack.
- Dar acceso directo al tablero de datos.
No lo olvides: Para crear un dashboard debes tener en cuenta el elemento humano. La tecnología es genial, pero debe ponerse al servicio de la solución de los desafíos humanos.
Invertir tu tiempo recolectando retroalimentación y fomentando conversaciones sobre tus KPIs traerá como consecuencia un mejor dashboard, y lo mejor es que será utilizado.
Si quieres conocer a detalle como funciona nuestra plataforma para crear dashboards, no dudes en contactarnos para solicitar una demostración de nuestro software para dashboards.
Excelso! Es lo que muchos buscamos! El que alguien ponga en la mesa que un dashboard no es solo ventas y conversiones ni es la biblia, sino un presentador de información del camino que tenemos y las aristas que nos encontramos en ese camino, por lo tanto el dashboard solo es un orientador de las metas que tenemos y como vamos en esas metas.
Has puesto algo sobre los diferentes dashboards que se pueden montar o los BI que existen en el mercado y no solo los graficos o dashboards de excel?
Gracias por conpartir!
Hola Pedro, muchísimas gracias por tu comentario. Estamos muy felices de saber que te fue completamente útil el contenido ¡Un saludo!
TuDashboard ayuda a todas las personas para poder realizar una información impecable
Hola Marcela, así es ¡Estamos a tus órdenes! Un saludo.
Muy buen trabajo, Señores!
Para quienes no somos especialistas o aún estudiamos guías e información ,como
la aquí presentada, son invaluables. Gracias!
Muchas gracias por tu comentario Carlos, nos alegra mucho saber que te fue útil la información. Esperamos poder seguir ayudándote con nuestro contenido. Un saludo y estamos para servirte.