Con cualquier iniciativa empresarial, existe la expectativa de que el rendimiento se monitorea y mide para evaluar el retorno de la inversión y determinar si se lograron los objetivos. Lo mismo sucede al evaluar el rendimiento de un proyecto.
Los datos impulsan muchas decisiones, de ahí la importancia de usarlos para medir el rendimiento de tus proyectos.
¿Cómo medir el rendimiento de un proyecto de tu organización?
Claves para evaluar el rendimiento de un proyecto
Estas son algunas de las formas clave para medir el rendimiento de proyectos y los KPIs que realmente importan.
Define los objetivos del proyecto y establece el presupuesto. Antes de que comiences un proyecto es necesario determinar los objetivos del mismo.
Debes comprender cómo los inversionistas del proyecto y las partes interesadas determinarán si el proyecto es exitoso y asegurarte de que todos estén en la misma página.
El éxito del proyecto se puede medir de muchas maneras, incluyendo si se terminó a tiempo, dentro o por debajo del presupuesto, si resultó en más ventas, mejor servicio al cliente o mayor eficiencia y una combinación de estos u otros factores.
AL evaluar el rendimiento de un proyecto ES fundamental decidir desde el principio lo que significa un buen desempeño y cómo se ve el éxito para cada proyecto.
Una vez que se hayan determinado los objetivos puedes recopilar métricas de referencia para registrar el estado del negocio al inicio, y hacer uso de aquellas que sean significativas para tu equipo y las partes interesadas.
Es esencial saber dónde comenzaste para proporcionar métricas de rendimiento precisas y saber cómo se vio afectada tu empresa cuando finalizó el proyecto.
Métricas para evaluar el rendimiento de proyectos
- Impacto del proyecto: La razón por la que tu organización emprende un proyecto es por algún impacto o beneficio en un aspecto de tu negocio.
El impacto del proyecto incluye aspectos como una mejor calidad, un mejor servicio al cliente, una reducción en los costos, una nueva funcionalidad y más.
El impacto específico de tu proyecto depende del tipo de proyecto que estés llevando a cabo, y deberías poder comparar tu negocio antes de que comenzarás el proyecto y después de su finalización para determinar el impacto del proyecto.
Te comparto 5 métodos para gestión de proyectos. - Financieras: Los costos deben ser monitoreados durante todo el proyecto para asegurarte de que te estás apegando al presupuesto.
La mayoría de las organizaciones querrán que los costos del proyecto sean menores que el valor del impacto para considerar el proyecto como un esfuerzo valioso.Aquí algunas métricas financieras que te pueden ser de utilidad. - Tiempo de finalización: Muy ligado al presupuesto está la finalización a tiempo, este es un indicador esencial para evaluar el rendimiento de un proyecto. Cumplir con los plazos puede ser un criterio para el éxito de los proyectos que deben lanzarse en una fecha determinada.Si un proyecto no se ejecuta dentro del tiempo estimado muchas veces también se excede el presupuesto.
- Recursos: Saber cuánto tiempo le están dedicando a un proyecto los miembros del equipo es importante para algunas organizaciones, especialmente para garantizar que la utilización de los recursos sea lo más eficiente posible.
Una vez que sepas cómo se utilizaron los recursos en comparación con tu plan, tu equipo puede usar datos para informar proyectos futuros. - Calidad: Es bueno segmentar tu proyecto en fases para que puedas evaluar la calidad de tu proyecto de modo que haya tiempo de hacer ajustes antes de llegar al final.
Una revisión de calidad de tus productos finales y prácticas de gestión de proyectos también es importante para muchas organizaciones.
Conoce cómo hacer seguimiento de métricas dentro de un proyecto de ventas. - Retorno de inversión: Cuando comparas los beneficios del proyecto con los objetivos del mismo, así como con los costos, puedes calcular el retorno de inversión.
Esta suele ser una medida crítica para las partes interesadas del proyecto y los ejecutivos de la empresa.
Un componente del éxito de la empresa está relacionado con las percepciones de las partes interesadas sobre el valor del proyecto. - Resolver el problema: Otra manera de evaluar el rendimiento es ver si te ayudó a resolver el problema o a mejorar el proceso que impulsó el proyecto. Esta es otra forma importante de saber si fue exitoso.
En última instancia, la mejor manera de medir el rendimiento de un proyecto de datos es establecer tus objetivos con anticipación, establecer medidas basadas en los objetivos de tu proyecto y monitorear tu desempeño en todo momento para que tengas tiempo de modificar las prioridades y acciones.
Debido a que la forma de evaluar el rendimiento de un proyecto cambia de acuerdo a las necesidades únicas de cada organización y proyecto, existen muchas formas de medirlo, pero sin duda puede dar seguimiento a cada una de las métricas más importantes con un tablero de control de proyectos.
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