Saber cómo evitar la microgestión y darle autonomía a tu equipo no solo se logra contratando gente buena y dejarla en paz.
Desafortunadamente, eso no es tan fácil en la práctica por lo que en este artículo abordaremos:
- La definición de microgestión
- Razones por las que la microgestión es mala
- Cómo evitar la microgestión
El saber gestionar a tu equipo de trabajo, sin duda tendrá gran impacto en la gestión del rendimiento empresarial.
¿Qué es la microgestión?
La microgestión es cuando un gerente intenta controlar todos los aspectos del trabajo de su equipo. Estos aspectos son: sus tareas, sus técnicas, los miembros del equipo con los que trabajan, y cómo utilizan su tiempo.
Si tú o un colega son microgestores, probablemente sean o estén:
- Interesados en actualizaciones frecuentes sobre cómo va el trabajo
- involucrados y al tanto de cada correo electrónico
- Corrigen todo el tiempo el trabajo del equipo
- Están revisando constantemente todos los archivos de trabajo
- Se enfocan mucho en los detalles y son perfeccionistas
Pero más que ser un conjunto de hábitos y peculiaridades, la microgestión muchas veces es parte de una filosofía. Y, si tienes esta filosofía, incluso inconscientemente, asumirás lo siguiente sobre tu equipo:
- Necesitan supervisión
- Necesitan un plan claro, con tareas específicas a completar y gestionar KPIs.
- Necesitan motivación
Aunque esta filosofía ya pasó de moda está arraigada en la mente de la mayoría de los gerentes. Por lo tanto, incluso los más progresistas pueden regresar a él y terminar microgestionando.
Desventajas de la microgestión
La microgestión alenta a los equipos, los hace sentir que no son confiables y, en general, daña la moral. Mientras tanto, si eres el microgestor, tienes menos tiempo para las cosas importantes como la estrategia.
Pero lo peor de la microgestión es que reprime la motivación intrínseca de tu equipo.
Esta es el impulso interno que todos los humanos tenemos cuando encontramos algo interesante o agradable. A diferencia de la motivación extrínseca que aparece cuando algo o alguien nos elogia, recompensa o presiona.
Despertar la motivación intrínseca en tu equipo puede ser increíblemente poderoso:puede ayudar a mejorar la satisfacción laboral, el rendimiento e incluso el crecimiento de tu empresa. Sin embargo, para mantener viva la motivación intrínseca tu equipo necesita autonomía.
Se estima que las empresas que dan autonomía a sus equipos (y fomentan la motivación intrínseca) crecen cuatro veces más rápido que aquellas que utilizan una gestión de arriba hacia abajo. Además. las compañías con más autonomía tienen menos rotación de empleados.
Con tanto en juego, entendemos por qué querrías dejar de microgestionar y comenzar a fomentar la autonomía. Particularmente si eres una empresa de software o una startup, donde la creativa y la innovación son esenciales.
Te recomendamos leer: Cómo crear una cultura de innovación colaborativa.
¿Cómo evitar la microgestión y ayudar a tu equipo a ser autosuficiente?
Por lo regular, la microgestión viene de la cultura de tu compañía, los consejos de liderazgo que te han dado en el pasado e incluso de las herramientas que utilizas.
Con esto en mente, aquí hay una combinación de enfoques para saber cómo evitar la microgestión y fomentar autonomía en tu equipo.
1. Establece expectativas no tareas
Este enfoque te ayudará a eliminar la microgestión y fomentar autonomía.
Dile a tu equipo exactamente lo que quieres lograr y por qué estableciendo objetivos generales. Pero no expliques cómo lograr estos objetivos. En su lugar, permite que tu equipo descubra lo que tiene que hacer y aliéntalos a establecer sus propios objetivos.
Claro que aún debes de aconsejar a tu equipo al momento de establecer sus objetivos y puedes ayudarlos a hacer modificaciones. Pero la clave es darles una responsabilidad genuina en el establecimiento de los objetivos, no solo un “sentido de participación”.
Te invito a que leas también: ¿Por qué es importante establecer objetivos y medirlos?
Permitir que tu equipo establezca sus propios objetivos tiene varios beneficios, además de evitar la microgestión. En primer lugar, para elegir sus propios objetivos tu equipo tendrá que comprender adecuadamente los objetivos generales y la estrategia empresarial de la compañía. También deberán comprender cómo contribuye su trabajo. Y a través de este entendimiento obtendrás la aceptación.
En segundo lugar, al establecer sus propios objetivos tu equipo estará más comprometido/involucrado. Querrán alcanzar sus objetivos porque estarán interesados en ellos, no porque se les haya dicho que lo hagan. En otras palabras, serán impulsados por una motivación intrínseca.
El mayor desafío es establecer objetivos efectivos con tu equipo. Hazlo bien y los objetivos motivará genuinamente a tu equipo. Hazlo mal, y puedes desmotivar a tu equipo y volver a transformarse en una microgestión.
2. Audita tus herramientas para que tu equipo pueda medir fácilmente su propio rendimiento
Incluso si permites que tu equipo establezca sus propios objetivos, necesitan algo más para ser autónomos. Necesitan ser capaces de medir su propio desempeño para poder tomar medidas independientes.
En el aspecto de la medición es donde la mayoría de las compañías no logran un alto grado de autonomía. Ya que, a pesar de que hay una gran cantidad de datos para medir, los equipos no siempre tiene acceso directo a ellos.
Muchas veces, esto se debe a las herramientas e informes que estás utilizando como empresa. Por ejemplo, tal vez tu equipo tenga que esperar un informe mensual para obtener sus datos (que se pierden en su bandeja de entrada de todas maneras).
Tal vez tengan que buscar en varias herramientas complicadas, repartidas entre múltiples equipos. O quizá las herramientas les permiten interpretar los datos de múltiples maneras diferentes, por lo que tienen que acudir a un superior para obtener la interpretación “correcta.
Para resolver este problema comienza por auditar tus herramientas y la configuración de datos. Asegúrate de que los datos sean correctos y elimina las herramientas e informes que no son esenciales. De esta manera, tu equipo puede obtener los datos que necesita con muy poca ayuda.
Para que la medición sea aún más fácil para tu equipo, también puedes considerar el uso de un software para dashboards.
3. Ayuda a tu equipo a tomar sus propias decisiones
Saber cómo evitar la microgestión también implica que tu equipo tenga un propósito claro sin decirles lo que tiene que hacer. Al hacer esto podrán ajustar sus propias acciones y ser más ágiles cuando se enfrentan a problemas u oportunidades.
Si tu equipo comprende el objetivo y toma sus propias decisiones de acuerdo con este., tendrás la certeza de que comprenden cuáles son las metas que se pretenden, por lo que no necesitarás estar encima de ellos.
Tu equipo debe tener claridad de los siguientes puntos:
- Objetivo general del proyecto
- Contexto del proyecto
- Restricciones y limitaciones
- Estrategia sugerida para alcanzar los objetivos
- Subobjetivos y plazos
Recomendamos que los equipos plasmen esto en un documento para que puedan consultarlo continuamente. Sin embargo, no pidas demasiados detalles ya que esto elimina el propósito de tener objetivos claros y concisos.
4. Dale a tu equipo el poder de tomar decisiones usando un dashboard
Los dashboards ponen en práctica muchas de las ideas sobre autonomía que mencionamos anteriormente. Lo hacen ayudándote a:
- Hacer que tus intenciones sean claras
Es muy importante que las intenciones sean muy claras para el equipo. Parte de esto se reduce a la forma en que escribes tus objetivos (lo cual es un trabajo completo). Pero también se trata del intercambio de la información, que es donde entra en juego el uso de dashboards.
Puedes tener un dashboard en un lugar visible en la pared de tu oficina, y mostrar claramente los objetivos y otra información importante para tu equipo.
Además, al hacer uso de un dashboard, tu equipo puede enfocarse en lo que realmente necesitan lograr.
Ahora, dependiendo del tipo de equipo y tu estilo de gestión, puedes organizar la información y los datos relevantes para tu equipo y explicar las acciones que deberían de desencadenar las diferentes métricas o cambios en los datos. O bien, puedes seguir las mejores prácticas para organizar tu dashboard de modo que la información hable por sí misma y alentar a tu equipo a tomar medidas independientes.
Conoce las mejores prácticas para el diseño de un tablero de control de datos.
- Dale a tu equipo el poder de medir su desempeño y tomar sus propias decisiones
En este momento probablemente tu equipo tenga que esperar a que tu les brindes actualizaciones sobre tu rendimiento. O podrían tener que buscar en herramientas como Google Analytics. Sin embargo, con un dashboard pueden ver instantáneamente cómo se están desempeñando, con un solo vistazo.
Esto les permite medir su propio desempeño y tomar medidas. Por ejemplo, tu equipo de atención al cliente podría ver un aumento en la cantidad de solicitudes de soporte en su dashboard de servicio al cliente, por lo que podrían tomar la decisión de enfocarse en las solicitudes de los clientes sin que tu tengas que empujarlos a hacerlo.
La libertad que le das a tu equipo para tomar estas decisiones depende del tipo de equipo y del tipo de gerente que desees ser. Sin embargo, un dashboard de sin duda hace que sea más fácil evitar la microgestión.
5. Fomenta el pensamiento libre
Alienta a tu equipo a dedicar el 20 por ciento de su tiempo a cualquier problema que tu empresa necesite resolver, siempre y cuando no sea parte de tu trabajo diario y se enfoquen en innovación.
Estos son nuestros consejos para hacer que este enfoque funcione:
- Comienza con un 10 por ciento de tiempo: Esto es aproximadamente una tarde de una semana laboral de cinco días. Luego, si te resulta fructífero puedes aumentarlo al 20 por ciento.
- Dale el tiempo a todos: Si el equipo de ingeniería recibe tiempo para la innovación, entonces otros equipos como marketing también deberían de obtenerlo. Esto fomenta la colaboración entre equipos que podría dar como resultado ideas realmente novedosas.
- Permite que tu equipo elija cuándo innovar: Habrá momentos en los que tendrán demasiado trabajo y se mostrarán renuentes a utilizar su tiempo de innovación. Por lo tanto, en lugar de establecer el mismo día para todos, deja que cada quien elija el día que más le acomode.
Conoce más de la importancia de crear una cultura de innovación en tu negocio.
6. Logra que tu equipo se sienta seguro al estar en desacuerdo y asumir riesgos
Otra manera de saber cómo evitar la microgestión es creando un entorno en el que tu equipo puede estar en desacuerdo, asumir riesgos y admitir errores sin preocuparse de que se les regañe o rechace. Esto es esencial para la innovación, sin embargo, si tu equipo está sometido constantemente a la microgestión la sensación puede desaparecer.
Para promover la seguridad y evitar, o al menos contrarrestar, la microgestión se recomienda:
- Lluvia de malas ideas: Con esto invitas a tu equipo a compartir ideas deliberadamente ridículas o pideles que propongan las peores sugerencias que se les ocurran. El objetivo es eliminar la presión que puede venir con la microgestión y mantener encendida la creatividad.
- Impulsa la implementación de nuevas ideas: Si alguien tiene una sugerencia interesante, responde con un: “¡intentémoslo!” Si te gusta la esencial de la idea de alguien, pero necesita algunas modificaciones, di “Construyendo sobre esa idea…” o usa el clásico “Sí, lo probemos y….”
El lenguaje es muy importante cuando se trata de dar seguridad a tu equipo, y es una característica clave de la microgestión. Evita palabras como “debes” o “deberías” y en su lugar utilizar “considera” o “piensa en”. Este sutil cambio en el lenguaje le da la opción a tu equipo de no estar de acuerdo contigo.
7. Trabaja hacia la autonomía para evitar la microgestión
Ahora que ya sabes cómo evitar la microgestión y darle autonomía a tu equipo, considera la experiencia que un miembro del equipo tiene en un área específica, y basa el nivel de gestión en esto más que en su experiencia general.
Por ejemplo, un miembro extremadamente experimentado podría incorporarse a tu compañía, pero debido a que no está familiarizado con el producto, podrías querer darle instrucciones detalladas al inicio. O, es posible que tengas a alguien en marketing que no tenga mucha experiencia en publicidad pagada. Por lo tanto, les darías más orientación en este canal particular, pero déjalos trabajar solos en todo lo demás.
Enfócate en resaltar las fortalezas de tu equipo al tiempo que identificas las áreas en las que podrían necesitar ayuda. Esto es importante porque, si te fueras al opuesto extremo de la microgestión y delegaras todo, podrías pasar por alto a alguien que realmente necesite ayuda en un área específica.
Recuerda que el punto no es microgestionar más, sino gestionar de una manera más eficiente. Y, al dar a alguien instrucciones detalladas al principio, el objetivo final es ayudar a esa persona a ser autónoma.
Si estás considerando este enfoque, aquí te mostramos cómo evitar la microgestión y hacer que sean más productivos:
- Pregunta a tu equipo qué tan experimentados y seguros se sienten en áreas específicas en lugar de hacer suposiciones. Puede ser que hayan estado escondiendo su luz y talento, por lo que no tienes que ser tan práctico como pensaste al principio.
- Cuando le hagas preguntas a tu equipo sobre su experiencia, y evita que sientan que están siendo evaluados.
- Dejale claro a tu equipo que los estarás microgestionando en ciertas áreas pero no en todo. Y, si es posible, crea una línea del tiempo hacia la autonomía (los OKRs o KPIs pueden ser útiles para esto).
Descubre cómo usar OKRs para mejorar tus KPIs
El objetivo es dejar de “controlar” a tu equipo, o incluso de gestionarlos, al menos en el sentido tradicional. En cambio, quieres pasar más tiempo liderando: estableciendo la dirección, dándole forma a la cultura de tu compañía y creando un entorno en el que esté automotivado, sea autosuficiente y sea libre para crecer.
En TuDashboard te podemos apoyar a brindarle a tu equipo la herramienta que les ayudará a medir su desempeño y tener un mejor control de sus actividades y medir el rendimiento de la salud de todo el negocio y actuar en consecuencia.
Conoce más sobre la creación y uso de dashboards solicitando una demostración online de nuestro software o crea tu cuenta y comienza a explorar todas nuestras funciones. Si tienes dudas sobre nuestra herramienta, estamos pendiente de ti en nuestro chat online.
Deja una respuesta