Si tienes una empresa, independientemente de su tamaño, es importante crear un plan sólido y medible para su crecimiento. Hoy vamos a platicar sobre el ciclo de planificación anual y las ventajas que tiene para ayudarte a realizar un plan de trabajo.
Lo ideal es comenzar a realizarlo meses antes de que inicie el año, para que así se puedan realizar todos los ajustes necesarios y comenzar a implementarlo en tiempo y forma.
La realidad es que sin una planificación anual adecuada, una empresa tendrá dificultades para cumplir sus objetivos.
Te comparto las claves para una planificación estratégica.
Pasos para realizar una planificación anual
Hay tres fases naturales que ocurren a lo largo del año:
- Planificar y preparar (de septiembre a diciembre).
- Ejecutar (enero a mayo y septiembre a diciembre).
- Reflexionar y recargarse (de junio a agosto).
Además, es importante tener una clara visión empresarial que permita crear objetivos a largo plazo y conectarlos al plan de trabajo anual según sea necesario.
1. Planificar y preparar (de septiembre a diciembre).
Hay tres partes que tenemos que considerar al planear y preparar el ciclo.
- Primero, apóyate de tu equipo, pueden debatir, discutir y alinear los objetivos a la visión de la compañía, luego establezcan objetivos medibles. Crea los OKRs que te servirán para el próximo ciclo anual.
Descubre cómo implementar OKR de manera correcta
- Luego, cada departamento desarrolla tareas que ayudarán a la empresa a cumplir sus objetivos.
- Finalmente, construye el modelo financiero y de recursos requeridos para las tareas asignadas.
Inicia observando los objetivos y la visión a largo plazo de la empresa y realiza un análisis FODA (análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) de la situación actual.
Puedes también tener una sesión enfocada en la estrategia de la empresa. Tener un moderador permite que todos participen sin tener que preocuparse por dirigir la reunión.
Los ejecutivos siempre tiene en sus manos una visión de tres años sobre a dónde va la compañía . Y en la fase inicial del ciclo de planificación anual, el equipo ejecutivo analiza las tres o cuatro cosas (los objetivos principales) en las que la empresa debe centrarse en el próximo año (calendario) para lograr esa meta.
Cuando consideramos los objetivos, siempre asegúrate de que sean medibles. Luego, enfocándose en ellos, podrás ver cómo cada departamento puede contribuir al logro de los resultados esperados, de ahí la importancia de tener una planificación anual.
Una vez que cada departamento ha incluido una propuesta, lo que se debe hacer es analizar qué recursos financieros se necesitan para poder poner las estrategias en acción.
Aquí es donde entra en juego la realidad: ¿El plan es demasiado costoso? ¿Qué tan factible es el plan?, etc.
En cualquiera de los casos, todos los componentes del plan del próximo año (calendario), haciendo énfasis en lo que conlleva, los recursos que necesita y cómo se medirán los resultados, deben estar en su lugar antes de que finalice el año del calendario actual. De hecho, el plan completo tiene que estar listo lo suficientemente pronto como para que pueda ser aprobado antes de que entre en vigencia.
2. Ejecutar (enero a mayo y septiembre a diciembre).
Hay tres componentes distintos en esta parte del ciclo de planificación anual de trabajo:
- Comunicar el plan a los empleados.
- Coordinar las cosas para que se muevan sin problema.
- Ajustar algún punto según sea necesario.
Comienza cada año comunicando a los empleados tus objetivos y los resultados que se esperan para el nuevo ciclo.
Además de saber lo que se espera que todos hagan, igual deben comprender las razones por las que lo deben hacer. Cuanto más entiendan los empleados de las tareas que se le asignan, más sentirán que están contribuyendo al crecimiento empresarial.
Asegúrate de que la misión y la visión de tu empresa estén visibles para todos los empleados. A medida que los proyectos e iniciativas se ponen en marcha, es muy importante contar con una implementación coordinada, así que todos deben estar informados.
Una forma de hacerlo es estableciendo objetivos a corto plazo.
Si bien la compañía en su conjunto puede medir sus objetivos anualmente, los departamentos deben medirlos a intervalos mucho más cortos para asegurarse de que están por buen camino.
Finalmente, ajusta tus proyectos según sea necesario.
Si estás midiendo los resultados de tu negocio, podrás corregir el curso con rapidez. Pregúntate porque funcionó (o no funcionó), ¿por qué a los clientes les gusta (o no les gusta)? Y siempre pregúntate: ¿Estamos en el camino correcto?
Te invito a que leas: ¿Por qué es importante establecer objetivos y medirlos?
3. Reflexionar y recargar (junio a agosto)
Para muchas empresas, las cosas se ponen un poco más tranquilas durante el verano, y esto hay que tomarlo en cuenta al momento de realizar la planificación anual. De hecho, gran parte del personal se va de vacaciones durante el verano, ya que un número similar de clientes también suele estar de vacaciones.
Aprovecha esta calma para reflexionar y recargar energías.
¡Crea un plan de 3 años!
La planificación a largo plazo debe incluirse en el ciclo de planificación anual. Eso significa que es importante tener un plan de tres años que establezca la dirección en la que la compañía quiere ir y de qué manera quiere actuar cada parte del año para llegar al objetivo.
El plan, una vez creado, debe revisarse anualmente cerca del final del primer trimestre. Eso significa tomarse el tiempo para checar la visión y la misión de la empresa y preguntar: tres años más tarde, ¿dónde queremos estar como compañía?, por ejemplo, ¿queremos atender un nuevo mercado o desarrollar una nueva línea de productos?
En el segundo trimestre, es hora de comenzar a desarrollar esos objetivos preguntándonos qué iniciativas debemos implementar para alcanzar nuestros objetivos a largo plazo.
Para el otoño, cuando comencemos a trabajar en la planificación anual del próximo año, deberíamos preguntarnos qué iniciativas podemos emprender el próximo año que nos ayuden a lograr nuestros objetivos a largo plazo. Y a partir de ese momento, los elementos del plan a largo plazo se incorporarán a las metas para el próximo año.
El error más común que cometen las empresas nuevas es no haber pensado lo suficiente en las cosas que necesitan a largo plazo para seguir progresando.
En otras palabras, si no te tomas el tiempo para pensar con libertad y creatividad como seras mejor que la competencia en el futuro, tendrás dificultades para hacerlo.
Independientemente de que trazes un buen plan, siempre surgirá algún problema. Las circunstancias siempre cambiarán y esto es inevitable. Mantente atento a cualquier cambio y enfréntalo con toda la actitud.
Al tener una planificación anual y llevar un seguimiento de este, por ejemplo a través de un dashboard para empresas, te ayudará a tener una mayor claridad de lo que estás haciendo y cómo lograr que todos tus planes funcionen. ¡Suerte en ello!
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