Seguramente en tu empresa utilizan diversos sistemas de información que pueden estar siendo usados por diversos departamentos. Pueden ser sistemas de gestión (ERPs), aplicaciones SaaS u hojas de cálculo. En esta publicación hablaremos sobre algunas de las mejores prácticas para manejar datos en un Google Sheets y prepararlos para usarlos en un dashboard.
Toda nuestra información debe tener una estructura, lo ideal para analizar los datos es organizarlos en un base de datos y configurarlos para que se actualice automáticamente desde la fuente de datos.
¿Cómo manejar datos en un Google Sheets?
A continuación, te mostraremos algunos puntos que debes de considerar para que los datos de tu hoja de cálculo se reflejen de manera correcta en un tablero.
Diseño de la base de datos
Con las hojas de cálculo de Google, como con cualquier otro software de hojas de cálculo, puedes seleccionar en qué celda vas a empezar tu tabla (por ejemplo, puedes iniciar tu base de datos en la quinta fila y en la tercera columna). Sin embargo, la estructura ideal para que sea fácil analizar los datos es comenzar en la primera fila y en la primera columna, con las etiquetas de forma horizontal y los datos de forma vertical.
Formato de datos
Otro de los consejos para manejar datos en un Google Sheets es que en cada columna esté formateada para presentar el mismo tipo de datos (por ejemplo, todos los datos en la columna A son fechas, en la columna B divisa y así sucesivamente). Recomendamos configurar el formato directamente desde el menú en lugar de permitir que Google lo adivine y utilice formatos automáticos.
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Automatizar el traslado de datos
Generalmente, los datos que deseas presentar en tu dashboard no están almacenados en un sola hoja de cálculo, no es raro encontrar compañías con más de 100 diferentes hojas de cálculo con datos para fusionar y analizar. Y un procedimiento habitual es copiar y pegar los datos de una hoja de cálculo a otra.
Sin embargo, esta no es una buena práctica para manejar datos en un Google Sheets pues puede ocasionar errores en los datos y requiere de mucho tiempo.
Existen dos buenas opciones para conectar manejar datos en un Google Sheets y eliminar este riesgo. La primera es la función ImportRange y la segunda es un complemento de la hoja de Google llamado Sheetgo.
ImportRange se recomienda como una solución rápida para trabajar con pequeños volúmenes de datos. Es una manera de trasladar la información de una hoja de cálculo a otra para su análisis. Sin embargo, si conectar hojas de cálculo se vuelve una rutina en tu trabajo y dependes de estas conexiones para el análisis, los informes y la toma de decisiones, puedes utilizar una aplicación diseñada para el traslado de datos, como Sheetgo.
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Fórmulas infinitas y automáticas
Google Sheets también te permite contemplar futuras inserciones de datos con una sola fórmula, de modo que no tengas que copiar la misma fórmula miles de veces y no tengas que preocuparte de que ingresen nuevos datos fuera del rango de tu fórmula y no se analicen. Utilizando, =ARRAYFORMULA() replicas automáticamente la fórmula deseada para toda la matriz.
Consejo 1: Cuando esta fórmula se aplica a un rango infinito, aplicará tu cálculo hasta la última fila, independientemente de las filas en blanco. Esto puede causar algunos errores cuando se ejecutan fórmulas basadas en celdas en blanco, pero esto se puede resolver fácilmente con un IF statement para verificar si esa fila tiene datos para calcular y, de lo contrario, mostrar un espacio en blanco.
Consejo 2: Ten cuidado con la simetría del rango, ya que si colocas un rango de datos incorrecto en la fila anterior y generas los resultados en la siguiente fila, la fórmula puede causar que la hoja de cálculo intente agregar filas infinitas, causando que la hoja de cálculo sea inservible.
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Realiza un análisis previo
Si quieres analizar “cuántas ventas se realizaron la semana pasada” y necesitas que esa información se actualice semanalmente, ¿cómo puedes hacerlo? Aquí dos consejos que te ayudarán a manejar datos en un Google Sheet y crear una muestra dinámica basada en tus datos brutos:
Rangos infinitos
Por ejemplo, si los datos que estás analizando tienen 1,000 filas, cuando realizas el análisis por primera vez puedes insertar en tus fórmulas el rango A1:A1000.
Sin embargo, si recibes nuevas filas todos los días necesitas actualizar el rango. Para evitar tener que hacerlo manualmente, simplemente elimina el número del final del rango, en este caso sería A1:A. De esta forma, la hoja de cálculo entenderá que existe un rango infinito, es decir, sin importar qué tan largo sea el conjunto de datos, la fórmula siempre contabilizará las nuevas filas.
Periodos de tiempo cambiantes
Supongamos que necesitas crear un análisis de ventas de los últimos 7 días. Puedes incluir fechas, día por día, en la primera columna y se insertará la fórmula para contabilizar las ventas por día en la segunda columna.
Sin embargo, a medida que el tiempo transcurra, tendrás que regresar a la hoja de cálculo para ajustar el rango o las fechas. Para eliminar este trabajo manual, simplemente inserta una fecha dinámica como base, y haz que las otras fechas sean relativas a esta base.
Por ejemplo, en la celda A7 inserta la fórmula = HOY() -1 (el resultado será la fecha de ayer) y en la celda anterior (A6) inserta una referencia al menos 1 de la celda A7 (=A7-1) y así sucesivamente hasta que se muestren los últimos 7 días. De esta forma, este rango de datos cambiará automáticamente todos los días y tu dashboard siempre mostrará los últimos 7 días.
Existe muchos otros consejos y trucos que te ayudarán manejar datos en un Google Sheet y prepararlos para la visualización de datos, pero los mencionados anteriormente te darán una buena base para empezar a actualizarlo automáticamente.
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