Es normal seguir los mismos procesos en una empresa, ya sea para revisar la solicitud de un cliente, fabricar un producto o incluso presentar un informe a la junta directiva. ¿Cómo mejorar los procesos comerciales dentro de tu organización?
Una empresa realiza varios procesos al día, y muchas veces hay procesos que son ineficientes y se siguen realizando. ¡No hay una correcta gestión de procesos de negocio!
La mejora de los procesos comerciales puede ser una gran manera de aumentar el valor de una empresa.
A medida que las empresas crecen y cambian, se vuelven gradualmente más complejas: más personas participan en las operaciones cotidianas, los datos se dividen entre diferentes sistemas y hay más variabilidad en lo que los clientes compran y esperan.
Pasos para mejorar los procesos comerciales
Existen procesos demasiado complejos, variables y difíciles de controlar, lo que añade costo y riesgo a la empresa. Para seguir creciendo, mejorar el margen y crear una empresa escalable, estos procesos deben ser evaluados y mejorados.
El primer paso crucial para mejorar los procesos comerciales de manera efectiva es establecer objetivos claros y alcanzables que conecten sus iniciativas de procesos con el valor del negocio.
Estos objetivos son la base de cada proyecto de mejora, serán la base de su comunicación a los directivos y empleados que trabajan en los proyectos, dejarán claro por qué se está dando prioridad a ciertas mejoras sobre otras, y proporcionarán la responsabilidad de alcanzar objetivos específicos.
Al decidir qué objetivos establecer, considera estas cuatro áreas en las que los mejores procesos empresariales añadirán valor.
1. Reducir los costos
Cuando los procesos son eficientes, tardan menos tiempo en ejecutarse, pueden tener menos pasos y pueden hacer que las actividades que están de más sean más obvias y, por lo tanto, más fáciles de eliminar.
Hacer que un proceso sea eficiente reducirá el costo de ejecución del proceso mismo y probablemente reducirá el costo de la calidad.
Por ejemplo, tomemos un proceso para convertir una cotización de un cliente en un pedido. Si tiene vendedores que vuelven a introducir pedidos en sus sistemas, tiene una persona generadora de ingresos que realiza una tarea que puede ser realizada por alguien con menos conocimiento de la venta en sí.
Eliminar o racionalizar este proceso ayudará a los vendedores a generar más oportunidades y a reducir los costos de las operaciones de venta.
Construir el proceso de manera disciplinada mejorará la calidad de los datos de los pedidos, reducirá los errores en los envíos de productos al cliente, reducirá el costo de la calidad y mejorará los tiempos de envío.
Aquí algunas otras ideas para reducir costos en una empresa.
2. Mejorar la experiencia del cliente y los ingresos
Los procesos efectivos en el lado de los ingresos del negocio, ventas, marketing, etc., impulsan el éxito de las ventas y mejoran la precisión de los precios y el desarrollo de los productos.
Los procesos estructurados permiten medir a los clientes a lo largo de su ciclo de vida y crear una experiencia de cliente excelente y constante que el personal de ventas puede utilizar para vender y retener a los clientes.
Esto permite a los gerentes de ventas gestionar activamente el proceso de ventas, mejorar las tasas de venta y controlar los precios y los descuentos. También suele ayudar a reducir el costo de adquisición de clientes o, al menos, a orientar más deliberadamente la inversión a lo largo del proceso de ventas.
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3. Reducir el riesgo
Los procesos coherentes permiten obtener resultados repetibles. Los resultados repetibles significan un menor riesgo operativo.
Un ejemplo de esto es el proceso de control de calidad de un fabricante. Un proceso de control de calidad repetible y predecible tendrá la misma probabilidad de definir defectos en cada turno, todo el tiempo. Un proceso que varía de un turno a otro o de una persona a otra dará lugar a veces a la detección de muchos defectos y a veces a la detección de muy pocos, lo que aumentará el costo de la calidad y hará difícil encontrar la causa fundamental de los problemas.
Dado que los procesos rigurosos facilitan la identificación de las causas fundamentales, reducen el riesgo de que existan problemas en sus operaciones durante mucho tiempo.
4. Facilitar la gestión de la empresa
Otra manera de mejorar los procesos comerciales es medirlos para conocer sus resultados sin necesidad de observarlos directamente. Esto significa que los buenos procesos permiten a los ejecutivos y gerentes gestionar el negocio sin necesidad de involucrarse en cada detalle operacional. Ayuda a los líderes a pasar su tiempo trabajando en el negocio mismo.
Factores para lograr mejores procesos comerciales
Los siguientes principios maximizarán sus posibilidades de éxito:
- Concéntrate en los procesos que tienen un impacto desproporcionado en la parte superior o inferior.
- El éxito de la mejora de los procesos se basa, en última instancia, en la ejecución.
- Elige las metas que tienes una alta probabilidad de alcanzar basándote en la capacidad de ejecución de tu organización.
- Asegúrate de que los empleados entiendan los objetivos. La adopción deficiente es la principal razón por la que los proyectos de mejora de procesos fracasan. Es difícil hacer que las personas cambien sus hábitos si no entienden por qué.
- Asegúrate de que sea posible medir el progreso. Los objetivos de las aspiraciones son importantes, pero para los proyectos de mejora de procesos hay que asegurarse de que las métricas que se establezcan puedan ser realmente medidas de forma continua.
- Obtener asesoramiento. El entorno empresarial está cambiando rápidamente, y tener un punto de vista ajeno te ayudará a elegir los objetivos correctos y ejecutarlos de la manera más efectiva y rentable.
Implementa los cambios para mejorar los procesos comerciales
El siguiente reto es establecer prioridades y averiguar hasta dónde llegar con la mejora de los procesos. Ninguna empresa puede cambiar todos sus procesos a la vez, y las empresas medianas, debido a su limitada capacidad de recursos, deben centrarse en aquellos que generen más valor.
Por ejemplo, si quieres mejorar el proceso de entrega de informes, puedes hacer uso de herramientas que te permitan automatizar un informe a través de un dashboard.
Este tipo de herramientas te permite mejorar tiempos de entrega, tener calidad en la información presentada y eficientar esta tarea, Ahora el tiempo que tardabas en recopilar datos de diversas fuentes y actualizan manualmente archivos y crear gráficas, lo aprovechas para generar nuevas ideas para tu negocio.
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