Aprende a presentar informes de datos cualitativos y cuantitativos, transformándolos en las herramientas más valiosas de tu organización.
Para muchas organizaciones, los informes requieren de una cantidad excesiva de tiempo para ser creados y presentados, sin embargo, dejan de ser importantes rápidamente porque los datos no parecen ser útiles.
Es difícil interpretar una gran cantidad de datos y muchos líderes tienen dificultades para crear acciones claras en función de los números que ahí ven.
Esto no tiene que ser así. Si puedes presentar de manera efectiva datos cualitativos y cuantitativos con una narrativa coherente, tu informe empresarial se convertirá en la herramienta más valiosas de tu organización.
Diferencia entre los datos cualitativos y cuantitativos
Estas son algunas de las características de los datos cualitativos y cuantitativos que te ayudarán a presentar informes de manera más eficiente.
Datos cuantitativos
Los números, estadísticas, porcentajes y cualquier otra cifra que sea fija y medible se considera cuantitativa. Este tipo de datos también se puede replicar fácilmente porque se genera mediante cálculos objetivos o fórmulas.
Ten en cuenta que el objetivo de los informes es presentar resúmenes de alto nivel y fáciles de entender sobre lo que está sucediendo en la organización.
Las tablas y los tipos de gráficas pueden ser buenos para algunos tipos de información, pero no siempre cuentan la historia completa. Esos números, aunque son importantes, deben transmitir significado para que sean útiles para tu equipo de liderazgo.
Datos cualitativos
Generalmente, la información cuantitativa es respaldada por la investigación cualitativa para ayudar a interpretar los números. En otras palabras, si los datos cuantitativos son objetivos, entonces los cualitativos son subjetivos. Esta es una generalización pero ayuda a diferenciar estos dos.
El propósito de la información cualitativa es proporcionar contexto a los números para que los equipos de gestión puedan obtener una comprensión profunda de los factores que podrían estar influyendo en los datos operativos y las estadísticas de los empleados.
Los datos cualitativos incluyen ideas e hipótesis para avanzar en los hallazgos cuantitativos. Su naturaleza es más exploratoria, así como dinámica, interpretativa y negociable.
Esto podría sonar poco sólido, sin embargo, estas explicaciones interpretativas son críticas para encontrar vínculos entre variables y tendencias a lo largo del tiempo.
Aún más importante, los datos cualitativos proporcionan un fundamento para la toma de decisiones estratégicas, lo cual es la razón por la que monitoreas información. Utilizar elementos cualitativos es contar historias con datos.
Conoce qué es la narración de datos o data storytelling.
Ventajas de presentar informes de datos cualitativos y cuantitativos
Como ya hemos insinuado, los informes deben de incluir datos cuantitativos y cualitativos para contar exitosamente la historia del desempeño de una organización. Ambos tipos de datos sacan lo mejor del otro, disminuyendo la ambigüedad y proporcionando un mayor significado.
Por ejemplo, si un informe solo incluye datos cuantitativos, la audiencia inevitablemente se enfocará en algunos puntos de datos y se perderán un resumen o análisis de alto nivel.
Si solo se presentarán datos cualitativos, la audiencia no tendría “pruebas” o métricas claras para comprender cómo se extrajeron las conclusiones o se generaron las ideas.
Los datos cuantitativos son el “qué” y los cualitativos el “por qué” y el “cómo”. Cuando se presentan juntos, los informes son más significativos y atractivos.
Esto muchas veces inicia un proceso cíclico de replanteamiento de estrategias; quedará claro cuáles enfoques no están funcionando o si las iniciativas se han estancado.
Además, los datos combinados hacen que sea mucho más fácil para las organizaciones ser transparentes, compartir el progreso y los resultados en un formato que sea digerible para la audiencia externa e interna.
Conoce por qué es importante cuidar la calidad de los datos que presentas en tu informe.
3 reglas para presentar informes de datos cualitativos y cuantitativos
Si te hemos convencido de la importancia de reportar juntos los datos cuantitativos y cualitativos, el siguiente paso es asegurar que presentes bien los datos.
Nuevamente, el objetivo principal de los informes es comunicar los resultados de una manera que se puedan utilizar para tomar decisiones.
Aquí hay algunas reglas generales a seguir:
- Conoce a tu audiencia. Si le estás informando al equipo de liderazgo, es probable que brindes más información estratégica en comparación con los resultados tácticos y operativos que probablemente aparecerían en los informes para los gerentes de departamentos.
Enfócate en presentar datos que informen las prioridades de la audiencia en lugar de mostrar cada punto de datos.
Aquí algunos consejos para presentar, por ejemplo, un informe para una junta de socios.
- Utiliza elementos visuales. Utiliza elementos visuales como gráficos, diagramas e imágenes siempre que sea posible para que los datos sean más comprensibles.
Aquí algunos elementos de visualización de datos que te serán de gran utilidad para presentar informes.
- Proporciona un flujo lógico de los datos cuantitativos a los cualitativos. Esto con el fin de que tu audiencia pueda ver cómo están conectados los números e interpretaciones.
Por ejemplo, puedes vincular las métricas cuantitativas y los indicadores de progreso el análisis, lo que eleva el desempeño en tus objetivos estratégicos generales.
Checa cómo aprovechar el uso de datos en informes comerciales.
Presenta tu informe de datos usando TuDashboard
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Excel, PowerPoint y plataformas similares requieren de mucho trabajo (demasiado trabajo) para generar informes. Prácticamente todo, desde formatear tablas hasta calcular datos es un esfuerzo manual.
En TuDashboard puedes automatizar un informe y personalizarlo para presentar una historia clara que centre la atención donde más importa. Solo lleva algunos minutos (no semanas) crear informes únicos para cualquier número de audiencias.
Puedes configurar tu tablero de datos en cualquier intervalo de tiempo que elijas, los informes utilizarán automáticamente los datos más actuales en un formato claro y entendible.
Muestra tu información de forma coherente para que tu audiencia pueda encontrar tendencias y tomar decisiones informadas. ¡Presentar informes de datos será la cosa más fácil!
Crea campos personalizados para monitorear datos, ajusta el flujo de información para que tenga sentido para tu audiencia y puedas mostrar el rendimiento de tu organización.
Lo ideal es que identifiques a simple vista las iniciativas que están avanzado y detectes las que no para hacer los cambios y cumplir los objetivos planteados.
Gestiona múltiples proyectos con la ayuda de un dashboard. Presentar informes de datos utilizando un dashboard es la manera más efectiva de presentar resultados a la dirección.
Sin embargo, implica tener información de diferentes fuentes. Esto hace que sea fundamental asegurar que todos los datos sean precisos y estén actualizados; si un número es vago o incorrecto o si un análisis no es reciente, contarás la historia incorrecta.
Implementa procesos para automatizar y verificar la precisión de los datos que estás monitoreando. ¡Nosotros te podemos ayudar!
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