Si estás en el área de retención de clientes seguramente una de tus preocupaciones son los saldos vencidos. Este es uno de los indicadores de que tienes clientes insatisfechos. Hoy te compartiremos algunos consejos para cobrar cuentas pendientes y mejorar el rendimiento de tu negocio.
Seguramente en muchas ocasiones te has enfrentado a un montón de datos de cuentas de clientes a los que le tienes que dar algún sentido, datos con los que vas a elaborar un informe o dashboard que ayudarán a mejorar el éxito del cliente.
Muchas empresas que se dedica a monitorear datos, ni siquiera están seguros de qué métricas o KPIs quieren o deben observar. Puedes tomar alguna de estas opciones:
- No hacer nada y esperar a que nadie le de seguimiento a la solicitud que te hicieron de realizar un análisis de datos.
- Hacer el proyecto a medias (es decir, presentar algo, cualquier cosa, para poder volver a tus otras tareas).
- Utilizar los datos y construir un increíble dashboard que supere las expectativas de todos.
Haz un dashboard y sigue estos consejos para cobrar cuentas pendientes
Uno de los consejos para cobrar cuentas pendientes es construir un dashboard con una vista semanal de las cuentas de clientes que deben dinero. .
El dashboard puede tener tres secciones. En la parte superior puedes colocar los principales KPIs de cuentas pendientes. Estos KPIs deben ser familiares para cualquiera que trabaja en una empresa SaaS (software como servicio).
Lo que es realmente importante señalar en esta sección es que cada KPI tiene un contexto, y que se pueden mostrar en relación con los resultados de períodos anteriores. Puedes tener varias cuentas por categorías y ver el aumento o disminución relativa de las cuentas en cada categoría; Se pueden incluir indicadores para resaltar los avances positivos o negativos de un período a otro. También puedes tener a la vista los ingresos recurrentes mensuales de las cuentas en cada categoría.
Conoce cómo crear un dashboard de KPIs para medir el rendimiento de tu negocio.
Otro de los consejos para cobrar cuentas pendientes que te será de gran ayuda es tener a la vista las líneas de tendencia semanales de las cuentas para cada una de las categorías: Cancelaciones forzadas, Atrasos, Periodos de gracia.
Puedes programar con colores las líneas de tendencia para cada categoría de acuerdo al KPI correspondiente para que sea más rápido y sencillo asociarlos. Al colocar el cursor sobre cualquiera de los puntos en el gráfico, podrás ver el recuento específico de cuentas para ese día de la semana.
Puedes tener una vista de qué cuentas específicas están “en riesgo” (es decir, tienen un saldo pendiente), con cada tabla asociada a un representante de ventas.
Se pueden poner columnas con los nombres de las cuentas e indicar la cantidad total de ingresos recurrentes mensuales generados por la cuenta, el estado de la cuenta (Activo, En periodo de gracia, Atrasos) y el importe adeudado.
Te comparto 3 razones por las que debes tener un Dashboard de contabilidad.
Puedes publicar tu dashboard semanalmente y compartirlo a través de una URL privada con el equipo de Éxito del cliente y con los equipos de contabilidad y operaciones. Algunos miembros del equipo también pueden recibir el informe cada semana a través de un correo electrónico automático; el informe se adjunta como un pdf.
Crea un tablero de cuentas pendientes con TuDashboard
Debo comenzar mencionando que TuDashboard es una aplicación en la nube que te ayuda a crear dashboards para empresas en tiempo real con cualquier información que desees.
Puedes conectar una gran variedad de fuentes de datos a TuDashboard (incluyendo datos de aplicaciones web como Zuora, Xero y Salesforce, archivos de Excel que tengas en tu computadora, etc., y luego crear visualizaciones personalizadas de datos, que luego puedes publicar en un dashboard.
Dale utilidad a tus datos
Muchos nos hemos enfrentado a situaciones donde el jefe nos da un montón de datos y nos pide convertir esa información en algo útil, por ejemplo un informe exportado de una cuenta de Salesforce, un informe que incluya datos de Zuora, una aplicación de suscripción y facturación.
Por lo tanto, el proceso para diseñar un dashboard puede comenzar conectando el documento de Google a TuDashboard.
Con TuDashboard puedes seleccionar y conectarte a varios servicios web, incluyendo archivos en Google Drive.
Selecciona el conector de Google Drive, ingresa tus datos y selecciona el documento de Google que quiera utilizar como referencia para construir el dashboard.
Luego configura la “frecuencia de actualización” de datos, por ejemplo cada 30 minutos, (puedes configurar que los datos se actualicen cada minuto dependiendo de la fuente de datos con la que estés trabajando).
Lo que esto significa es que TuDashboard regresará a la fuente de datos cada 30 minutos para extraer los datos nuevos, y cualquier visualización de datos que contenga se actualizará automáticamente.
Te invito a leer: La magia de visualizar datos de diversas fuentes en un solo lugar.
Cómo construir visualizaciones de datos
Una vez que conectes el documento de Google a TuDashboard, puedes acceder al Editor para crear visualizaciones personalizadas que presentan los datos del documento de Google.
Por cierto, también puedes agregar varias fuentes de datos diferentes a un espacio de trabajo; se mostrarían como varias pestañas en la parte inferior del espacio de trabajo.
Las visualizaciones pueden ser arrastradas y soltadas en el área de “vista previa” en el centro de la pantalla. Tienes acceso a una “barra de fórmulas” para especificar qué datos se quieren incorporar a la visualización y cómo queremos hacerlo, con funciones similares a Excel y operaciones matemáticas.
Con TuDashboard puedes crear un tablero de datos completamente funcional que le dé sentido a una simple hoja de cálculo.
Elige los KPIs correctos para un informe de cobro
El proceso de elegir KPIs para un dashboard y de crear las visualizaciones correctas para contar la historia detrás de los números, es un proceso que requiere de mucha atención.
Toma en cuenta los siguientes puntos:
- ¿Qué vamos hacer con la información que estamos viendo en nuestro dashboard?
- ¿Nos inspirará a actuar?
- ¿Nos da suficiente contexto para mejorar lo que estamos haciendo?
Las discusiones sobre qué KPIs se deben incluir en el dashboard, y el pensamiento que este proyecto genere, te dará la claridad necesaria sobre cuáles KPIs son los que hay que monitorear, por qué, y cómo.
Descubre cómo identificar KPIs que te ayuden a hacer crecer tu negocio.
Por qué un dashboard de cuentas pendientes es tan importante, especialmente en una SaaS
Existen empresas que no tienen bien definido el proceso para acercarse eficazmente a las cuentas pendientes de pago y cobrar los adeudos.
Muchas empresas no están haciendo todo lo que pueden o deben para atraer y salvar las cuentas “en riesgo”, o no se dedican a cobrar el dinero que les deben. Por ello, uno de los consejos para cobrar cuentas pendientes es implementar nuevos procesos en torno a la frecuencia, los canales y las formas de comunicación que se utilicen con los clientes que están en esta situación.
Un dashboard te dará visibilidad sobre la efectividad de nuevos procesos para tratar con las cuentas “en riesgo”.
¿Te interesa saber si en tu empresa se están reduciendo gradualmente la cantidad de cancelaciones forzadas, especialmente para las cuentas de alto valor?
¿Cuál es el número total de cuentas pendientes esta semana y cuánto se debe?
¿Quiénes (representantes de ventas) son responsables de cuáles cuentas con saldos pendientes? ¿Pueden ayudar a contabilizar, atraer y salvar estas cuentas antes de tener que forzar su cancelación?
Si cuentas con un dashboard podrás identificar patrones y tendencias en los gráficos y tablas, y priorizar las cuentas que merecen más atención.
Recuerda que se puede enviar una captura del dashboard por correo electrónico a los miembros de tu equipo. Ahora podemos ver las visualizaciones de datos y determinar qué acciones debemos tomar.
¿Quién hubiera pensado que los datos brutos en una hoja de Google podrían ser tan útiles cuando se combinan con la herramienta adecuada?
¡Inténtalo y pon en práctica estos consejos para cobrar cuentas pendientes con la ayuda de una herramienta de business intelligence como TuDashboard!
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