Si tienes un negocio, grande o pequeño, seguramente tienes muchos pendientes que te quitan tiempo: leer los informes, correos electrónicos, y otros materiales escritos. Es por eso que hoy hemos preparado una serie de consejos para escribir un resumen ejecutivo que te ayude a detectar los temas importantes a primera vista y qué hacer al respecto.
Para muchas personas es un gran alivio recibir información sintetizada, ordenada, que pueda, por ejemplo, en tan solo una página, y donde pueda encontrar el problema de manera resumida.
Esto a menudo puede ser un desafío. Pero con una buena edición y práctica, se puede lograr presentar el mejor informe empresarial.
Consejos para escribir un resumen ejecutivo que funcione
Estos son cuatro consejos que te ayudarán a condensar casi cualquier cosa en una sola página y así tener un resumen ejecutivo de calidad.
1. Comienza con el mensaje principal
Muchas veces las personas redactan los informes como si fuera una novela y dejan el mensaje principal al final. La realidad es que debería ser todo lo contrario.
Coloca los mensajes clave y los elementos de acción en primer plano. Por ejemplo, “Necesitamos ajustar X en el producto Y” o “Hay un nuevo competidor en el mercado”.
Una vez que hayas identificado el problema, debes establecer la relevancia y el impacto, generalmente esto puede redactarse en viñetas o frases. Esta información proviene de los KPI definidos de tu organización. Por ejemplo, “Las quejas de los clientes han aumentado” o “Estamos vendiendo increíblemente este trimestre.”
Finalmente, el informe debe de decir las medidas que se deben tomar. ¿Cuáles son mis opciones? ¿Qué decisiones hay que tomar y cuando? Si eres tú quien está redactando el informe, declara tu posición. No dejes fuera tu recomendación.
Aquí una guía para definir KPIs fácilmente y cumplir las metas de tu negocio.
2. Agrupa información sobre los temas más importantes
Otro de los consejos para escribir un resumen ejecutivo es identificar en cualquier presentación los temas y datos que continuamente destaquen.
Estos comúnmente varían de un informe a otro, pero son vitales en el contenido y la presentación.
Organiza tu información en torno a estos grandes indicadores, muestra títulos que se destaquen.
Los títulos ayudaran a despejar el texto que, a su vez, proporcionará los detalles necesarios o dirigirá al lector a otras fuentes si es necesario.
Te invitamos a conocer el uso de dashboards para presentar informes a la junta directiva.
3. Piensa de manera gráfica
Al momento de escribir un resumen ejecutivo debes pensar cómo organizar y presentar tu información; Trata de exprimir todo en una página.
El ojo del lector por lo general va primero a la esquina superior izquierda de la página. Así que asegúrate de que tu información más importante aparezca ahí.
El ojo normalmente después escanea la parte derecha de la página y desde allí va hacia abajo. Lo que tienes que hacer es proporcionar guías visuales para garantizar que la información se consuma en un orden cronológico.
Esto puede requerir un poco de experiencia. Intenta utilizar diferentes tamaños de fuente, colores, textos de bloqueo, resaltar texto u otras técnicas gráficas.
Te compartimos 8 tipos de gráficas para visualización de datos.
Una de las técnicas más exitosas es utilizar espacios en blanco. Darle un respiro visual al ojo aumenta la probabilidad de que el texto sea leído y entendido.
4. Supera el miedo de dejar algo afuera
Otro de los consejos para escribir un resumen ejecutivo es perder el miedo a presentar algo corto. Las personas normalmente brindan demasiada información porque temen omitir algo importante.
Si tu, el experto en la materia, no puedes distinguir qué es importante ¿cómo se supone que el lector de tu informe deba hacerlo?
Hacer un resumen ejecutivo en un informe de una sola página muestra que has pensado bien en lo que es importante para el lector y para la empresa.
Por último te compartimos una guía de marcos temporales para tus informes empresariales.
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