Bien dicen que la información es poder. Esta te permitirá crear estrategias efectivas y estar preparado ante cualquier eventualidad. Sin embargo no siempre es fácil tener esa información a la mano, o muchos no saben cómo crear un informe ejecutivo que contenga los datos correctos y que ayude a la toma de decisiones.
Afortunadamente, puedes utilizar una herramienta de business intelligence que te permita dar seguimiento y evaluar tus KPIs, y compartir tu visión con toda tu empresa para seguir adelante.
Crea un informe ejecutivo que sea eficaz para la toma de decisiones siguiendo las recomendaciones que hoy te compartimos en el blog de TuDashboad.
Pasos crear un informe ejecutivo
1.- Define metas claras
Puede ser que acostumbres discutir con tu equipo las metas y objetivos que deben de alcanzar y trazar un plan para lograrlo. Y aunque puede ser tentador emitir un correo electrónico o un memorándum que describa a detalle lo que están haciendo, elegir KPIs específicos y monitorearlos es crucial para alcanzar el éxito.
Por ejemplo, si te preocupa reducir costos y mejorar tu rentabilidad, celebrar una reunión con tu equipo para discutir costos y reducirlos sería efectivo, pero más lo sería si compartes ejemplos de datos en tiempo real para que puedan ver el progreso que están logrando.
Trata de establecer objetivos claros y razonables que puedan seguirse. Además, establece un marco de tiempo claro para alcanzar estos objetivos y alienta a los miembros del equipo a participar en el monitoreo del éxito de estas metas que se proponen.
2.- Crea puntos de control de información fáciles de acceder
Cuando los empleados pueden ver las métricas y cuánto falta para cumplirlas, se sienten motivados y saben a qué darle prioridad para alcanzar el éxito.
Una de las mejores maneras de ayudar a tu equipo a rastrear los KPI es mediante el uso de dashboards para crear un informe ejecutivo. Este te ayuda a ver de manera clara el seguimiento de diversos aspectos, desde ingresos y costos de ventas, hasta la generación de clientes potenciales o el tráfico de tu sitio web.
Al usar un dashboard puedes informar a tu equipo de sus resultados y tener una visión claro de los pasos que han dado para lograrlo.
Te recomendamos leer: ¿Cómo actuar con los datos en tiempo real de tu dashboard?
3. Capacita a tus empleados sobre el uso de nuevas herramientas
Los datos son increíblemente valiosos, pero no siempre son fáciles de entender, es por eso que la capacitación es muy importante. Tómate el tiempo para hablar con los miembros de tu equipo sobre cómo funcionan los tableros de datos, de dónde se obtiene la información de valor y que impacte el negocio.
Por ejemplo, si tienes un KPI o diseñado para rastrear las devoluciones de los clientes, puedes hablar con los empleados sobre cómo minimizar el daño del producto durante el almacenamiento y el envío, o tener un mejor control de inventarios.
4.- Enfrenta los obstáculo que se te presenten
A medida que tus empleados se familiaricen con los datos y sepan cómo usarlos, es posible que encuentres obstáculos en el camino.
Por ejemplo, tus empleados pueden encontrar que necesitan más puntos de acceso para verificar los datos, o algunas personas pueden necesitar tener su propio inicio de sesión para ver la información.
Trata de eliminar obstáculos en el camino mediante la evaluación dinámica de las frustraciones de tu equipo. Por ejemplo, puedes resolver los problemas de accesibilidad teniendo monitores donde se tenga acceso a los dashboards y puedan hacer un análisis en tiempo real, o dar a cada miembro de tu equipo su propio usuario para que cuando lo requieran inicien sesión y verifiquen los datos.
Encuestar a empleados puede ser también una buena opción para conocer cuáles son sus puntos de dolor.
5.- Fomenta la comunicación de tu equipo
A veces, los ejecutivos no quieren compartir información privada como datos financieros con todo su equipo, cuando el hecho es que la transparencia puede ser una herramienta valiosa.
Después de haber considerado cuidadosamente tus objetivos y los datos que deseas compartir, fomenta la comunicación en todos los ámbitos y habla sobre tus objetivos y resultados en reuniones con tu equipo.
Si bien puedes tener diferentes paneles de control de datos para diversos equipos de tu empresa, considera utilizar un dashboard para crear un informe ejecutivo al que todos tengan acceso y que puedan usar para medir el éxito.
Conoce más de la importancia de la transparencia de datos en tu negocio.
6.- Enfócate en conceptos importantes
A medida que te acerques más a tu meta, que cumplas con los objetivos, y que todos entiendan la verdadera visión de tu empresa, tienes que tener en mente que los datos nunca deben ser ignorados, y que la información debe analizarse continuamente para decidir si te va a ayudar a tener los resultados que esperas.
Considera también la posibilidad de ajustar tu dashboard y los datos para ir monitoreando otros puntos importantes que puedan surgir en el camino. Pídele a los miembros de tu equipo que te den su opinión para crear grupos de trabajo funcionales de personas comprometidas con el éxito continuo.
7.- Celebra las victorias
Cuando logres los objetivos, asegúrate de que todo tu equipo sea reconocido. Intenta recalcar la importancia de cada miembro para alcanzar los objetivos, y considera ofrecer recompensas por un trabajo bien hecho.
Muchas empresas han encontrado éxito vinculando la analítica en tiempo real con los cambios y objetivos de la empresa. Por ejemplo, si tu equipo cumple con las metas de ventas y rentabilidad trimestrales, puedes ofrecer bonificaciones al final del trimestre para fomentar su participación.
El intercambio de datos facilita el crecimiento en todos los ámbitos, al mismo tiempo que hace que cada miembro de tu equipo se sienta valorado e involucrado.
Conoce algunas formas de motivar a los empleados a través del uso de datos.
El tener transparencia en tus datos te ayudará a crear un informe ejecutivo que sea eficiente. El uso de dashboard para esta actividad hará que el intercambio de información y análisis sea más fácil.
¿Quieres probar el uso de dashboard? Consulta a uno de nuestros expertos en nuestro chat online y mándanos un correo a: hola@tudashboard.com.
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