Por lo regular hay reuniones directivas unas 4 veces al año, al final de cada trimestre. ¿Te imaginas poder contar con dashboard para presentar informes a la junta directiva?
Lo ideal es preparar un tablero con información para los miembros de la junta antes de cada reunión. Para ello hoy te vamos a compartir algunos consejos que te ayudarán a crear un reporte de KPIs y a saber cómo presentarlo.
Los importante es que la información presentada sea de utilidad y que ayude a entender lo que sucede en el negocio y el rumbo que se debe tomar.
Consejos para presentar informes a la junta directiva
Estos son algunos consejos que te pueden ayudar a preparar un buen tablero para presentar información al equipo ejecutivo de tu organización:
1. Personaliza tu dashboard
Suele haber mucho material que puedes incorporar en tus tableros y que puedes mostrarle a los miembros de la junta directiva. Pero hay ciertos datos que solo son de incumbencia de los tomadores de decisiones. Es importante personalizar tu tablero y su información basándote en cosas concretas al presentar informes a la junta directiva.
Te compartimos 10 consejos para hacer un dashboard.
2. Envíalo por adelantado
Puedes enviar el dashboard que creaste de cuatro a siete días hábiles antes de una reunión, esto para darle a los miembros de la junta la oportunidad de conocer los datos poder digerirlos. Posteriormente, llama de forma individual a cada uno de los integrantes para ver si tienen preguntas y escuchar sus comentarios para evitar sorpresas el día de la reunión.
Ten siempre presente que el dashboard también lo verán otras personas invitadas a la reunión, por lo que es importante seleccionar la información al presentar un informe empresarial.
3. Asegúrate de que tu dashboard esté completo
Cerciórate que contenga los siguientes elementos:
- La agenda.
- Un resumen ejecutivo (escrito y firmado por el creador del dashboard) y un resumen departamental que explica lo que sucedió durante el trimestre.
- El acta de la junta anterior firmada por el secretario.
- Un gráfico que muestre las métricas de rendimiento y cifras reales por trimestre. Este se incluye como la primera página de la sección de “Finanzas,” ya que proporciona una descripción general fácil de leer.
- Estados financieros que incluyen el trimestre que se discute, estados comparativos del trimestre anterior y una declaración que compare el trimestre con el presupuesto.
- Una tabla que muestre quien posee acciones de la empresa, así como cualquier cambio en la titularidad.
- Una declaración legal firmada por el creador del tablero que declare todos los artículos por los cuales los directivos pueden ser personalmente responsables, como la nómina de empleados, vacaciones, impuestos y cualquier actividad ambiental, esta declaración suele ser actual.
- Una lista de todas las prestaciones o derechos de los empleados que necesiten ser aprobados.
- Cualquier otro material necesario. Un informe del comité de auditoría, por ejemplo.
Dejando a un lado las finanzas, considero que lo más importante es el resumen ejecutivo.
Es la historia de cómo estamos, por así decirlo, contada según pautas específicas. Generalmente se le pide a cada departamento que prepare un resumen de actividad de una página durante el inicio del trimestre.
Estos resúmenes deben contener métricas de rendimiento específicas del departamento y deben responder las siguientes tres preguntas: ¿Qué sucedió? ¿Qué sigue? ¿Cuáles son los retos?
Hacer que cada departamento prepare el resumen es una buena manera de hacer que cada uno de estos cuente su propia historia. Con cada uno de estos informes se realiza el resumen ejecutivo que analice a toda la compañía desde otro punto de vista y otro nivel.
Después de presentar informes a la junta directiva, es importante compartir la información con los empleados. Esto ayuda a poner a todos en la misma página en cuanto a los objetivos y el camino de la empresa. También obliga a los jefes del departamento a tomarse tiempo para ver sus áreas de mejora y las cosas que deben cambiar o hacer.
Conoce cómo crear un dashboard de Recursos Humanos.
4. Diseña un tablero que se enfoque en la reunión
Es común que las reuniones o juntas duren aproximadamente dos horas. Los asistentes normalmente llegan preparados y una persona (la que crea el dashboard) es la que debe establecer una agenda de cinco puntos que llevar la reunión sin problemas.
- Primero, solo con los miembros de la junta y los observadores presentes se toman 15 minutos para gestionar las aprobaciones. Estos son problemas administrativos que son necesarios desde una perspectiva de gobierno. Se aprueba el acta de la reunión anterior, los paquetes de compensación, las partidas presupuestarias significativas, los compromisos de financiamiento y el cronograma de la reunión.
- Antes de presentar informes a la junta directiva se hace una actualización sobre la compañía y sobre el desempeño. En esta presentación se pueden mencionar los aspectos más destacados y los desafíos enfrentados; así como de indicadores clave de rendimiento, desempeño financiero, plan de contratación, etc. Esta parte de la reunión se enfoca en los informes y dura aproximadamente 45 minutos, y sigue hasta cierto punto la historia del resumen.
- Posterior a esto comienza la discusión. Es importante garantizar que todos entiendan el panorama competitivo, y es por eso que realizamos una discusión sobre adquisiciones, temas de financiamiento dentro del mercado, etc.
Luego, se invita a un miembro ejecutivo a realizar un análisis de algún tema en específico, como por ejemplo en relación a alguna estrategia de productos, una discusión sobre opciones de financiación, etc.
A pesar de que a menudo creemos somos expertos en la materia, la realidad es que un foro de discusión es algo muy valioso para todos ya que a menudo conduce a las personas a tener ideas importantes. Este foro puede durar aproximadamente unos 45 minutos más o menos.
- Justo antes de cerrar, echamos un vistazo a nuestra lista de elementos de acción y los agregamos según sea necesario.
Después de presentar informes a la junta directiva se pide retroalimentación a los presentes.
Un consejo de administración funciona mejor cuando los miembros y el CEO confían el uno en el otro. Si se presenta un dashboard con información clara y se crea un proceso para obtener la retroalimentación adecuada, las reuniones para presentar informes a la junta directiva serán fáciles, rápidas y exitosas, y además, los miembros de tu equipo tendrán más confianza en ti y en tu compañía.
Un consejo directivo bien informado ayudará a tu compañía a crecer.
Deja una respuesta