Las hojas de cálculo son muy utilizadas para manipular y analizar los datos en una empresa. Probablemente por eso Excel tiene millones de usuarios. Sin embargo, existen grandes desventajas de usar hojas de cálculo cuando se trata de comunicar datos.
Si bien las hojas de cálculo ofrecen a los usuarios una forma cómoda de recopilar, controlar e informar sobre los datos, tienen varios inconvenientes que suponen todo un reto.
Conozcamos más de estas desventajas y las distintas opciones que tenemos para presentar informes y hacer un seguimiento de la información que queremos monitorear o visualizar.
Importancia de una buena comunicación de datos
Comencemos aclarando lo que entendemos por «comunicación de datos», ya que puede significar muchas cosas para diferentes personas.
Cuando hablamos de comunicación de datos, nos referimos a la comunicación de las métricas de rendimiento más importantes de tu empresa a todo el equipo. ¿Por qué es importante esto? ¿Cuál es el impacto de la comunicación de datos?
- Los empleados quieren que sus jefes compartan más información sobre el rendimiento empresarial
- Muchos empleados se van de una compañía por el simple hecho de que no conocen información del desempeño y la dirección de la empresa.
- Cuando se comparte información de la compañía se tiene un impacto positivo significativo en el rendimiento de todos.
¿Un informe en Excel es una buena herramienta para poder visualizar la información de tu negocio?
4 desventajas de usar hojas de cálculo
Actualmente la mayoría de las empresas siguen comunicando datos mediante hojas de cálculo.
Ahora que sabemos que comunicar datos a los empleados de manera digerible ayuda a mejorar el rendimiento de tu negocio, y que muchas empresas usan todavía hojas de cálculo, por ejemplo para un dashboard de ventas en Excel, ¿qué hace que las hojas de cálculo sean tan malas para la comunicación de datos en las empresas?
Estas son las 4 razones principales por las que las hojas de cálculo NO son la herramienta para comunicar datos sobre el rendimiento empresarial:
1. Tu equipo no puede identificar las métricas más importantes
Las hojas de cálculo están llenas de números. Que tenga muchos números de hecho es parte de la razón por la que todos usan Excel: son excelentes para manipular y analizar grandes volúmenes de datos. Sin embargo, también es una gran parte de la razón por la que no funciona cuando se trata de comunicación de datos.
Enviar a tu equipo una hoja de cálculo llena de números es como dejarlos entrar en un campo minado lleno de datos. Con tantos datos es difícil identificar cuáles son las métricas más importantes y también cuáles son los movimientos clave.
Las desventajas de usar hojas de cálculo son evidentes. En primer lugar, dificulta que tu equipo identifique el impacto de su trabajo en los movimientos de los KPIs para el negocio.
En segundo lugar, el volumen de datos puede conducir fácilmente a una mala interpretación de datos y, en última instancia, tu equipo tomará acciones incorrectas basadas en esa mala interpretación.
2. Las visualizaciones conducen a una mala interpretación
El propósito de la visualización es la comprensión, no las imágenes. Sin embargo, muchas personas ignoran este gran consejo cuando usan hojas de cálculo para la visualización de datos.
Cuando las personas usan hojas de cálculo para visualizar datos intentan dibujar imágenes agradables en lugar de ofrecer información.
En primer lugar, usan gráficos 3D. El uso de gráficos 3D distorsiona la realidad de los datos al dificultar la identificación de los puntos de datos reales.
Los mismos datos se interpretan de manera muy diferente cuando los ves en 2D vs 3D. Si bien los gráficos 3D pueden parecer más atractivos, tu equipo interpretará mal los datos y tomará decisiones incorrectas cuando los uses.
En segundo lugar, el gran volumen de opciones de visualización en Excel puede conducir al uso de visualizaciones que nublan el significado detrás de los datos.
Aquí 10 consejos para una mejor visualización de datos.
3. Solo tu o un grupo selecto tiene acceso a las hojas de cálculo
Otra de las desventajas de usar hojas de cálculo es que no son eminentemente compartibles. Esto hoy en día está mejorando con herramientas como Dropbox, Google Drive y OneDrive, que permiten a varios miembros del mismo equipo colaborar en el mismo archivo.
Para muchas empresas, las hojas de cálculo todavía están encerradas en las computadoras de los equipos de gestión, creando una cultura de «la información es poder».
Mientras tanto, muchas de las compañías de mayor crecimiento del mundo, como Buffer y Shopify, se están moviendo en la dirección opuesta y adoptan una cultura de transparencia donde los empleados pueden ver todo en términos de desempeño de la compañía.
Esto tiene dos ventajas distintas. En primer lugar, los miembros del equipo siempre pueden ver el desempeño de la empresa, lo que significa que pueden priorizar sus acciones de manera más efectiva y, en última instancia, ayudar a impulsar el rendimiento de la empresa.
En segundo lugar, la confianza colectiva sentida entre los empleados conduce al desarrollo de normas de alta responsabilidad y la voluntad de ser responsables del desempeño de una organización conduce directamente a mejores ventas y servicio al cliente.
Ser transparente y generar confianza ayudará a impulsar el crecimiento, ¡así que deja de limitarte a esas hojas de cálculo y comienza a compartir los datos para generar confianza!
Conoce las ventajas y desventajas de un dashboard en Excel.
4. No son fáciles de compartir
En el mejor de los casos, puedes enviarlo por correo electrónico una vez por semana.
A la mayoría de empleados se les comunica datos del desempeño de la compañía por correo electrónico. Comunicar datos en hojas de cálculo y enviarla por correo electrónico está muy lejos de ser lo ideal debido al gran volumen y a la cantidad de emails que hay en las bandejas de entrada de las personas.
Este tipo de comunicación de datos es confuso en lugar de ser completamente transparente.
Además, (a pesar de ser un canal de comunicación) el correo electrónico no fomenta la conversación sobre los datos. Se envía, se lee y se olvida. Para construir una cultura verdaderamente transparente e impulsada por los datos, es importante presentar un informe de KPIs de una manera que aliente a tu equipo a discutir los datos y formular hipótesis en base a ellos.
Uso de dashboards vs Hojas de cálculo
El uso de dashboard fomenta esta transparencia y claridad en la información e impulsa la toma de decisiones. Además, en un dashboard puedes tener la información actualizada, y en un solo lugar, y no depender de estar solicitando y esperando que otras áreas te compartan archivos para poder hacer un reporte completo y el análisis correspondiente.
¡Las desventajas de usar hojas de cálculo son evidentes! Deja de comunicar datos a los miembros de tu equipo de esta manera! Mejor sigue estas recomendaciones:
- Haz que los puntos de datos clave sean fácilmente identificables.
- Visualiza los datos de manera que reduzcan el potencial de malas interpretaciones usando un dashboard digital.
- Visualiza los datos de una manera que sea accionable e indicativa del rendimiento.
- Pon los datos a disposición de todos, no solo de unos cuantos.
- Fomenta la conversación sobre los datos para construir una cultura data driven.
Si aún crees que la comunicación de datos a través de hojas de cálculo es la mejor opción, te invitamos a conocer las ventajas del uso de dashboards y solicitar una demostración para que veas lo fácil que es usarlos y te decidas a usar un software para dashboards.
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