Diferencia entre cuadro de mando e informe y cuándo usarlos

La inteligencia de negocios se trata de la creación de informes y cuadros de mando, pero para los nuevos en Business Intelligence, a veces puede ser difícil reconocer la diferencia entre cuadro de mando e informe en cuanto a su construcción y propósito. 

Si tienes tablas, ¿es un informe? Si todo encaja en una página, ¿es un tablero? ¿Qué es mejor para reportar los totales trimestrales a una junta directiva?

Conocer las similitudes y diferencias entre los cuadros de mando y los informes no sólo te ayudará a construirlos de manera más efectiva, sino que también te facilitará saber cuándo usar cada uno. 

¿Qué son los informes?

Los informes de Business Intelligence cubren un asunto particular y pueden utilizar tablas o gráficos (o una combinación de ambos) para hacerlo.

Ese asunto puede ser de amplio alcance, como el crecimiento de los ingresos anuales de una compañía en la última década; o puede ser estrecho, como un inventario del cual se vendieron widgets en los últimos cinco minutos.

Estos dos ejemplos tienen algo en común: ambos tratan de explicar lo que sucedió en un período de tiempo determinado. Este modo de diagnóstico de análisis es muy típico de los informes empresariales. 

La mayoría de los datos de las empresas se refieren a transacciones pasadas, y utilizamos los informes para detectar tendencias, patrones y explicaciones. Pero los informes también pueden adoptar un modo predictivo, extrapolando esas tendencias a escenarios futuros.

A veces las tablas son la mejor manera de comunicar la idea principal de un informe. Esto suele ocurrir si los detalles de los registros son numerosos e individualmente importantes. Otras veces, los gráficos ofrecen un práctico resumen visual de las tendencias que se presentan. Los informes suelen contener ambas.

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¿Qué son los cuadros de mando?

Los cuadros de mando son considerados como la herramienta que contiene la información más importante, necesaria para lograr uno o más objetivos. Con datos dispuestos en una sola pantalla para que la información pueda ser monitoreada de un vistazo.

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Los puntos clave a destacar en esta definición son los más importantes, consolidados y en una pantalla única. 

Los tableros, al igual que los informes, cubren un «asunto particular»; pero ese asunto puede tener cualquier alcance. Al igual que los informes, pueden comprender tanto gráficos como tablas. 

Lo importante es que los detalles más esenciales del asunto se incluyan en el tablero, se consoliden juntos y se presenten como un todo. El objetivo de un tablero es ofrecer una visión completa.

Pero, por supuesto, los tableros casi siempre llevan a más preguntas. ¿Por qué subió ese número? ¿De dónde vino esta nueva tendencia?

Un cuadro de mando o dashboard, además de ofrecer una visión general, también sirve como tabla de contenidos que enlaza con la información subyacente y relacionada. Esa información a menudo toma la forma de un informe.

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¿Cuál es la diferencia entre cuadro de mando e informe?

Los cuadros de mando se distinguen de los informes por su diseño, granularidad y volatilidad.

Diseño

Los cuadro de mando están diseñados para ser vistos en su totalidad en una sola pantalla, mientras que los informes pueden ser de cualquier número de páginas (o, si se ven digitalmente, pantallas). 

Algunos informes pueden ser muy breves, un solo gráfico o una sola tabla en toda una página. A veces los cuadros de mando ocupan todo el ancho de una pantalla pero requieren que el espectador se desplace hacia abajo para ver todos los componentes.

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Granularidad

Los tableros contienen una colección de gráficos y tablas sobre una serie de temas relacionados, mientras que los informes contienen gráficos y tablas sobre un solo tema. 

Otra diferencia entre cuadro de mando e informe, es que los cuadros de mando suelen ofrecer una visión general de alto nivel de un tema, y los informes tienden a ser más granulares y de enfoque más estrecho.

Volatilidad

Los cuadros de mando tienen por objeto mostrar información en directo y, por lo tanto, suelen verse digitalmente y se actualizan a intervalos regulares con los datos más recientes.

Por el contrario, los informes, se suelen consumir en un formato estático, como un PDF, y por lo tanto suelen ejecutarse sólo una vez. 

Los cuadros de mando son por lo tanto excelentes para mostrar datos altamente cambiantes, mientras que los informes son mejores para los datos que no cambian tan rápidamente.

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Similitudes entre un cuadro de mando y un informe

A pesar de la diferencia entre cuadro de mando e informe, ambos tienen componentes y herramientas similares.

Contenido

Tanto los cuadros de mando como los informes pueden incluir  diferentes tipos de gráficas, tablas, indicadores clave de rendimiento (KPI), imágenes, hipervínculos y/o desgloses.

Funcionalidad

Tanto los informes como los elementos del cuadro de mando pueden ser filtrados, ordenados y – si eres el autor – personalizados.

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Cuándo usar un cuadro de mando y un informe

Ahora que conoces la diferencia entre cuadro de mando e informe , debería ser fácil anticipar en qué escenarios implementarlos

Crea un cuadro de mando cuando se trata de proporcionar una visión de alto nivel de un sistema complejo, en particular para un ejecutivo u otra persona de alto rango. Tales individuos son a menudo responsables de tomar decisiones rápidas, y los tableros de control de datos aceleran el tiempo de comprensión. 

Los cuadros de mando también son herramientas de investigación útiles y por lo tanto son perfectos para cualquier persona en un papel o situación de diagnóstico.

Para todas las demás ocasiones, un informe probablemente será suficiente.

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