Si quieres que tu negocio sea exitoso, debes pensar, optimizar y poner en práctica diversas formas de calcular la productividad de empleados.
La productividad es un concepto intuitivo que la mayoría de la gente dice comprender, pero cuando llega el momento de rastrear, medir y calcular objetivamente la productividad de los empleados, muchos gerentes y líderes están perdidos.
La productividad puede definirse de muchas maneras diferentes, y hay literalmente cientos de herramientas que pueden ayudar a medir la productividad de un empleado, cada una claro, con sus propias ventajas y limitaciones.
En esta guía, espero encuentres un poco de ideas de cómo puedes medir la productividad de tus empleados, y además, espero encuentres algunas de las mejores herramientas, enfoques y estrategias que puedes usar cuando trates de hacer una evaluación en tu propia organización.
¿Qué es la productividad de los empleados?
Comencemos por definir lo que es la productividad, o lo que puede ser la productividad dentro de tu empresa.
- Esfuerzo.
Puedes medir la productividad de un empleado en base al nivel de esfuerzo que pone en su trabajo. Por ejemplo, supongamos que tu oficina tiene un horario estándar de 9 am a 5 pm; si un empleado llega a las 8, se queda hasta las 6, y no parece tomar un descanso, podrías considerar que ese empleado es más productivo que un empleado que llega tarde, toma un largo almuerzo, y se va temprano. Pero déjame decirte que juzgar la productividad sólo por esta métrica es completamente erróneo, porque no sabes ni tienes en cuenta realmente el valor verdadero de esas horas.
- Resultados.
Otras formas de calcular la productividad de empleados es en base a los resultados. Si diriges una fábrica, podrías utilizar el número de productos que fabricas como base para medir la productividad. O por ejemplo, podrías tener en cuenta el número de ventas cerradas, el número de artículos escritos o el número de llamadas realizadas (depende del caso).
Esta métrica es, en cierto modo, superior, porque te permite juzgar cuánto valor aporta un empleado a tu empresa y, después de todo, hay que tener en mente que la productividad consiste en juzgar el valor relativo.
Sin embargo, esto tiene puntos débiles, ya que con los resultados podrías darte cuenta que significa que algunos empleados puede ser que estén perdiendo tiempo o recursos en la búsqueda de esos resultados.
- Eficiencia.
La eficiencia requiere que le eches un ojo a cuánto has gastado para obtener un determinado resultado.
Por ejemplo, esto se puede medir observando cuántas horas de trabajo se necesitan para alcanzar un determinado nivel de fabricación o de ventas, o se puede medir teniendo en la mira cuántas semanas se necesitan para completar un proyecto específico
La eficiencia se enfoca en medir tiempos y resultados en conjunto, lo cual te permite determinar la productividad como una tasa a lo largo del tiempo, en lugar de una medida final de cualquier manera.
Lo ideal claro, sería realizar un seguimiento de la productividad de los empleados de todas estas formas a la vez.
Te compartimos 5 consejos para lograr la eficiencia empresarial.
Cómo calcular la productividad de los empleados
¿Cómo monitorear la productividad de empleados? Cada empresa tiene objetivos generales completamente diferentes, es por eso que deberás definir lo que significa «productividad» para tu negocio y crear una ecuación que te permita determinar si un empleado o los integrantes de tu equipo en general son «productivos».
- 1. Individual vs colectivo.
Primero, deberás decidir si deseas centrarte en la productividad individual o en la productividad colectiva (o ambas). La productividad colectiva te permite optimizar facetas como la dinámica del equipo, la asignación de recursos y las políticas y procedimientos, entre otros.
También le da a tu equipo una razón para trabajar en conjunto. Centrarse en la productividad individual es lo que te permite analizar mejor las fortalezas y debilidades de cada miembro. Te permite buscar problemas potenciales de manera proactiva y también recompensar a tus empleados con mejor desempeño.
La mayoría de las compañías trabajan mejor y tienes mejores resultados enfocándose en una combinación de las dos.
- 2. Salida vs. Entrada.
También deberías tener un sistema que se centre tanto en la salida como en la entrada. La entrada incluye cosas como cuánto le pagas a tu equipo, es decir, cuánto le pagas a tus empleados y cuántas horas están trabajando.
La salida se refiere a cosas como cuántos productos has creado, cuántos ingresos has obtenido o cuántas tareas ha completado.
- 3. Objetivo vs. realidad.
Si estás buscando formas de calcular la productividad de empleados, es por supuesto sumamente importante tener una idea de lo que significa ser «productivo” para tu empresa y para cada uno de tus empleados.
Por ejemplo, un empleado de ventas que gana 50.000 dólares al año podrías esperar que aporte 100.000 dólares o más en ventas, o que un desarrollador de software arregle 10 errores en un turno determinado.
Algunos de estos objetivos son más fáciles de cuantificar que otros, pero aquí el punto es que se debe tener algún tipo de expectativa de cada empleado.
Descubre cómo miden las empresas su productividad.
Áreas de productividad del empleado que puedes medir
A continuación, deberás considerar qué variables conectar a esas ecuaciones. En otras palabras, ¿cómo vas a juzgar el esfuerzo, los resultados o la eficiencia de un empleado?
Estas son las principales áreas en las que debes centrarte:
- 4. Tiempo.
Cuando la mayoría de los gerentes se toman en serio el hecho de buscar formas de calcular la productividad de empleados, generalmente se basan en el seguimiento del tiempo. Pero la idea aquí es hacer un seguimiento no sólo de cuándo trabajan los empleados, sino de en qué están trabajando durante esas horas.
Esto te da una idea de cómo un empleado está gastando su tiempo, y te brinda una forma objetiva de evaluar el valor de «entrada» de tus productos eventuales; por ejemplo, puedes ver cuánto tiempo te llevó armar una propuesta de cliente o cuánto tiempo te llevó terminar un proyecto.
Sin embargo, el seguimiento del tiempo también tiene algunas debilidades; la mayoría de las plataformas de seguimiento de tiempo se pueden manipular fácilmente con cambios retroactivos o controles de temporizador, y no siempre puede ayudarte a identificar la naturaleza del problema de productividad (si es que existe alguno).
Si descubres que la administración del tiempo es un problema con tus empleados, asegúrate de revisar estas habilidades esenciales de administración del tiempo.
Aquí 10 consejos para mejorar la gestión del tiempo.
- 5. Correo electrónico.
Otra de las formas de calcular la productividad de empleados es a través del correo electrónico. Con la plataforma de análisis de correo electrónico adecuada, puedes determinar cuántos correos electrónicos envía y recibe un empleado, quiénes son sus principales remitentes y destinatarios, cuánto tiempo pasan escribiendo y leyendo cada correo electrónico y cómo dan seguimiento al hilo de sus correos electrónicos.
Al calcular estos números, puedes determinar rápidamente cómo es la carga de trabajo de cada uno de tus empleados y señalar las áreas clave en las que el correo electrónico no se utiliza de manera eficaz.
- 6. Tareas.
Si dispones de una plataforma de gestión de proyectos, o si una función puede reducirse a una secuencia de tareas individuales asignadas, puedes enfocarte en cuando se realizan las tareas y proyectos para medir la productividad.
Esto es útil porque vincula la productividad a un objetivo rastreable, pero claro, puede complicarse, ya que esos objetivos no son universalmente iguales; por ejemplo, un empleado puede arreglar 20 pequeños errores, mientras que otro se puede centrar en 1 solo gran error en el mismo plazo de tiempo.
Es justo por eso que es difícil comparar las productividades de por ejemplo estos empleados entre sí sin darle tantas vueltas a los detalles.
Encuentra aquí algunas recomendaciones sobre cómo crear una lista de tareas pendientes e incrementar tu productividad.
- 7. Éxitos y bienes tangibles.
También puedes rastrear la productividad en términos de otros éxitos, o bienes tangibles. Éstos variarán enormemente dependiendo cual sea tu industria.
Por ejemplo, si eres un fabricante de tuercas, puedes hacer un seguimiento del número de tuercas que fabricas o el número de ventas que cierras en un plazo determinado de tiempo. Esta métrica se utiliza mejor en las industrias que tienen resultados predecibles, tangibles y/o contables.
Cómo supervisar la carga de trabajo de los empleados
Lo siguiente que debe preocuparte es medir la productividad de una manera objetiva, consistente, y por supuesto, confiable. Afortunadamente, hay muchos métodos para evaluar la productividad de empleados que te permiten hacerlo, estas opciones van desde amplias herramientas de análisis empresarial hasta softwares de seguimiento de empleados.
Estas son algunas de las mejores recomendaciones si estás buscando un software para rastrear la productividad de tus empleados:
- 8. Asana
Asana es una plataforma de gestión de proyectos que te permite crear espacios de trabajo individuales y asignar tareas dentro de esos espacios de trabajo.
Asana es un software perfecto para rastrear cuántas tareas están completando tus empleados (y cómo las están completando). Si también estás buscando una solución de seguimiento del tiempo, con Asana tendrás la oportunidad de integrarla.
- 9. Basecamp
Basecamp ha sido un software líder en la gestión de proyectos durante años, y con toda la razón. Basecamp tiene una amplia gama de características, por lo que atrae a muchos tipos de empresas, este software utiliza los foros de discusión para organizar los mensajes entre los empleados, clientes, socios y otros contactos.
Una vez más, con este software la idea es hacer un seguimiento de la finalización de las tareas y proyectos de los empleados como medida de la productividad relativa.
Te compartimos también 5 métodos para gestión de proyectos
- 10. Trello
Trello es otra plataforma de gestión de proyectos, y posiblemente una de las más intuitivas Con él, crearás listas de tarjetas que puedes arrastrar y soltar en diferentes fases de finalización en una pantalla totalmente personalizable.
Te permite crear diferentes tableros para diferentes proyectos o para diferentes equipos, pero desafortunadamente, no hay un rastreador de tiempo incorporado. Si utilizas esta plataforma, probablemente quieras usarla junto con otro método para llevar un seguimiento de la productividad.
- 11. Todoist
Todoist es una plataforma que es más simple y que puedes utilizar para organizar las tareas, archivos e intercomunicaciones de tu equipo. Este software viene con un registro de actividades incorporado y varias características de visualización de datos que te permiten determinar fácilmente cómo se está desempeñando tu equipo.
También cuenta con una integración a Gmail, por lo que es aún más conveniente para tu equipo, aunque claro, cabe mencionar que no podrás realizar un seguimiento de los correos electrónicos con esta plataforma.
- 12.– MailVibes
Con MailVibes podrás enviar correos electrónicos y monitorear la tasa de apertura. Puedes rastrear enlaces, tener plantillas listas para enviar y enviar correos de forma masiva. Además puedes descargarla GRATIS.
- 13. Salesforce
Es una plataforma para la gestión de relaciones con los clientes (CRM). Es ideal para hacer un seguimiento de los éxitos de tu equipo, tanto si eres una empresa que se centra en las ventas, en la retención de clientes u en otras métricas.
- 14. Pipedrive.
Pipedrive es otra plataforma de CRM que es un poco menos costosa. Se integra con el correo electrónico, por lo que tendrás acceso a algunas funciones de seguimiento. Pipedrive es básicamente una interfaz intuitiva que puedes utilizar para rastrear el progreso de tus equipos de ventas y marketing.
- 15. TuDashboard
Nuestro software para dashboards te permite hacer un seguimiento de métricas de desempeño de empleados y tener datos de diversas fuentes en un mismo espacio virtual. Todo esto en tiempo real. Lo que te permite hacer los señalamientos necesarios para asegurarse del cumplimiento de cada tarea.
Con este software para dashboards puedes monitorear tus métricas de manera constante y de una forma más visual y hacer una mejor gestión de las actividades de tus equipos.
Consejos para calcular la productividad de empleados
Te compartimos unos consejos más que puedes utilizar para seguir el rendimiento y la productividad de tus empleados de manera efectiva:
- Comprender las limitaciones personales. Un miembro de un equipo cuya productividad no es la ideal puede no ser necesariamente una persona perezosa o incapaz; pueden haber limitaciones personales en juego que lo hacen menos calificado para este trabajo.
Por ejemplo, si tienen problemas para cerrar las ventas, pueden tener un mejor desempeño si asumen un papel de apoyo, redactando acuerdos de servicio o facilitando relaciones activas con los clientes. - Encuentra soluciones, no problemas. Es fácil detectar los puntos débiles, los defectos y los problemas cuando se empieza a analizar la productividad de los empleados, pero si te centras exclusivamente en los problemas, vas a generar resentimiento dentro del equipo. En lugar de señalar los problemas, intenta encontrar soluciones de forma proactiva. Por ejemplo, si observas que un empleado pasa demasiado tiempo en su correo electrónico, sugiérele que pase unas horas al día fuera de su plataforma de correo electrónico, o dale consejos sobre cómo escribir mensajes más concisos.
- Se transparente. Puedes intentar rastrear a tus empleados en secreto, pero es mejor ser abierto y transparente al respecto. Hacerlo de manera transparente hará que tus empleados se sientan con más confianza y que se sientan respetados, y claro, esto los alentará activamente a trabajar más duro.
Déjales claro que no van a tener éxito ni fracasarán dentro de la empresa basándose únicamente en una sola métrica de productividad.
- Actualiza la manera en la que llevas el seguimiento de manera regular. Tu primera solución probablemente no será la mejor solución. Te llevará tiempo experimentar con diferentes herramientas de análisis de productividad, descubrir la dinámica de tu equipo y decidir qué métricas son realmente más representativas de la «productividad» en tu organización.
Haz una lluvia de ideas sobre nuevas soluciones y enfoques, y no tengas miedo de jugar con el sistema que tienes instalado, incluso si parece que está funcionando. Ajusta tu seguimiento según las circunstancias; por ejemplo, si tu objetivo es monitorear a los empleados que trabajan desde su casa, las soluciones de rastreo que uses deberán actualizarse en consecuencia.
Checa nuestra guía de trabajo remoto y obtén algunas ideas sobre formas de calcular la productividad de empleados que trabajan desde casa.
Maximizar la productividad de los empleados es uno de los pasos más importantes que puedes dar para asegurar el éxito de tu empresa, y ahora que sabes diversas formas de calcular la productividad de empleados, puedes pasar a implementar las estrategias necesarias para mejorarla.
Recuerda que si quieres verificar el nivel actual de productividad de tu equipo de trabajo con la ayuda de un dashboard no dudes en contactarnos. Puedes solicitar una demostración de nuestro software para crear la estrategia de mejora de productividad para facilitar los cambios positivos dentro de tu equipo.
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