¿Por qué es tan difícil implementar un proyecto de Business Intelligence en una organización? A diferencia de herramientas como el CRM que sirven para recolectar datos, para muchas empresas el Business Intelligence no es un elemento importante dentro de las herramientas que una empresa utiliza para realizar negocios.
Es muy común que el equipo de TI de prioridad a los sistemas transaccionales sobre los analíticos. Es posible que muchas organizaciones se vean desafiadas de esta manera porque, si es necesario, los usuarios pueden emplear una solución de BI cuando las cosas se pongan difíciles.
Si no puedes implementar un proyecto de Business Intelligence por ejemplo, aún se podrían extraer algunos datos y obtener respuestas a algunas de sus preguntas e incluso tomar algunas decisiones utilizando un informe en Excel o herramientas similares. O incluso pueden simplemente mostrar a su gerente los números en bruto.
En segundo lugar, la cultura de la empresa tiene algo que ver con esto. La transparencia no siempre es deseable, por lo que puede haber una tendencia natural a bloquear los informes automáticos a la administración antes de que exista la posibilidad de comprender y potencialmente incluso cambiar los números (a veces por razones válidas) antes de que alguien más los vea.
Aun así, suponiendo que algunas organizaciones estén listas y dispuestas a implementar un proyecto de Business Intelligence como un sistema central, ¿por qué muchas de ellas dejan de lado los informes estructurados después de un período de tiempo? ¿Cómo puedes asegurarte de que los tableros de datos ricos en métricas que trabajaste tan duro para crear, que proporcionan Indicadores clave de rendimiento (KPI) para toda tu organización, no vayan a la papelera de reciclaje solo unos meses después?
10 consejos para implementar un proyecto de Business Intelligence
Aquí hay 10 cosas que puedes hacer para asegurarte de que tener un proyecto de datos que funcione:
1. Propiedad
El analista de negocios necesita luchar con los tomadores de decisiones para obtener financiamiento y aprobación para implementar BI, así como luchar con las personas que se resisten el cambio y la transparencia en los negocios.
Asegúrate de que tu jefe o cliente quiera que lo construyas. La gerencia media estará de acuerdo mucho más rápido si el nivel superior ya está utilizando Business Intelligence para administrar su forma de trabajo.
2. Visualización de datos
La visualización de datos es solo un aspecto de Business Intelligence. Puede ser engorroso o puede ser simple. Puede ser un informe de varias páginas con muchos filtros, o altamente enfocado en métricas clave de importancia con indicaciones para obtener más información. Elige lo que sea mejor para tus usuarios.
Mantén tu visualización de datos de manera fresca, y moderna. Agrega una variedad de características pequeñas pero útiles que mantienen a los usuarios interesados en verlo una y otra vez.
No confundas el análisis de datos con la gestión del rendimiento. El análisis de datos se produce cuando todavía estás investigando los datos y no estás seguro de lo que estás buscando o incluso de lo que quieres. La gestión del rendimiento comienza sabiendo lo que quieres medir.
Conoce algunos tipos de visualización de datos.
3. Construye en base al éxito
No intentes convertir tu BI en una solución de informes centralizados. Resuelve problemas y responde preguntas una por una. Comienza despacio, muestra el valor y se claro sobre lo que estás tratando de lograr y hazlo, incluso si tienes que hacerlo primero en papel o en Excel.
Una vez que estés satisfecho y tus usuarios quieran más, busca la herramienta de business intelligence para automatizarlo y distribuirlo.
4. Construye prototipos
Siéntate con tu equipo y dibuja cómo te gustaría que fuera tu dashboard. ¿Cuáles son las tres métricas a las que te gustaría tener acceso de manera inmediata y en cualquier momento?» Descubre los plazos y dimensiones relevantes y la mejor manera de visualizar los datos. Pregúntales qué detalles les interesaría ver después.
No permitas que se pierdan agregando métricas de vanidad. Si no están seguros de lo que quieren ver o cómo quieren ver esa información, entonces hay una buena posibilidad de que realmente no sepan qué es lo quieren todavía.
5. Facilidad de acceso
Para implementar un proyecto de Business Intelligence que funcionen debes facilitar el acceso al uso de dashboards o manda el link de acceso en ciertos momentos o bajo ciertas condiciones, no todo el tiempo. Hacer esto ayudará a aumentar la importancia del uso de este tipo de herramientas de visualización de datos.
Conoce más de las ventajas del uso de dashboards.
6. Velocidad de datos
A todos les encantan las métricas en vivo, y la velocidad de entrega de datos en tiempo real es una de las claves del éxito. La rapidez entre el momento en que hay nuevos datos disponibles y el momento en que los dashboard se comparten es fundamental para garantizar que tus usuarios finales confíen en ellos.
Es emocionante ver a un grupo de usuarios que espera que llegue el acceso a un dashboard a su bandeja de entrada para obtener comentarios sobre cómo se desempeñaron. Si tienes un volumen de datos altos, considera actualizar los datos con más frecuencia para que los cambios sean visibles durante todo el día.
7. Seguridad
La seguridad es importante. Busca las opciones de inicio de sesión único (SSO) que permitan al usuario iniciar sesión en el dispositivo rápidamente, y por supuesto, que eso es suficiente para acceder a los dashboards. Intenta centralizar la seguridad para que los usuarios no tengan que recordar múltiples contraseñas de inicio de sesión.
8. Uso de dispositivos móviles
La entrega de datos en dispositivos móviles te obliga a pensar mucho sobre lo que estás tratando de mostrar. No hay suficiente espacio o funcionalidad para colocar una tabla dinámica capaz de cortar datos en un millón de formas. E incluso si lo hubiera: ¡no lo hagas!
Los dispositivos móviles son perfectos para enfocarse en las métricas y cumplir con muchos de los requisitos que mencionamos anteriormente, incluida la facilidad de acceso, la seguridad simple y la inserción de datos.
9. Insertar e integrar
Si un CRM es fundamental para el funcionamiento de tu organización, te recomiendo también implementar un proyecto de Business Intelligence y hacer uso de integraciones.
Por ejemplo, si usas Salesforce para tu CRM, integra tus dashboard para poder medir tus parámetros de mejor manera.
10. Apóyate en tu equipo
No seas la única persona responsable del BI en tu empresa. Sí, todos piensan que tu eres la persona a la que pueden recurrir para obtener los datos que necesitan, y eso es bueno.
Eres el héroe por un tiempo. Pero una vez que la carga de trabajo se vuelva inmanejable, no estarás muy feliz con eso. Tendrás problemas y serás como el que siempre llega tarde y el que no tiene tiempo para construir ese otro tablero que un departamento necesitaba con tanta urgencia.
En cambio, ayuda a que otras personas tengan éxito. Crea un equipo interdepartamental de personas responsables, capacitadas y responsables de implementar un proyecto del Business Intelligence completo. Aprenderán nuevas herramientas y procesos, algo que hace que los miembros del equipo estén más satisfechos con su trabajo. Tu presencia será especialmente útil cuando la carga de trabajo alcance su punto máximo.
Otra ventaja es que, si no hay alguien cerca, el equipo puede ayudar. Un equipo integrado dentro del negocio ayuda a reducir costos. El negocio también se beneficia de tener una cultura data driven donde todos estén involucrados y sepan utilizar las herramientas y se puedan apoyar en cualquier momento.
Conclusión
Ahora tienes 10 maneras de asegurarte de que al implementar un proyecto de Business Intelligence permanezca por mucho tiempo en tu organización, incluso después de que ya no seas responsable de ello.
Si quieres implementar el uso de dashboards en tu organización, no dudes en contactarnos. Agenda una demostración y resuelve todas tus dudas sobre el uso de una herramienta de business intelligence de autoservicio.
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