Seguramente tienes el interés de establecer indicadores de calidad y medirlos, pero con tantos datos disponibles al alcance de la mano, puede ser difícil decidir qué es lo que debes informar.
Al elegir qué indicadores clave de rendimiento (KPIs) seguir, creemos que siempre es mucho más valioso centrarse en los más importantes, en lugar de establecer muchos y querer abarcarlo todo
Pero, ¿qué son y qué te dicen estos sobre el rendimiento de tu empresa?
Ejemplos de indicadores de calidad
En este artículo, reunimos 5 KPIs de calidad esenciales que tu y toda empresa debe seguir, y claro, también hablaremos sobre lo que cada una de estos indicadores te dicen sobre la salud de tu negocio.
1) Documentos: Tasa de respuesta a las notificaciones
Todos tus procedimientos documentados para identificar, recopilar, almacenar, mantener y modificar los registros de calidad y técnicos son esenciales para mantener un sistema de gestión de calidad saludable. ¿Pero cómo sabes si estos procedimientos y registros son seguidos por todos los empleados?
Uno de los indicadores de calidad es conocer el número de empleados que perciben los cambios en los documentos.
Existen documentos para seguir procesos de calidad que son enviados para ser conocidos por diferentes grupos o individuos. Los empleados reciben notificaciones y deben leer los documentos actualizados y reconocer que entienden los procedimientos establecidos.
Puedes usar un dashboard para tener una lista de todos los que no han informado que conocen el documento. Puedes entonces darle esta lista a tu equipo de liderazgo o hacer un seguimiento tu mismo para que todos estén enterados de las políticas que se deben seguir.
2) Auditorías: Hallazgos del desempeño de las acciones a implementar
Profesionales de calidad afirman que su principal desafío de auditoría era el seguimiento de las recomendaciones y acciones. Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que los problemas identificados en las auditorías se están abordando realmente?
Otro de los indicadores de calidad que debe ser rastreado es si los hallazgos de la auditoría han sido aprobados o si aún están pendientes.
Cuando se encuentra un problema en una auditoría, se activa un flujo de trabajo y se envían notificaciones a las personas adecuadas. Los empleados reciben entonces información sobre lo que tienen que hacer y una fecha límite.
Al tener un dashboard puedes tener una mejor visibilidad de la información y ver cuántas auditoría se han aclarado, cuántos están todavía pendientes y si se actuó a tiempo o no.
Si hay acciones pendientes, se puede acceder a la lista de quiénes no están realizando acciones desde el dashboard y para asegurarse de que se actúe a tiempo y de manera correcta.
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3) Capacitación: Requisitos de capacitación pendientes
Garantizar que la capacitación en materia de salud y seguridad, productos y calidad esté actualizada es esencial para muchos requisitos reglamentarios. Los días de capacitación pueden perderse, reprogramarse o cancelarse por varias razones. Entonces, ¿cómo se mide si toda la capacitación de los empleados está al día?
Deberías ser capaz de rastrear si hay algún entrenamiento pendiente.
Puedes crear un listado de todas las capacitaciones, ya sean nuevas, atrasadas y completadas, así como de las que nunca se han programado o se programaron pero luego se completaron en otro momento (tarde), así podrás informar a los empleados sobre el próximo entrenamiento, y obtener su opinión sobre el mismo. Esto por supuesto es clave para que la dirección comprenda el estado de la actividad de formación.
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4) Riesgo: Evaluaciones de riesgo atrasadas
Los reguladores le exigen cada vez más a los encargados y esto es para que demuestren que están gestionando el riesgo. Comúnmente se necesita documentación para saber qué está sucediendo en relación al sobre de riesgo, la forma en que se gestiona el riesgo y las acciones de evaluación.
Entonces, ¿cómo se puede demostrar que el riesgo se está gestionando de manera eficaz?
Otro de los indicadores de calidad es conocer es el número de evaluaciones de riesgo atrasadas. Si hay muchas que deberían haber sido completadas, pero no lo han sido, esto expone a la organización a más riesgos.
Con un tablero de datos podrás evaluar, abordar, analizar y asignar responsabilidades por los riesgos. Todos los datos de los riesgos aprobados, evaluados, presentados, atrasados y en evaluación pueden ser vistos desde un dashboard.
Esto permite al equipo directivo ver instantáneamente si están en riesgo o si el riesgo se está gestionando adecuadamente en todos los niveles de la organización.
5) Asuntos pendientes
Plantear y cerrar los asuntos pendientes es importante, pero ¿qué pasa con el tiempo y con la demora? Si un cliente está esperando más tiempo del que tus procedimientos dicen que deberían, entonces la calidad está fallando.
Es importante hacer un seguimiento del número de asuntos pendientes.
Este indicador de calidad le permite a la Dirección ver si sus empleados necesitan una mejor formación en la gestión.
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