Indicadores de confianza laboral para trabajo remoto

Al explicar nuestro enfoque de la gestión de un equipo remoto, me parece útil introducir la idea de contar con indicadores de confianza laboral, sobre todo ahora que muchas personas deben trabajar desde casa.

Existen ventajas y desventajas del trabajo a distancia. El índice de confianza es un indicador que muestra, como su nombre lo indica, el nivel de confianza entre el empleado remoto y el gerente, para así tener la seguridad de que nuestro equipo está cumpliendo con las actividades programadas.

A continuación, explico qué indicadores de confianza debes monitorear y cómo se pueden calcular.

¿Cómo calcular los indicadores de confianza laboral?

Cuando empezamos a trabajar con un nuevo miembro de manera remota, el índice de confianza está en el nivel cero.

Estos son algunos factores que influyen en los indicadores de confianza laboral cuando se trabaja vía remota:

Desde el lado de los empleados:

Falta de entrega de trabajo a tiempo
Comunicaciones efectivas o no efectivas
Cuando el empleado dice: «Lo siento, no he visto su correo electrónico»
Cuando el empleado no pudo trabajar en su proyecto y no le mencionó al gerente sobre este hecho

Desde el lado del gerente:

Pagos hechos o no a tiempo
Estándares claros
Retrasos en la retroalimentación y en la revisión de tareas
Cuando el gerente dice, «Eso no es exactamente lo que tenía en mente»
Cuando el gerente dice: «Lo siento, no tengo dinero para pagar lo acordado»

Los indicadores de confianza laboral son aplicables a cualquier estructura de equipo, no sólo si hablamos de un equipo remoto, pero en el caso del equipo remoto, es menos tangible pero mucho más importante.

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Cómo confiar en el trabajo de un equipo remoto

Para muchos lo ideal sería contratar gente en la que confíes, pero esto pocas veces es posible. Normalmente, al principio de la relación, el índice de confianza está en el nivel cero.

¿Cómo puedes hacer que crezca? Bueno, saltemos la parte obvia (hacer todas las cosas buenas y evitar todas las malas).

Una estrategia de control de riesgos, en este caso, es aumentar el alcance del trabajo gradualmente. Si todo sale bien el nivel de confianza del empleado aumenta (sabemos que puede entregar lo prometido a tiempo) El nivel de confianza desde el punto de vista del empleado aumenta también, pues conoce mejor tu estilo de gestión.

Los indicadores de confianza laboral debes de medirse desde el inicio, es decir desde el período de contratación

La mayoría de los problemas que ocurren con los equipos que trabajan a distancia existen porque contrataste a la gente equivocada.

Para muchos, el empleado remoto ideal es una persona con estas cualidades:

Autodisciplina (capacidad de trabajar sin control directo).
Habilidades de comunicación (capacidad de comunicarse efectivamente con el gerente y con los clientes).
Habilidades de aprendizaje (habilidad para seguir las instrucciones y aprender nuevas cosas rápidamente).

Cómo cuantificar la autodisciplina

¿Cómo sabemos que un candidato tiene un nivel requerido de autodisciplina? Empezamos por mirar las cosas pequeñas. Aquí hay un ejemplo:

Pedimos enviar los resultados de una tarea de prueba por correo electrónico en una fecha/hora determinada
Pedimos que se utilice una línea de asunto específica en el correo electrónico y que se añadan los detalles necesarios

Estos serían indicadores básicos para “calificar” el rendimiento:

¿Lo envió a tiempo?
¿Todo fue como se esperaba?
¿Cómo fue la gramática y ortografía en el correo electrónico?

El objetivo no es tener todo al 100%, tener una puntuación del 80-90% es una buena señal. Demasiado simple, ¿verdad?

Puede que te sorprendas, pero se estima que cerca del 60% de los emails no llegan a tiempo.

Es una prueba rápida de la autodisciplina de una persona.

Conoce más sobre cómo medir la productividad del trabajo remoto.

Cómo tener una comunicación efectiva con tu equipo remoto

¿Qué hay de las comunicaciones efectivas? Ser eficiente (responder rápidamente) no significa que la comunicación sea buena. Hablemos de la comunicación efectiva en el contexto de las dos partes interesadas: un empleado y un gerente.

Comunicaciones efectivas de un empleado

Imagina que empiezas a trabajar con una persona. Te pones de acuerdo en el alcance de la tarea y en la línea de tiempo (digamos que son 3 días).

¿Qué podría suceder dentro de estos 3 días?

Caso 1. La tarea se entrega en su totalidad a tiempo, y la calidad es la esperada, es un buen resultado.
Caso 2. La tarea se entrega a tiempo, pero la calidad no es la esperada, tenemos que hacer un análisis de la causa. ¿Fue porque los requisitos no eran claros? ¿Fue porque la persona no tenía suficientes habilidades o no tenía suficiente tiempo?
Caso 3. La tarea no se entrega a tiempo, pero la persona te informó de esto. Si recibiste el mensaje de «lo siento» el día de la entrega, entonces no es una buena señal. La persona sabía que había algún problema que venía (probablemente en el día 1), pero te informó de esto hasta el último día.
Caso 4. La tarea no se entrega a tiempo, y la persona no se molesta en explicar por qué. Podría haber pasado cualquier cosa, pero es una mala señal, especialmente porque es algo que sucede al principio de la relación.

Comunicación efectiva de un gerente

No se trata sólo del equipo, el gerente también debe mejorar. En el caso de un equipo remoto, la capacidad de establecer tareas específicas y claras es una habilidad realmente importante. Cualquier tarea donde los requisitos son ambiguos no saldrá bien. De ahí la importancia de contar con indicadores de confianza laboral.

¿Puede el gerente mejorar? Por supuesto. Por ejemplo, estas son las preguntas que te debes hacer al crear una nueva tarea:

¿Di la información suficiente al formular la tarea?
¿Fui lo suficientemente claro al explicar mis pensamientos?
¿Qué es lo que mi colega entenderá realmente?
¿Debería añadir una captura de pantalla aquí?
¿Qué pensamientos/sentimientos inducen mi mensaje?

Te compartimos algunas estrategias para trabajar a distancia que debes implementar.

Cómo cuantificar las habilidades de aprendizaje

Cuando cuentas con indicadores de confianza laboral, puedes seguir adelante en tu relación con el empleado.

¿Cómo te sientes al trabajar con el nuevo miembro de tu equipo ahora? En esta etapa, es preferible centrarse en:

Lo bien que la persona está aprendiendo
Lo bien que la persona está siguiendo las instrucciones
Lo creativa que es la persona
Lo bien que la persona se comunica con el gerente y los clientes

Todas estas tareas aumentarán los indicadores de confianza laboral, tanto del empleado como del gerente.

Volviendo a la gestión de equipos remotos… Necesitamos formular las primeras tareas de tal forma que sepamos que la persona está aprendiendo. Y la mejor manera de saber que la persona realmente aprendió algo nuevo es ver que este nuevo conocimiento o habilidad sea aplicado en la práctica.

¿Cómo funciona? Tomemos como ejemplo al personal de atención al cliente:

Utiliza videos tutoriales para el producto cuando se incorporan nuevos miembros al equipo.
Pide a los nuevos miembros del equipo que resuelvan tareas simples.
Pide a los nuevos miembros del equipo que hagan un video corto explicando esta tarea ya que esto ayuda a validar las habilidades creativas y de comunicación.
Algunos desafíos de aprendizaje no tienen ninguna solución obvia, por lo que observa la reacción del miembro del equipo y la forma en la que aborda el problema.
Observa el comportamiento del empleado y haz algunas preguntas de seguimiento para tener una idea de los puntos fuertes y débiles de la persona. De igual manera puedes observar la curva de aprendizaje y el estilo de gestión para saber si es necesario y si pueden ser ajustados.

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Cristina Ortega