Para la función de compras de una empresa, distinguir los KPI, o indicadores clave de rendimiento, de los indicadores «simples» es importante. En este caso, los indicadores de gestión de compras, están relacionados con los objetivos estratégicos de la empresa y se eligen para centrar al equipo de compras en acciones que tengan impacto.
Recordemos que los indicadores sólo pueden convertirse en KPIs si siguen el progreso hacia los objetivos de la organización. Así, el seguimiento de los indicadores que no están vinculados a los objetivos es inútil.
Esto lleva naturalmente a la siguiente pregunta: «¿Qué KPIs de compras son relevantes para lograr los objetivos?
¿Qué es un indicador del área de compras?
Los indicadores de compras son aquellos que se utilizan para supervisar el rendimiento de la actividad de esta área, es decir, para medirlo y actuar para ajustarlo a los objetivos de la organización, y para informar a las partes interesadas, es decir, la dirección general de la empresa, los clientes internos, etc., de la gestión de las compras que se realizan.
Un indicador de compras se selecciona en función de los objetivos y puede ser visualizado en un dashboard. Así, por lo general: el director de compras tiene un dashboard global de los principales indicadores.
Tipos de indicadores de compras
Un indicador, si está asociado a un objetivo, es una herramienta de medición del rendimiento. De ahí que podamos clasificar a los indicadores de compras en 2 tipos: indicadores de eficacia e indicadores de eficiencia.
- Indicadores de eficacia: Los indicadores de eficacia comparan los resultados alcanzados con los objetivos fijados, es decir, compararemos aquí un rendimiento alcanzado con un objetivo de rendimiento. Por ejemplo, el importe real de los gastos comparado con el presupuesto.
- Indicadores de eficiencia: La otra forma de considerar el rendimiento es la eficiencia, es decir, los resultados obtenidos en relación con los recursos utilizados. Una organización es eficiente si logra sus objetivos optimizando los recursos utilizados.
En algunos casos, este segundo tipo de indicador es mucho más potente, ya que pone de manifiesto el ROI de la función de compras y permite medir su contribución a la estrategia global de la empresa.
Te dejo 5 consejos para mejorar la eficiencia empresarial.
Ejemplos de indicadores de gestión de compras
A continuación te presentamos KPIs para un departamento de compras que te serán de gran utilidad:
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Eficiencia en las compras
Los departamentos de compras no pueden impulsar la eficiencia empresarial si ellos mismos no son eficientes. Por lo tanto, el control de nuestra propia eficiencia debe ser una prioridad.
El ahorro se presenta a menudo como uno de los indicadores de gestión de compras, pero más bien sería una «métrica de vanidad«, es decir, un indicador que halaga el ego, pero que no sirve para nada. ¿Por qué? Porque este indicador no tiene en cuenta el esfuerzo (dinero) que se invierte en estos ahorros, ni tampoco las otras posibilidades que se dejan de lado.
- ROI de compras: Más allá del ahorro total conseguido (reducción de costos, costos evitados, o ambos, dependiendo de tu organización), ¿cuál es el resultado en relación con el costo interno total de la gestión del equipo de compras?
- Gestión del gasto: ¿Qué porcentaje del gasto es gestionado directa y activamente por el equipo de compras? ¿Cuál es el desglose de los gastos directos e indirectos? ¿Cuál es el desglose de los gastos por categoría?
Conoce las características de un tablero de control de gastos.
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Cumplimiento de contratos/precios
El mejor acuerdo no significa nada si los proveedores no cumplen una vez que han firmado.
Medir el porcentaje de proveedores bajo contrato tampoco es considerado uno de los indicadores de gestión de compras más significativos, sino una métrica de vanidad.
El departamento de compras debe establecer indicadores clave de rendimiento para supervisar a los proveedores con respecto a sus compromisos.
- Precio por desempeño frente al precio del contrato: ¿Cuántas líneas de compra se facturan por encima de los precios indicados en sus contratos? ¿Qué porcentaje del gasto representa este exceso?
- Tiempo promedio de entrega/ejecución: ¿Qué porcentaje de entregas se realizan a tiempo según los acuerdos de nivel de servicio? En el caso de las entregas tardías, ¿cuál es el número de días después del plazo en que se reciben las entregas?
Aquí algunas métricas para evaluación de proveedores que te serán de utilidad.
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Cumplimiento de políticas y procesos
Los proveedores no son los únicos que el departamento de compras debe controlar. También hay que tener en cuenta los hábitos de compra internos.
- Compras con contrato o sin contrato: ¿Qué porcentaje del gasto se destina a compras innecesarias sin contrato cuando existe una alternativa contractual? ¿Cuánto dinero se habría ahorrado comprando equivalentes bajo contrato en su lugar?
- Tiempo del ciclo de compra/pedido: ¿Cuántas horas son necesarias entre una solicitud de compra y la emisión de una orden de compra, y cuántas horas más son necesarias antes de que la orden de compra se emita a un proveedor?
Los indicadores de gestión de compras que te compartimos no son los únicos, puedes hacer tu propia lista en función de los objetivos de tu organización.
Sin embargo, hazte las siguientes preguntas generales: «¿Cuántos indicadores analizo y utilizo para los informes de KPIs periódicos? ¿Cuántos me ayudan realmente a seguir mi progreso hacia mis objetivos? «
Dashboard para compras
Si está dedicando demasiado tiempo a informar sobre métricas que no hacen avanzar a su equipo de compras, puede ser el momento de revaluar las prioridades y decidirte por tener una mejor visualización de la información que genera tu negocio.
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