Para elaborar un rico platillo se necesitan diversos ingredientes, incluso se requiere que se usen las cantidades exactas para darle el sabor que buscamos. Lo mismo sucede con los indicadores KPIs, cada uno debe de tener un objetivo o meta asociado con él y para establecerlos debemos seguir la receta de manera correcta.
Un KPI bien definido actúa como una guía o referencia. A medida que avanzas por el camino inestable del crecimiento de tu negocio, tus KPIs te ayudarán a que lo atravieses y a mantenerte en el camino hacia el éxito. Por ello es importante aprende a definir KPIs para tu organización.
Lamentablemente muchos KPIs fallan porque carecen de una definición adecuada, algo que los sustente, de objetivos viables.
Tus indicadores KPIs nunca deber ser vistos como una sola guía. Si estuvieras en un largo viaje por carretera, revisarías tu mapa frecuentemente para asegurarte de que vas por el camino correcto. De la misma manera con los KPIs, la frecuencia con la que se revisan muchas veces te dará nuevas rutas y posiblemente te harán más eficiente el mismo camino.
Los objetivos de tus KPIs son las referencias que tu equipo debería usar para mantener el rumbo. Las objetivos inteligentes también pueden ayudarte a marcar el ritmo para lograr lo que te propones.
Te compartimos cómo identificar KPIs que te ayuden a hacer crecer tu negocio.
Cómo establecer objetivos para tus indicadores KPIs
La clave es que sean viables. Cerciórate que tus objetivos sean tangibles y relevantes. Si estableces objetivos demasiado elevados, puedes desalentar a tu equipo, incluso antes de comenzar.
Este es un proceso para establecer los objetivos de tus indicadores KPIs:
- Revisa los objetivos empresariales
- Analiza tu rendimiento actual
- Establece objetivos a corto y largo plazo
- Revisa los objetivos con tu equipo
- Revisa el progreso y haz los ajustes necesarios
Revisa los objetivos empresariales
Un KPI es una métrica con un objetivo que es esencial para el rendimiento de tu negocio. Todas las empresas tienen objetivos, que generalmente están relacionados con los ingresos, éxito del cliente, marketing y productividad.
Si no tienes injerencia en la elaboración de estas métricas, si eres más operativo y trabajas en el área de ventas, marketing, finanzas o éxito del cliente, también es importante comprender cómo tu departamento juega un papel importante en el logro de esos objetivos.
Si eres líder de atención al cliente, es posible que no puedas impactar directamente en los objetivos anuales de ingresos. Sin embargo, puedes enfocarte en mantener una base de clientes sana, dando un buen servicio de soporte y manteniendo felices a los clientes.
Analiza tu rendimiento actual
No puedes pasar del punto A al punto B sin entender el punto A, tu punto de partida. Examina los datos, date el tiempo para descubrir y evalúa honestamente tu rendimiento. Esto te dará las bases para establecer los objetivos de tus indicadores KPIs.
Se honesto contigo mismo y con tu equipo. Al evaluar tu rendimiento actual, obtienes una dosis de realidad. Nada mata los KPIs o la motivación como las metas imposibles.
Duplicar tus números suena genial, pero ¿es una meta realista para el próximo mes? Tal vez sí, tal vez no. Este es un desafío común al establecer objetivos para tus indicadores KPIs de ventas.
Establece objetivos a corto y largo plazo
Cuando sepas la verdad detrás de los números empieza a trazar el camino que vas a seguir. Por ejemplo, estableciendo un objetivo de KPI a largo plazo. Esto te dará una visión general de la estrategia, y una meta para trabajar en ella.
Supongamos que el objetivo de tus KPIs de marketing a largo plazo son 2500 leads mensuales, y tu meta es lograrlo para el tercer trimestre del 2018. Excelente. Eso es específico, de duración limitada y relevante. Más leads = más ingresos, lo cual es bueno para el negocio.
A partir de aquí, puedes empezar a establecer objetivos de tus indicadores KPIs a corto plazo. Según tu análisis de datos, supongamos que actualmente generan 1500 leads al mes. Tienes varios meses para alcanzar tu objetivo. Eso significa que tienes que descubrir cómo generar 166 leads adicionales cada mes.
De inmediato te darás cuenta si esto es posible o no. Estableciendo un objetivo a corto plazo para incrementar tus leads mensuales, puedes empezar a trabajar para alcanzar un objetivo más grande.
El beneficio real de establecer objetivos para KPIs a corto plazo es que te brinda retroalimentación casi inmediata sobre tus procesos y capacidad de ejecución.
Los objetivos inalcanzables desalientan a los equipos y dañan la moral. Los objetivos de tus indicadores KPIs deben motivar y recompensar el trabajo arduo.
Así que, supongamos que te propusiste generar esos 166 leads en julio, pero no lo logras, y solo generas 100. Esto no significa que tengas que descartar tu objetivo a largo plazo, aunque es motivo de discusión.
Puedes reevaluar los objetivos a largo plazo si no logras cumplir los objetivos de tus KPIs a corto plazo, por ejemplo de un trimestre.
Te compartimos también esta Guía de KPIs.
Revisa los objetivos con tu equipo
El éxito no se crea solo. La transparencia de los datos es un factor de éxito.
En otras palabras, comparte los objetivos de tus indicadores KPIs con tu equipo y revísalos en un entorno abierto y honesto. Promueve la retroalimentación y actúa en consecuencia.
Si eres un director de ventas, y tu equipo de primera línea te dice que no hay manera de que puedan alcanzar tus nuevos objetivos, entonces debes escucharlos.
No olvides que los objetivos de los KPIs deben ser desafiantes y, como una vez dijo un sabio ejecutivo, deben hacerte sentir un poco incómodo.
Si los objetivos que sugeriste desalientan instantáneamente a tu equipo, identifica las causas. ¿Tienen una crisis porque están utilizando un CRM obsoleto? ¿Tal vez necesitas mejores dashboards de ventas? ¿Les falta visibilidad de los procesos que influyen en los resultados positivos?
El trayecto hacia el logro de los objetivos de tus indicadores KPIs te permitirá innovar y auditar los procesos actuales. Puedes ser firme con tus objetivos, y aún así empatizar con los desafíos de la ejecución. Como gerente, tu trabajo es eliminar los obstáculos.
Revisa el progreso y haz los ajustes necesarios
El mundo empresarial sería mucho más simple si pudieras solo establecer objetivos y alcanzarlos mágicamente. Pero no es así. Los negocios son complejos y el crecimiento es desafiante.
Necesitas evaluar continuamente tu rendimiento en intervalos regulares. Contar con informes mensual es natural y un punto de partida ideal. Permite que tus proyectos se arraiguen e influyan en tus números.
Te recomiendo hacer revisiones regulares de tus indicadores KPIs. Estas reuniones cumplen dos propósitos:
Primero, te dan la oportunidad de celebrar el éxito. El impulso es un objetivo valioso por sí mismo, y el positivismo genera éxito.
Segundo, proporcionan un foro para discutir sobre los proyectos detrás de los números y evaluar cómo contribuyen al resultado final.
Al crear un diálogo abierto, puedes fomentar la independencia y el liderazgo dentro de tu equipo, y asegurarse de que cada KPI que definas tenga una base sólida para defenderse por sí solo.
A veces, tendrás que tomar una decisión difícil cómo ajustar tus objetivos. Comunicar un objetivo no alcanzado no es agradable. Pero no es el fin del mundo.
Demuéstrale a tu equipo que estás al tanto de los números, consciente de los desafíos que conlleva alcanzar los objetivos de tus KPIs, y que tienes un plan para resolver los problemas complejos.
Ser abierto y comunicativo sobre el rendimiento que se está teniendo puede dar la oportunidad de brindar soluciones y contribuir al cumplimiento de los objetivos.
Aprende más de la importancia del uso de datos para la toma de decisiones.
Cómo lograr que los objetivos de los indicadores KPIs sean viables
Siguiendo el proceso que hemos descrito, tienes un marco sólido para discutir los KPIs dentro de tu equipo. La clave es la comunicación. Atrévete a ser transparente y serás recompensado con aportaciones y contribuciones de lugares inesperados.
Parte de la comunicación es defender la revisión continua de tus objetivos de KPI. Puedes crear un dashboard que te ayude a mantener el rumbo, que te de la visibilidad que necesitas para hacer crecer tu negocio.
No olvides que en TuDashboard tenemos las herramientas digitales para poder medir y compartir con tu equipo el rendimiento de tus indicadores KPIs. Solicita una demostración de nuestra plataforma y resuelve todas tus dudas.
Deja una respuesta