A diferencia de otros departamentos de una empresa, el departamento legal no está acostumbrado al uso de gráficos de seguimiento y métricas del rendimiento de su departamento. Es por ello que hoy decidimos compartirles algunos indicadores para el área legal que deben monitorearse para tener evidencia de su desempeño.
A medida que ha aumentado la complejidad de la gestión de un departamento jurídico desde el nivel ejecutivo, es cada vez más común el establecimiento de métricas en esta área que permitan mostrar su valor a las partes interesadas.
¿Cómo lograrlo? ¿Cuáles son los indicadores que se deben monitorear?
Indicadores para el área legal o jurídica
La lista que figura a continuación ofrece un punto de partida de los indicadores clave de rendimiento que debe seguir un departamentos jurídico:
1. Gasto para el presupuesto
Este indicador, de hecho la mayoría de los indicadores de esta lista, están rastreando una más básica, el gasto legal total. El seguimiento de los presupuestos es la forma más eficaz de predecir y controlar los costos de los departamentos jurídicos.
Un departamento no puede determinar si se han cumplido las expectativas si no hay presupuestos para comparar los gastos. Los presupuestos controlan los costos porque se sabe que los gastos están siendo rastreados y si exceden sus presupuestos, tendrán que explicar la razón.
El seguimiento de los presupuestos y los gastos a lo largo del tiempo también proporcionan puntos de referencia en cuanto a lo que deberían costar ciertos tipos de asuntos, de modo que el departamento jurídico pueda establecer su propio presupuesto en los asuntos en función de lo que cuesten en el pasado.
Tener un control presupuestario ayuda también a estimar los presupuestos con precisión, de modo que los gastos sean lo más previsibles posible y las sorpresas se reduzcan al mínimo.
2. Carga de trabajo del personal
La medición efectiva de la carga de trabajo de un personal interno es una medida importante para rastrear para que los recursos de un departamento puedan ser asignados eficientemente.
El seguimiento de los asuntos, los gastos externos, el gasto promedio para un tipo de asunto, son métricas importantes para determinar el volumen de trabajo global del personal interno y si cada abogado está gestionando eficazmente los costos del personal externo.
Esta clase de indicadores para el área legal de una empresa también nos ayudan a medir el tiempo del ciclo de los asuntos, o el tiempo que un asunto está abierto. Al medir el tiempo, los departamentos jurídicos pueden determinar la duración de un asunto promedio de este tipo (como un asunto de revisión de contratos, por ejemplo), y mostrar cómo los tiempos del ciclo de este tipo de asuntos han disminuido y demostrar la eficiencia del departamento.
3. Gasto por tipo de materia y unidad de negocio
Estos indicadores ayudan a responder una pregunta básica: ¿De dónde se genera el gasto legal de un departamento? La determinación de los gastos legales por área de práctica (propiedad intelectual, empleo/trabajo, litigios, transacciones) puede ayudar a determinar:
- ¿Existe un área de práctica que tenga una cantidad sorprendente de gastos legales y, de ser así, por qué?
- Si hay una gran cantidad de gastos en un área de práctica determinada, ¿es más rentable contratar a otro abogado interno para que haga el trabajo?
Determinar a partir de qué unidad de negocio se generan los gastos jurídicos puede ayudar a las divisiones o filiales que necesitan cierta capacitación o mayor atención para mantener los costos bajo control.
Además, ahora existen herramientas de información que permiten a los departamentos jurídicos comparar sus gastos legales con los gastos generales de las empresas y los gastos de la materia.
Puedes hacer uso de un dashboard para empresas y detectar patrones de gastos que podrían reducirse.
4. Evaluación de abogados externos
Hay un principio detrás de este indicador: el trabajo debe ser dado a un abogado externo que proporcione el mayor valor. ¿Cómo se mide el valor de un abogado externo?
Dejando de lado los litigios entre empresas, donde el resultado es la única medida, el valor puede ser determinado por una variedad de factores como el costo, el rendimiento, el conocimiento de la cultura de la empresa y la capacidad de respuesta, entre otros.
Para operar de la manera más eficiente posible, se debe dar más trabajo a aquellos abogados que proporcionan el mayor valor.
La evaluación periódica del abogado es otro de los indicadores para el área legal que permitirá crear un depósito de datos sobre el abogado externo, de modo que cuando surja un nuevo asunto, encontrar el mejor abogado externo con el que trabajar es tan fácil como buscar en esos datos de evaluación y elegir un abogado de más alta calificación.
5. Gastos externos e internos como porcentaje de los ingresos de la empresa
Esta clase de indicadores para el área legal son interesantes de rastrear porque calculan el costo total de tu departamento legal, tanto interno como externo, en lugar de sólo el gasto legal externo. Estos datos ayudarán a medir la eficiencia de un departamento.
La reducción de esta métrica a lo largo del tiempo es un poderoso argumento para los que buscan pruebas del valor que proporciona el departamento jurídico.
En segundo lugar, el seguimiento de este porcentaje a lo largo del tiempo ayuda al departamento jurídico a encontrar la combinación ideal de asesoramiento interno y externo que proporcione el mayor valor a la empresa.
6. Ahorro en facturas
Esta es una métrica que puede ser desglosada en categorías más detalladas como reducciones de gastos, reducciones de tiempo y reducciones de las horas facturadas.
Muchos de estos ahorros representan frutos de bajo costo, es simplemente hacer cumplir las directrices de facturación y gastos de tu empresa. Dicho esto, es sorprendente la cantidad de departamentos legales que no revisan adecuadamente las facturas.
Si estas reducciones son calculadas se puede determinar quién está revisando las facturas adecuadamente y quién no. Además, se trata de una medida que puede utilizarse para mostrar a las partes interesadas los esfuerzos del departamento jurídico por controlar los costos.
7. Seguimiento y referencia
El seguimiento de los incrementos de las tasas a lo largo del tiempo es otro de los indicadores para el área legal que permite a un departamento saber si los incrementos de este año son anormales o están en línea con los promedios históricos.
Muchos departamentos legales tendrán un tope en los aumentos de las tasas para sus empresas o tendrán una congelación, por lo que el seguimiento de los aumentos reales de las tasas es vital para hacer cumplir estos requisitos.
8. Exposición a lo largo del tiempo
A nadie de la junta directiva, del consejo general o del consejo corporativo, le gusta ser sorprendido por un mal resultado. Dentro de los asuntos de un departamento legal, el seguimiento de la exposición (al menos para los casos más grandes) es una medida importante para que el consejo corporativo pueda manejar y reducir ese riesgo.
El seguimiento de la exposición máxima y mínima, junto con el probable resultado, permite al departamento jurídico mantener a los principales interesados informados de los posibles riesgos y evitar sorpresas embarazosas.
Además, el seguimiento de este número a lo largo del tiempo permite que el departamento jurídico pueda demostrar una vez más el valor mostrando cómo el departamento ha reducido la exposición de la empresa a lo largo del tiempo.
Te comparto también algunos ejemplos de indicadores inmobiliarios.
9. Formación interna frente a quejas sobre ética
Esta es otra medida que permite al departamento legal gestionar el riesgo y mostrar el valor. El seguimiento de las quejas éticas y las violaciones de Recursos Humanos por unidad de negocio permite al departamento legal dirigir la formación a los departamentos con más quejas.
Mostrar estos entrenamientos y quejas a lo largo del tiempo muestra la efectividad de los entrenamientos y el ahorro de costos al reducir este tipo de reclamos.
10. Lecciones aprendidas
Al igual que el seguimiento de las evaluaciones de los abogados externos, el seguimiento de las lecciones aprendidas en materia jurídica permite a un departamento jurídico crear un depósito de información sobre los tipos de asuntos regulares.
Tanto si se trata de ciertos tipos de contratos que un departamento jurídico negocia regularmente, como de tipos comunes de casos de litigio o de reglamentos específicos de su industria, la recopilación de los conocimientos adquiridos permite que el departamento jurídico sea más eficiente y eficaz.
Este también es un recurso inestimable cuando hay rotación de personal en un departamento, de modo que el conocimiento ganado no se pierde cuando los abogados experimentados se van.
Si quieres dar seguimiento a estos indicadores para el área legal de una empresa a través de un dashboard, no dudes en contactarnos. Puedes tener un software para dashboards en tu empresa que te permita medir el rendimiento de cada departamento, en tiempo real.
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