¿Cómo presentar un informe de KPIs?

Si quieres comprender mejor el estado de salud de tu negocio, tienes primero que definir tus indicadores, monitorearlos y después pensar en el informe de KPIs. Recuerda que es un proceso continuo, y que tu reporte solo te ayudará a mantener alineadas e informadas a todas las partes correspondientes.

¿Qué piensas cuando te piden un informe de KPIs? Quizá te imaginas que serás llamado a la oficina de tu jefe para dar cuenta de tu rendimiento y el de tu equipo.

Hoy las empresas que quieren destacar estructuran sus objetivos en torno a los KPIs definidos para que todos, partes interesadas, ejecutivos, gerentes y empleados, puedan monitorear el rendimiento en función a los objetivos.

Por lo tanto, para que un KPI sea efectivo debes evitar algunos errores comunes como la falta de apropiación y responsabilidad.

Cada KPI que definas debe tener un responsable. Y ese responsable debe comunicar de manera efectiva cómo avanzará hacia su cumplimiento. Por consiguiente, esa persona debe ser el responsable de crear el reporte de KPIs.

¿Qué es un informe de KPIs?

Un informe de KPIs es la presentación que resume el rendimiento actual en comparación con tus objetivos. Puede ser presentado en una variedad de formas, desde hojas de cálculo y diapositivas hasta informes formales escritos y dashboards.

Al crear un dashboard de KPIs, además de obtener una comprensión fácil y un acceso en tiempo real a tus KPIs, puede funcionar como un informe de KPIs, especialmente si quieres proporcionar una vista dinámica de los datos detrás de tus KPIs.

Un informe de KPIs a través de un dashboard puede ayudar a que la conversación fluya en torno a gráficos y cuadros maravillosamente diseñados, y puede ahorrarte la necesidad de tener que compilar notas para tu informe a final de mes o trimestre.

Construir dashboards requiere de trabajo, pero una vez que hayas iniciado podrás dar un paso atrás y permitir que los datos que recopiles se actualicen en tiempo real.

Para entregar un informe de KPIs sólido, además de escoger KPIs claves para el funcionamiento de tu empresa, debes lograr un equilibrio entre gestionar el mensaje y ser transparente con tus números.

Para todo lo anterior, te puedes apoyar en un dashboard en tiempo real.

¿Para qué crear un informe de KPIs?

Los informes de KPI son ideales para las siguientes situaciones:

• Presentar datos a profundidad para un tema muy específico (como demostrar el progreso respecto a un único objetivo estratégico).
• Presentar datos de alto nivel para una visión general de tu organización (como un resumen de los principales KPIs de tu empresa).
• Crear una fuerte sensación de compromiso en torno a la presentación de los resultados (como para impresionar a los consejos de administración, a los inversores o para presentaciones públicas).

Checa más en esta Guía de KPIs.

Cómo presentar un informe de KPIs

No todo es risa y felicidad cuando se trata de KPIs, estos deben desafiarte y, a veces, podrías necesitar hacerte responsable si las cosas no van bien.

Un excelente informe de KPIs comienza, ante todo, con un cálculo honesto de los hechos. Si estás incómodo con los resultados de tu rendimiento, no te enfoques en gestionar el mensaje.

Si tu negocio se toma en serio el crecimiento, todos querrán ser directos cuando se trate de los datos.

Estas son algunas maneras de presentar tu informe de KPIs:

• Recuerda incluir KPIs medibles y procesables.
• Seleccionar los KPIs que desea incluir. Aquí algunos ejemplos de KPIs que te pueden ser de utilidad.
• Puedes presentar varios indicadores de rendimiento en una tabla y compararlos con un objetivo.
  
• Puedes apoyarte del uso de colores como verdes para mostrar las desviaciones positivas y rojos hacia abajo para mostrar las desviaciones negativas.
• Puedes hacer uso de diferentes tipos de gráficas para mostrar datos como tendencias a lo largo de un periodo de tiempo analizado, por ejemplo, los meses.

Consejos para la entrega de tu informe de KPIs

Estas son algunas recomendaciones que debes tomar en cuenta al momento de presentar tu informe de los KPIs que monitoreas:

• Entrega informes de KPIs honestos

Independientemente de que tus números sean buenos o malos, proporciona a los interesados una visión clara de ellos. Si son malos, analiza a detalle por qué son malos y asegúrate de que todo esto sea comunicado.

• Utiliza elementos visuales para tu informe de KPIs

Si vas a usar dashboards para presentar informes a la junta directiva recuerda que de la vista nace el amor, así que tómate tu tiempo al diseñar los KPIs.

Ten en cuenta que llegará el momento en que se los tengas que presentar a tu audiencia, qué mejor que hacerlo a través de un dashboard.

Aquí 5 consejos de visualización de datos.

• Programa actualizaciones periódicas de los KPIs

Los KPIs deben rendir cuentas y estar sujetos a plazos. Por lo tanto, no deberías estar hablando de los mismo objetivos por meses o años enteros. 

Muestra el progreso proporcionando a los interesados actualizaciones periódicas. Una cadencia mensual de informes mantendrá a todos alineados al proyecto.

• Redefine frecuentemente los KPIs

Deberías estar alcanzando tus objetivos o redefiniendo tus objetivos de KPIs periódicamente. Recuerda que puede ser desmoralizador para tu equipo ver objetivos inalcanzables.

Aprende cómo escoger KPIs, establece objetivos alcanzables, que puedan ser logrados, pero que si no los logras por completo, todavía puedas sentirte orgulloso del progreso que hiciste.

• Da acceso a tus KPIs

Haz que tus KPIs estén disponibles para que todos puedan monitorearlos en tiempo real. Los dashboards que son colocados en pantallas, por ejemplo, en diversos espacios en las oficinas,  son una excelente manera de visualizar tus datos y mantener a todos en la misma página cuando se trata de tus números. Pero también puedes hacerlo de muchas otras maneras.

Si has establecido tus objetivos, un informe de KPIs es la forma en la que seguirás siendo responsable de ese objetivo. Es una manera de demostrarle a los demás lo que quieres lograr, que te preparas para lograrlo y que les estás informando sobre tu progreso.

Te compartimos el siguiente artículo sobre cómo reportar actividades de trabajo de manera eficaz.

Decídete a presentar tu informe de KPIs a través de un dashboard. Recuerda que en TuDashboard contamos con la herramienta que te ayudará a sorprender a todos en tu próximo informe de actividades. 

Te ofrecemos una asesoría sin costo para que aprendas qué KPIs puedes incluir en tu próximo informe, y además, cómo puedes presentarlo a través de un dashboard para que tengas toda tu información actualizada, utilizando datos de distintas fuentes, y ¡presentarlos en tiempo real!

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