Crear un informe para una junta de socios puede ser una tarea tediosa o frustrante para la persona encargada de realizar el reporte manualmente, teniendo que ir de un lugar a otro recopilando la información que presentar. Pero también existen otros factores que debes de considerar al momento de organizar y llevar a cabo este tipo de reuniones en las que se toman decisiones fundamentales para el futuro del negocio.
Hoy compartiremos algunas sugerencias prácticas al presentar un informe empresarial que te ayudarán a sacarle provecho a futuras reuniones de trabajo.
Cómo presentar un informe para una junta de socios
Estas sugerencias tienen mucho sentido para las pequeñas empresas y para aquellas organizaciones que cuenten con una junta de socios:
1. Asegúrate de que todos estén al día antes de la reunión
Los miembros de la junta de socios deben tener toda la información (informes, hechos y cifras) mucho antes del día de la reunión.
Los miembros de la junta directiva necesitan tiempo para leer y digerir la información. Si han tenido tiempo de reflexionar sobre los temas con anticipación, es seguro que acudirán a la reunión mejor preparados para realizar contribuciones más significativas. Las opiniones formadas de antemano tienen más peso que las opiniones formadas en el lugar de manera instantánea.
Al tener con anticipación el informe para una junta de socios, las personas pueden preparar puntos de discusión, para responder mejor las preguntas relacionadas con los temas que se toquen en la reunión. También ayuda a mantener la reunión enfocada porque se ha tenido la oportunidad de poner a todos al día.
Las ventajas de automatizar un informe son enormes, sobre todo porque los socios pueden tener la información actualizada, aún cuando hayan recibido el informe en días antes. El presentar la información en un dashboard te permite este beneficio.
2. Procura que los temas administrativos se discutan brevemente
Si bien parece bastante obvio, es importante asignar tiempo en una reunión a los temas más críticos. Quedarse atascado en los detalles administrativos puede desviar a las personas y a su energía.
En general, las resoluciones oficiales se pueden manejar en unos 15 minutos, antes de enfocarse en los puntos claves de un informe para una junta de socios.
3. No solo informes, mejor ¡discute!
No puedes cambiar el pasado, por lo que volver a hablar sobre los resultados del último trimestre no servirá de mucho; Un CEO necesita orientación sobre futuras decisiones o problemas que se avecinen en el horizonte.
En una buena reunión de la junta de socios, es mejor dedicar el menor tiempo posible a los informes pasados y el mayor tiempo posible en temas centrados en el futuro.
Te compartimos 7 pasos para crear un informe ejecutivo de manera correcta.
Es preferible que el CEO de la empresa se haga cargo de la reunión y que establezca tres o cuatro temas específicos para la discusión. Los miembros de la junta de socios deben comprender los temas que son más relevantes, lo que necesita de más atención o información.
Si utilizas la reunión para discutir desafíos actuales en lugar de repasar lo que ya sucedió, es más probable que salgas de la reunión con algo valioso.
La discusión enfocada en temas vitales para el crecimiento empresarial, incluso si hay diferentes puntos de vista, genera un mejor intercambio de experiencias y asesoramiento, y la posibilidad de encontrar soluciones y definir nuevas metas.
Usa dashboards para presentar informes a la junta directiva, es una excelente herramienta para presentar un reporte a la junta de socios. Los resultados del rendimiento de tu negocio estarán a un solo vistazo, todos los datos en un mismo lugar para que puedas tomar decisiones ¡al instante!
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