Hacer crecer tu negocio es mucho más que solo hacer ventas. Existen diversas características, además de la cantidad de tratos cerrados en un período de tiempo, que sin duda afectan el éxito de tu equipo de ventas. Aquí es donde los informes de ventas completos son de gran utilidad.
Hoy te vamos a compartir una guía completa que te ayudará a crear informes que te ayudarán a realizar un mejor análisis de ventas y hacer despuntar tu negocio.
¿Qué es un informe de ventas?
Los informes de ventas son un registro de la actividad de ventas durante un período de tiempo particular. Estos informes detallan que representantes han estado haciendo que, revelan si el equipo está en camino de cumplir con su objetivo y alertan a la administración sobre cualquier problema potencial.
Generados por representantes de ventas individuales o gerentes, los informes de ventas incluyen datos sobre el volumen de ventas, oportunidades continuas, nuevas cuentas, ingresos y costos de adquisición de clientes.
¿Por qué las empresas deben preocuparse por los informes de ventas?
Medir las ventas es fundamental para conocer el crecimiento de tu negocio. Las startups y las pequeñas y medianas empresas pueden usar los conocimientos obtenidos de los informes de ventas para optimizar su proceso de ventas y su estrategia de crecimiento.
Los informes de ventas mantienen a la gerencia al tanto de las actividades de ventas para que puedan ver lo que está permitiendo y obstaculizando el éxito de su equipo. Los informes de ventas regulares permiten a las empresas responder algunas de las preguntas más importantes que deben abordar para impulsar su crecimiento, tales como:
- ¿Quiénes son nuestros clientes ideales?
- ¿De dónde vienen nuestros mejores leads?
- ¿Qué motiva a los nuevos clientes a comprar?
- ¿Qué factores impiden que un prospecto compre?
- ¿Hay sesgos en nuestra cartera de ventas? Si es así, ¿cómo podemos mejorarlo?
- ¿Los representantes individuales están cumpliendo sus objetivos?
- ¿Está el equipo en el camino correcto para cumplir con sus objetivos de ventas específicos?
- ¿Qué está haciendo nuestro mejor representante de ventas que el resto del equipo puede replicar?
- ¿Cómo se comparan las ventas de este trimestre con períodos anteriores?
- ¿Cuál es nuestro pronóstico para el próximo periodo o trimestre?
Mantener un registro de las transacciones en cada etapa del proceso de ventas te permite analizar y comprender qué está haciendo bien tu equipo y qué necesita mejorar. Estos datos no solo te informan sobre la productividad, las fortalezas y las debilidades de tu equipo de ventas, sino que también te informan sobre tus clientes y tu proceso general de ventas.
Cómo escribir un informe de ventas
Hay una variedad de detalles que puedes incluir en tus informes de ventas; pero incluir demasiada información puede restar valor a las ideas clave que deseas resaltar. En su lugar, presta atención a los indicadores de ventas más importante para tu proceso.
Una vez que sepas cuál debe ser tu enfoque, estos son los pasos básicos que puedes seguir para escribir un informe de ventas:
- Comienza con un resumen
Comenzar tu informe de ventas con una descripción general te permite llegar primero a lo bueno. Revisa tus números del mes, trimestre o año para determinar las conclusiones clave.
Al escribir el resumen, pregúntate: «¿Qué es lo más importante que quiero comunicar en mi informe de ventas?»
En muchos casos, habla sobre la cantidad de ventas realizadas durante un período y si se cumplió con el objetivo que se deseaba alcanzar son las cifras más importantes a destacar. Recuerda que mantener el resumen breve: un párrafo es suficiente para un informe semanal, mientras que un informe trimestral o anual puede requerir hasta una página.
- Desglosa los números
Después del resumen, incluye una sección centrada en las cifras de ventas. El contenido exacto de esta sección varía de empresa a empresa, pero detalla las métricas relacionadas con tus ventas totales para el período.
Aquí hay algunas cosas que puedes incluir en tu informe de ventas:
- Número de ofertas en cada etapa del embudo
- Tamaño promedio del acuerdo y el valor de cada acuerdo cerrado.
- Tasa de cierre. Esto te permite predecir cuántos clientes potenciales nuevos necesitas para cerrar un nuevo acuerdo.
- Duración del ciclo de ventas (cuánto tiempo lleva cerrar cada oferta).
- Interpreta tus resultados
Una vez que hayas proporcionado todos los números y datos relevantes, incluye una comparación entre períodos anteriores para obtener más contexto. Utiliza gráficos para visualizar cómo se comparan tus números actuales con el mes o trimestre anterior.
También debes utilizar esta sección de tu informe de ventas para describir algunos de los factores que afectaron el volumen de ventas. Independientemente de si cumpliste o no con tu objetivo de ventas, es crucial analizar qué factores llevaron a estos resultados.
Si tuviste un mal trimestre, identifica qué salió mal y describe cómo planeas mejorar para el próximo trimestre. Si superaste tu cuota de ventas, descubre una forma de replicar estos resultados en el futuro.
Conoce más de la importancia de los KPIs de ventas para impulsar el fondo del embudo.
4 consejos para minimizar la carga de los informes de ventas
A decir verdad, a nadie le gusta crear informes de ventas. Sin embargo, hay algunas cosas que puedes hacer para que los informes de ventas sean un poco menos desagradables y más fáciles de realizar.
Entonces, ¿cómo puedes evitar que los informes de ventas se conviertan en una tarea?
- Escribe cada informe de ventas con un objetivo en mente
Establece objetivos relevantes para tu equipo de ventas al comienzo de cada mes o trimestre. Dales puntos de referencia específicos para trabajar. Cuando llegue el momento de reflexionar sobre el período, describe las preguntas que deben responder en tus informes de ventas.
Por ejemplo, si tu objetivo este mes es optimizar los ingresos de los clientes existentes, tu informe de ventas debe resaltar la actividad de ventas relacionada con las ventas adicionales y cómo la rentabilidad en esas cuentas ha cambiado con el tiempo.
¿Cuál es tu métrica de embudo de ventas?
- Establece un cronograma para los informes de ventas (y síguelo)
Los informes regulares son una manera fácil de evitar que los informes de ventas se sientan como una carga. En lugar de encontrar excusas para posponerlo, comprométete a presentar informes a intervalos regulares para asegurarte de que se conviertan en parte de tu rutina.
Uno de los principales beneficios de los informes frecuentes es que con el tiempo obtendrás más valor de los informes de ventas, ya que tendrás más datos para comparar. Esto te ayudará a guiarte a ti mismo y a tu gerente de ventas en la dirección correcta al tomar decisiones sobre tus objetivos de ventas, cuotas de ventas, pronósticos de ventas y precios.
Además, los informes de ventas se vuelven más fáciles (y más rápidos) con la práctica.
- Estandarizar métricas y envío de datos
Mantener tus datos organizados es otra forma de hacer que los informes de ventas sean lo más fáciles posible. Esto puede implicar tener un CRM que rastree y formatee automáticamente información sobre tu actividad de ventas.
Entre las métricas de ventas más valiosas que debes tener en cuenta se encuentran la cobertura de la cartera de ventas, la tasa de oportunidades ganadas, los nuevos clientes potenciales mensuales y las ventas mensuales.
- Usa un dashboard de ventas
Un dashboard de ventas para medir a tus equipos te ayudará a optimizar el seguimiento, automatizar partes del proceso de informes de ventas y visualizar tus datos en un solo lugar. Esta es una manera fácil de generar informes de ventas detallados y personalizados usando los datos que tienes a la mano.
Un dashboard te permitirá tener informes limpios y visualmente agradables donde pueden cambiar fácilmente la visualización de tus métricas para observar detalles importantes de tu rendimiento.
TuDashboard te ofrece la posibilidad de tener diversos datos, de diversas fuentes en un solo espacio, para que puedas monitorearlos y ver cómo cambian tus datos de ventas en tiempo real, lo que hará que tener informes de ventas sea más fácil que nunca.
Si deseas optimizar los informes de ventas para poder centrarte en las ventas en lugar de en los datos, comience hoy tu prueba gratuita de nuestro software para dashboards.
Deja una respuesta