Los KPIs son esenciales en toda empresa, pues nos ayudan a demostrar que los objetivos planteados se han alcanzado. Es por ello que hoy conoceremos cuáles son los KPIs para la gestión de nóminas que te ayudarán a optimizar este proceso.
Las organizaciones utilizan KPIs para centrarse en el rendimiento general de la empresa, y también para centrarse en los procesos de diferentes departamentos, como el financiero, el de nóminas y los KPIs de recursos humanos.
Cualquiera que sean los KPIs a los que les des seguimiento, te proporcionarán los conocimientos necesarios para saber si has tenido éxito al implementar tus objetivos, y en este caso, garantizar que los recursos de la nómina se distribuyen correctamente.
¿Qué son los KPI de nómina?
Los KPIs de nóminas son mediciones de rendimiento que hacen un seguimiento de los procesos y analizan los costos respectivos para indicar la precisión total del proceso.
Aunque muchas empresas utilizan diferentes indicadores, es vital hacer un seguimiento de los KPIs fundamentales para evitar cualquier imprecisión en la nómina que repercuta en los recursos de la empresa y afecte a tu personal.
La construcción de una base de procesos de nómina precisos no sólo proporcionará un indicador de lo bien que están funcionando, sino que actuará como análisis de costo-beneficio para cualquiera de los costos relacionados con la compensación de tu negocio.
Ejemplos de KPIs para la gestión de nóminas
Esos son algunos indicadores de recursos humanos que te ayudarán a medir el desempeño de este proceso:
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El costo de las nómina
¿Te has preguntado alguna vez cuánto le cuesta a tu organización todo el proceso de nóminas? El KPI del costo de las nóminas analizará el gasto total y te proporcionará las soluciones ideales para que el funcionamiento de la nómina sea menos costoso.
Para determinar el costo real de la nómina, se debe tener en cuenta a todas las personas de la organización que contribuyen a cualquier elemento de este proceso.
Esto puede abarcar desde los salarios del personal que recopilan la información, los costos de contabilidad de las nóminas y cualquier gasto de la empresa.
Esta es una lista completa de factores que podrían identificarse para determinar el coste de nómina.
- El salario del personal que llena las hojas de tiempo para la introducción de la nómina.
- El apoyo informático pertinente para el procesamiento de las nóminas.
- Los gastos de la empresa.
- Los costos de la contabilidad de las nóminas.
- La implementación y el mantenimiento del software o sistemas relacionados.
- El salario del personal directivo por el tiempo dedicado a la tramitación de las nóminas y las consultas.
- El costo salarial por el tiempo dedicado a cualquier procesamiento transaccional de las nóminas.
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Productividad y eficacia
Otro de los KPIs para la gestión de nóminas que puede mejorar las funciones del departamento es la productividad. En este caso, se examinan los aspectos específicos de la productividad del departamento de nóminas, al tiempo que se identifica el rendimiento individual.
Aquí algunos ejemplos de indicadores de productividad que te serán de utilidad.
La forma estandarizada de medir la productividad es comparar la proporción de empleados de nóminas con el número de empleados a los que se presta servicio.
Checa esta lista de métricas que te ayudarán a identificar cualquier problema que afecte a la productividad de esta área:
- El número de pagos procesados
- El número de pagos procesados fuera del ciclo normal de la nómina.
- El número de pagos retrospectivos.
- El tiempo que se tarda en resolver las entradas que contienen datos no limpios.
Al mismo tiempo que se mide la productividad, hay que medir la eficacia. La eficacia pretende esbozar si tu departamento de nóminas está logrando los resultados deseados en el plazo previsto y proporciona los factores que podrían estar influyendo en la eficacia de un empleado, por ejemplo:
- Cualquier error en las nóminas, incluidos los pagos mayores
- Consultas sobre la nómina frente al tiempo que se tarda en responder a ellas.
- El grado de automatización de los procesos, es decir, los fórmulas, transacciones, informes y la elaboración de nóminas.
Como se ha mostrado, hay numerosas formas en las que esta clase de KPIs para la gestión de nóminas pueden ayudarte a seguir y analizar la productividad y la eficacia de tu proceso, y es importante pensar en los métodos fundamentales que reducirán la cantidad de tiempo y dinero que se gasta en estos procesos.
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Horas extras
Las horas extras tienden a estresar y desgastar a los empleados, lo que supone una mayor presión para que los encargados de las nóminas se aseguren de no cometer errores al calcular los costos de las horas extra para recompensar al personal.
La forma más eficaz de calcular este indicador es sumar el costo total de las horas extras pagadas y, a continuación, analizar el costo de la nómina por departamentos y equipos. Al hacerlo, podrá medir la cantidad de horas extra que trabajan los empleados y, asimismo, el tiempo dedicado a calcular el salario de las horas extra.
Una vez que estés seguro de que has contabilizado las horas correctamente, podrás tomar decisiones informadas sobre el personal, reduciendo la carga de trabajo de los empleados, modificando los horarios de las horas extras e identificando la necesidad de contratar más personal. Asimismo, podrás determinar si hay alguna métrica de rendimiento que tu equipo pueda adoptar para ser más eficaz en el cálculo de las horas extras.
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Tasa de rotación de empleados
Otro de los KPIs para la gestión de nóminas es la tasa de rotación de empleados. El costo que esto implica justifica la importancia de controlar el absentismo de los empleados para poder realizar ajustes en el lugar de trabajo que puedan reducir radicalmente los costos y mejorar la productividad.
Junto a los empleados que abandonan la empresa, también están los que se enferman y dejan de trabajar. El costo de estas ausencias también se debe monitorear.
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Costos de la formación de empleados
A lo largo del proceso de incorporación, la formación de los nuevos empleados puede resultar costosa. Aunque proporcionará muchos beneficios a largo plazo para tu organización, el costo inicial y los niveles de productividad de los empleados a lo largo de la formación pueden ser perjudiciales.
Para conocer este dato, divide el número de personas capacitadas a lo largo del proceso. Es fundamental recordar que el costo total de la formación debe incluir los costos de los instructores, las instalaciones, el equipo, los viajes, la comida y el tiempo total que se tarda en formar a los nuevos empleados.
Una vez que tengas una imagen clara de cada costo, podrás identificar formas de reducir el gasto eliminando elementos o estableciendo nuevos procesos para reducir el costo total.
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Número de errores
El proceso de elaboración de nóminas es un proceso en el que se pueden cometer errores. Para garantizar un proceso de nóminas de manera precisa, ten en cuenta los elementos que se enumeran a continuación:
- La exactitud del seguimiento del tiempo para la compensación por hora.
- Las diferencias en los tipos de salario, es decir, por hora, por comisión, por contrato.
- Las solicitudes de los diferentes tipos de permisos, por ejemplo, maternidad, baja por enfermedad, etc.
Cómo monitorear KPIs para la gestión de nóminas
Una de las herramientas que te pueden ayudar a monitorear el desempeño de los diversos procesos del área de encargada de la nómina, es un tablero de control de Recursos Humanos o un dashboard de contabilidad.
Ambas son herramientas intuitivas que te permiten tener datos de diversas fuentes, actualizados en tiempo real, que agilizan este proceso y el desempeño de estas funciones.
Si quieres conocer cómo funcionan y las ventajas de su uso, solicita una demostración de nuestro software para dashboards y conoce todas sus funciones.
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