No es fácil averiguar cómo reducir los costos en tu empresa. La clave es adoptar un enfoque sistemático del control de lo que se gasta. Es por ello que hoy compartiremos algunos KPIs para reducir costos que seguramente te serán de gran utilidad.
El primer paso es examinar los gastos y las cuentas por pagar para ver a qué están vinculados los costos. Puedes comenzar analizando los datos del último par de años para identificar las principales fuentes de gastos y ver si han cambiado.
Pero, ¿qué KPIs debo monitorear?
Ejemplos de KPIs para reducir costos
Controla esta clase de KPIs para un departamento de compras y mide la eficacia de tus esfuerzos hasta la fecha:
1. Ahorro anual
Un ahorro de costos se consigue mediante la eliminación de procesos ineficaces y acuerdos con los proveedores. Para tener una buena idea de lo bien o lo mal que se están amortizando las inversiones en compras, hay que hacer un seguimiento del ahorro anual.
Dar seguimiento a este tipo de KPIs para reducir costos te dará una visión general de tu departamento de compras. Por supuesto, tendrás que profundizar aún más en los datos para ver exactamente dónde está reduciendo tus costos. De este modo, también podrás averiguar qué áreas necesitan una mayor atención.
2. Gasto imprevisto
El gasto imprevisto o no planeado es un problema importante en la mayoría de las organizaciones. Muchos empleados admiten que han tomado decisiones de compra sin pasar por los canales de autorización adecuados.
Para que tu organización sea lo más rentable posible, debe reducir todos los gastos superfluos. Cuanto más avances en el control de los gastos que no son necesarios o no están aprobados, más saludables serán sus resultados.
Aquí algunos kpis para gerentes de finanzas que seguramente ayudarán a llevar un mejor control de tu negocio.
3. Gestión de proveedores
¿Con cuántos proveedores trabaja tu empresa? Las mejores prácticas indican que cuantos menos proveedores trabajen contigo más posibilidades tendrás de conseguir buenas ofertas.
Si controlas el número de proveedores con los que trabajas y averiguas cómo puedes obtener precios más bajos, podrás ahorrar considerablemente al tiempo que agilizas el proceso de compra.
Este tipo de KPIs para reducir costos es especialmente importante para las organizaciones que han sufrido recientemente fusiones o han adquirido otras empresas. Así que revisa estas métricas para evaluación de proveedores y puedas decidir con cuáles te puedes quedar.
4. Ahorro de costos
Hacer un seguimiento de los ahorros, ya sea por proyecto o durante un periodo de tiempo, te permite ver dónde están funcionando tus esfuerzos con mayor eficacia y qué otras áreas necesitan más atención.
Haz un seguimiento de los gastos de los proveedores y elabora proyecciones para proyectos de cierto tamaño o período de tiempo. A continuación, profundiza en las estrategias generales de reducción de costos para esos proyectos. Con el tiempo, obtendrás información clave sobre cómo replicar y ahorrar más en el futuro.
5. Gastos evitados
Para entender el ROI real de sus inversiones en compras, debe considerar cuánto dinero está ahorrando en general. Pero también tiene que determinar cuántos gastos excesivos está evitando al optimizar las compras.
6. Precios y cumplimiento de los contratos
Negociar condiciones extremadamente favorables no te llevará muy lejos si no aprovechas todos los descuentos disponibles. Del mismo modo, si un proveedor no cumple su parte del trato, es posible que puedas negociar para conseguir precios más bajos.
Para optimizar la gestión de los gastos, debes prestar atención a si se aprovecha siempre las condiciones favorables de pago. Al monitorear esta clase de KPIs para reducir costos noa aseguramos también de que los contratos se cumplen.
7. Contribución de cada área al gasto total
Algunos departamentos o funciones empresariales utilizan más recursos. De este modo, al monitorear tus KPIs podrás saber en qué debes centrar la mayor parte de tus energías para mejorar la eficiencia de las compras.
En un mundo ideal, podrías invertir dinero en mejorar la estrategia de compras de tu organización y esto se traduciría en un ahorro de costos.
¿Cómo monitorear KPIs para reducir costos?
Cada organización tiene necesidades diferentes. Al hacer un seguimiento de estos KPIs para reducir costos, aumentarás las posibilidades de obtener los resultados que están buscando. Con más datos a mano, puede perfeccionar aún más su estrategia de compras para obtener dividendos aún mayores.
Los KPI anteriores no son los únicos que existen. Haz tu propia lista en función de los objetivos de tu organización. Pregúntate de manera constante:: «¿Cuántos KPI analizo y utilizo para los informes? ¿Cuántos me ayudan realmente a seguir mi progreso hacia mis objetivos? «
Si estás dedicando demasiado tiempo a crear un informe de KPIs con datos que no hacen avanzar a tu equipo de compras, puede ser el momento de reevaluar las prioridades.
Evita hacer uso de métricas y KPIs que no son útiles para tu negocio y decídete a mejorear tus procesos teniendo una mejor visualizaciòn de lo que se gasta.
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