Existen KPIs para un almacén que te ayudarán a hacer un seguimiento para un rendimiento óptimo de tu establecimiento.
Podrías enviar los pedidos a los clientes de forma más rápida y eficiente. Pero si no estás rastreando el rendimiento para una mejor gestión de almacenes, nunca sabrás cómo lograrlo.
Los KPIs para un almacén son la respuesta.
Estos indicadores de gestión del área de almacén son los que te permiten establecer un punto de referencia para las mejoras mes a mes. Los KPIs te ayudan a identificar las áreas que (cuando se combinan con un procedimiento sólido y un sistema de gestión de almacenes) tendrán un efecto directo tanto en los costos generales del negocio, como en la satisfacción del cliente.
¿Qué es un KPI para almacén?
Los KPIs de almacén son métricas de rendimiento que ayudan a evaluar la eficacia de un equipo, un proyecto o incluso una empresa. En este caso un almacén.
Es una forma de medir los objetivos como parte de una estrategia más amplia o de alinear a todos con un objetivo, pero no es el objetivo en sí. Los KPIs para almacén pueden centrarse en actividades más amplias o en métricas o procesos específicos.
Conoce más de las características de los KPIs.
Ejemplos de KPIs para un almacén
Hoy te compartiremos ejemplos de indicadores de almacenamiento para que comiences el seguimiento ahora.
1.- Eficiencia de recepción
La operación de un almacén comienza con la recepción y reserva de las existencias entrantes.
Esto puede parecer algo simple a primera vista. Pero es completamente útil, más cuando se consideras toda las cosas que puede implicar la recepción:
- Múltiples entregas de nuevo stock cada semana.
- Devoluciones de clientes de artículos buenos.
- Devoluciones de clientes de artículos dañados.
- Devolución al stock del proveedor.
Una parte tan importante de la operación del almacén necesita ser rastreada y medida con sus propios KPIs para almacén. Esto se puede hacer prestando mucha atención al tiempo que tardas en contar las existencias recibidas, registrarlas y prepararlas para guardarlas.
Es una buena idea registrar la hora exacta de todas las entregas. Luego registrar otra marca de tiempo tan pronto como estas existencias estén listas para ser guardadas. Entonces teniendo estos datos en cuenta puedes calcular un promedio para el mes y compararlo con el rendimiento anterior.
Te invito a leer: Cómo calcular la rotación de stocks de tu inventario
Consejos para mejorar la eficiencia de la recepción en un almacén:
- Sistematizar el proceso y asignar la tarea sólo a personal capacitado.
- Crear un SKU único para cada variante del producto.
- Asignar cada SKU a una ubicación específica del almacén para guardarlo rápidamente.
El uso de un escáner de código de barras puede ayudarte a mejorar este tipo de KPIs para un almacén.
Tan pronto como un producto es escaneado, podrás elegir la cantidad que ha llegado en la orden de compra y anotar la cifra en el inventario activo en ese mismo momento y así tener un mejor manejo de inventarios.
2.- Precisión de la recolección de pedidos
Otro de los KPIs para un almacén es la precisión cuando se recogen los pedidos.
La recolección de pedidos es una de las actividades más complejas de un almacén. Una orden incorrecta significa artículos devueltos y tener que pagar para corregir el error.
Así que esto es algo que puede tener un gran impacto en los costos y la satisfacción del cliente.
Para calcular la precisión de la recolección podemos utilizar algunos datos tomados de la tasa de devolución y el número total del pedido en la siguiente ecuación:
Precisión de recolección = (Total de órdenes – retorno de productos incorrectos) / Órdenes totales x 100
Esto entonces da un porcentaje del número de pedidos que fueron elegidos correctamente.
Consejos para mejorar la precisión de la recolección en un almacén:
- Organiza y prepara tu almacén de una manera ordenada.
- Utiliza los sistemas de picking más adecuados para su operación.
- Invierte en la minimización de la rotación de la mano de obra para mantener a los recolectores experimentados por más tiempo.
- Adopta un sistema digital de «pick & pack» con el uso de un escáner de código de barras.
Te recomiendo leer: Cómo lograr la precisión de inventario de tu negocio
3.- Costos de transporte
Cuanto más tiempo permanezca el inventario en el almacén, más le costará al negocio. Pero es esencial ser capaz de poner un número cuantificable en su lugar como uno de tus KPIs para un almacén.
Los costos totales de mantenimiento son la suma de todo lo que le cuesta a un negocio mantener sus existencias durante un cierto tiempo.
Esto incluye costos como:
- Costo de capital.
- Costos de almacenamiento.
- Equipo y software.
- Materiales.
- Impuestos.
Esto se vuelve relevante como un indicador clave para tu almacén cuando se expresa como un porcentaje del valor total del inventario:
Costo de inventario = (Costos totales / Valor promedio del inventario) x 100
Este resultado te puede dar un mejor indicador del beneficio que te está aportando realmente el stock actual, y qué impacto está teniendo el rendimiento del almacén en esto.
Conoce 3 KPIs para empresas de transporte y distribución que debes medir.
Consejos para mejorar los costos de transporte de tu almacén:
- Adopta la automatización para reducir los costos de mano de obra sin sacrificar la productividad del almacén.
- Vigila el tiempo que el inventario permanece en el almacén.
- Trabajar para reducir la pérdida de inventario.
Te compartimos también algunos indicadores de productividad en el transporte que debes monitorear.
4.- Rotación de inventario
La rotación del inventario es otro de los KPIs de almacén, y está muy relacionado con el costo de mantenimiento de los inventarios.
Básicamente es la frecuencia con la que vendes tu inventario. En otras palabras, la rapidez con la que vendes y envías las existencias una vez que se han almacenado.
Obviamente, este es uno de los KPIs de almacén que buscas mantener altos y crecientes.
Cuanto más rápido muevas el stock, menos cuesta almacenarlo y más beneficios puedes obtener de él.
Tu sistema de gestión de control de inventarios normalmente te dará una cifra relacionada para que tengas información sobre esto. Pero puedes calcular la rotación del inventario con la siguiente fórmula:
Retorno de inventario = Costo de los productos vendidos / Inventario promedio
El seguimiento de esta métrica te permite una mayor comprensión de la popularidad de ciertos artículos y por supuesto, esto te puede ayudar a medir las futuras prácticas de compra.
Consejos para mejorar la rotación del inventario de tu almacén
- Domina tus habilidades de pronóstico de inventarios.
- Identificar las existencias de movimiento lento y poner en marcha estrategias de reducción de inventario.
- Utiliza un dashboard para inventario y obtén una mejor visualización de la información de lo que tienes en stock.
5. Tasa de retorno
La tasa de retorno es un simple pero vital KPI relacionado con la gestión de cualquier almacén. Como el término sugiere, determina la frecuencia con la que los clientes devuelven los artículos.
Esto obviamente te da una gran idea en su conjunto de la satisfacción de los clientes.
Pero la clave para obtener el mejor uso de este KPI de almacenes es segmentar la razón de la devolución.
Así que determina varias razones de devolución diferentes y utiliza la siguiente ecuación para analizar cada una de ellas:
Tasa de retorno de productos = (Unidades regresadas / unidades vendidas) x 100
De esta manera, el gerente de almacén u operaciones puede empezar a buscar las razones exactas por las que este KPI puede ser alto y de igual manera poner en marcha las estrategias necesarias para resolverlo.
Por ejemplo, muchas devoluciones debido a un artículo incorrecto indican que el proceso de recolección debe ser revisado. Mientras que muchas devoluciones del comprador pueden ser porque no cumple con la descripción del producto del canal de ventas y necesita ser abordado.
Consejos para mejorar la tasa de retorno en un almacén
- Segmenta por razón de devolución e investiga.
- Asegúrate de que las descripciones de los productos sean exactas.
- Capacita al personal en relación a tus sistemas y catálogo de productos.
- Almacena los productos de forma que se minimicen los daños.
- Proporcionale a tus empaquetadores un escáner de código de barras para confirmar la precisión antes de que realicen un envío.
Descubre cómo medir el tiempo para surtir un inventario y lleva un mejor control de los productos de tu almacén.
6.- Tasa de pedidos atrasados
La tasa de pedidos atrasados es uno de los KPIs para un almacén que permite un análisis profundo del éxito de las compras.
Una alta tasa de pedidos atrasados significa que llegan muchos pedidos de artículos que no están en stock.
Por supuesto, los aumentos repentinos e inesperados de la demanda pueden explicar esto. Pero si el KPI de la tasa de pedidos atrasados es alto de manera constante, entonces es probable que sea el resultado de:
- Una mala planificación y previsión.
- Un mal seguimiento del inventario.
De cualquier manera, los pedidos atrasados crean una experiencia realmente mala para los clientes y deben ser rastreados y minimizados. Puedes usar la siguiente ecuación para medirlo:
Tasa de pedidos atrasados = (Número total de pedidos atrasados / número total de pedidos) x 100
Consejos para mejorar la tasa de pedidos atrasados
- Pronostica usando la mayor cantidad de datos posible.
- Usar los puntos de reordenación determinados y el stock de seguridad.
- Utiliza las mejores prácticas de seguimiento de inventarios para evitar la sobreventa.
7.- Tiempo de espera de la orden
El tiempo de espera de los pedidos es uno de los KPIs para un almacén y se alimenta de la tasa de pedidos atrasados. Es simplemente el tiempo promedio que le toma a los clientes recibir los pedidos una vez que son colocados.
Cuanto menor sea el tiempo de espera de los pedidos, más contentos estarán los clientes.
Mientras los artículos también lleguen en perfectas condiciones, la optimización del tiempo de espera de los pedidos también puede tener un efecto directo en un KPI más general: el tiempo de ciclo de los pedidos. Este se refiere a la cantidad de tiempo entre los pedidos de los clientes, lo que mejora la retención de clientes.
Sólo tener en mente la popularidad de Amazon Prime nos da una idea de la importancia de los tiempos de espera de los pedidos. Se estima que los miembros de Prime gastan casi el doble en Amazon que los clientes que no son de Prime.
Consejos para mejorar el tiempo de entrega de los pedidos
- Asegúrate de que estás manejando las órdenes de la mejor manera posible.
- Utiliza un servicio de envío mejor y más rápido.
- Envía los pedidos a granel para obtener más por día.
Cómo crear un dashboard para un almacén
Vale la pena rastrear los KPIs para un almacén que te mencionamos usando un software para dashboards y monitorear el desempeño de manera recurrente.
Puedes dar seguimiento a tus datos de ventas y pedidos, o al rendimiento del almacén en su conjunto, incluso a los miembros de tu equipo. También puedes crear informes que te servirán para optimizar el rendimiento del almacén.
Por supuesto, hay muchos más KPIs de almacén que debes tener en cuenta. Pero estos son siete de los más importantes que creemos que son vitales y que debes tener en tu dashboard para almacén.
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Gracias por tan importante información.
Hola Yimer, buen día. Muchas gracias por tu comentario, nos alegra mucho saber que te fue útil la información ¡Un saludo!
Excelente información.
Muchas gracias por tu comentario Susana, nos da mucho gusto que la información de nuestro blog te haya sido útil. ¡Un saludo!