Hoy conoceremos algunos KPIs para un departamento de compras. Y es que en el pasado, los departamentos de compras eran considerados como fuentes potenciales de ahorros de costos (generalmente mediante la reducción de costos) en lugar de ser considerados como fuentes de creación de valor y de un fuerte retorno de la inversión (ROI).
Lo cierto es que, mediante el uso de herramientas de automatización y la adopción generalizada de una evaluación de datos recopilados a partir indicadores clave de rendimiento, aspectos como el control del inventario, hasta la gestión de la cadena de suministro pueden ser monitoreado, lo que traerá ahorros sustanciales y mejoras continuas.
No todos los KPIs para un departamento de compras se crean de la misma manera. Identificar y monitorear los indicadores más lucrativos y productivos le darán a tu departamento de compras la información que necesita para optimizar sus procesos, mejorar la eficiencia y tener un mejor ROI de compras.
KPIs para un departamento de compras
Para maximizar el valor, la eficiencia y la gestión de costos durante todo el ciclo de compras, enfócate en estos KPIs:
KPIs de pedidos
- Tiempo del ciclo de pedido
- Costo promedio de procesar un pedido
- Pedidos procesados electrónicamente
KPIs de proveedores
- Número de proveedores
- Capacidad de los proveedores
- Tasa de cumplimiento de los proveedores
KPIs de ROI de compras
- Gastos evitados
- Reducción de costos
- ROI total de compras
Entre menor sea el tiempo de tu ciclo, más rápido y eficiente será tu equipo de compras. Esto, a su vez, reduce los costos totales de compras y garantiza que tu personal pueda aplicar sus talentos a responsabilidades de mayor nivel.
KPIs de pedidos
- Tiempo del ciclo del pedido
En el pasado, el trayecto recorrido por un pedido era arduo, repleto de posibles obstáculos, errores y demoras. El tiempo total dedicado a un pedido específico, desde su creación hasta su aprobación, recibo, facturación y pago, es una medida valiosa para medir la eficiencia individual y departamental.
Una submétrica relacionada, el tiempo de colocación del pedido, también es importante para la eficiencia; Entre menor sea el tiempo de tu ciclo, más rápido y eficiente será tu equipo de compras.
Esto, a su vez, reduce los costos totales de las compras y garantiza que tu personal pueda aplicar sus talentos a responsabilidades de mayor nivel.
- Costo promedio de procesar un pedido
Debido a que las compañías varían ampliamente en tamaño, industria y cuota de mercado, es difícil determinar un costo promedio de procesar un pedido. Pero el principal componente de esta clase de KPIs para un departamento de compras es el tiempo total empleado, desglosado por tarea y la cantidad de empleados involucrados en cada paso.
De esta manera, la productividad está vinculada a lo que se conoce como el gasto de empleados de tiempo completo. Idealmente, necesitas procesar la máxima cantidad de pedidos con el mayor nivel de precisión. Esto reduce los errores, los gastos generales totales y mejora la eficiencia general de tu proceso.
- Pedidos procesados electrónicamente
Este KPI podría parecer una conclusión previsible en la era de la automatización, pero la transformación digital (el cambio hacia soluciones tecnológicas como la automatización, la inteligencia artificial y las oficinas sin papel o electrónicas) todavía tiene un largo camino por recorrer.
Medir este tipo de KPIs para un departamento de compras es crucial; entre más papel estés utilizando, mayor será el riesgo de retraso y errores, y más largo será tu ciclo total de compra.
Te invitamos a que leas: Cómo mejorar los procesos comerciales.
KPIs de proveedores
- Número de proveedores
Diversificar tu cadena de suministro ayuda a reducir la exposición al riesgo y mejora las posibilidades de que puedas obtener bienes y servicios rápidamente. Sin embargo, cuando tienes demasiados proveedores, tu sistema puede estar repleto de redundancias y perder descuentos lucrativos y términos especiales que vienen con proveedores y contratos limitados.
Monitorear esta clase de KPIs para un departamento de ventas te dará una idea clara de los proveedores que necesitas, los proveedores que tienen potencial de convertirse en proveedores preferidos y aquellos que no se adaptan a tus necesidades.
Se vincula perfectamente con los otros KPIs de proveedores para brindarte un panorama completo de tu cadena de suministro y las mejores maneras de aprovechar tus relaciones con los proveedores para obtener el máximo beneficio o ganancia.
- Capacidad de los proveedores
Medir la cantidad de pedidos que se realizaron de manera correcta y completa por parte del proveedor es el núcleo de este KPI. Saber que un proveedor tiene los bienes y servicios que necesitas, cuando los necesitas, facilita la evaluación del proveedor y mejora las relaciones y la eficiencia general.
Intenta llegar a un 90% de disponibilidad (o más), junto con una entrega a tiempo, para garantizar que tu cadena de suministro no se vea afectada o interrumpida.
Te recomiendo conocer más sobre qué es control de inventarios y cómo optimizar este proceso.
- Tasa de cumplimiento de los proveedores
La confianza y la fiabilidad son el corazón de una cadena de suministro bien gestionada, y parte de la construcción de las relaciones que crean esa confianza es el alto cumplimiento del proveedor.
Este KPI te brinda información invaluable sobre qué tan bien un proveedor cumple con sus obligaciones acordadas con respecto al plazo, tiempo de entrega, los descuentos y los términos.
Medir el cumplimiento te muestra los proveedores que realmente son tus socios de confianza y cuáles necesitan ser rehabilitados o reemplazados.
Conoce más sobre cómo medir el tiempo para surtir un inventario.
KPIs de ROI de compras
- Gastos evitados
La mejor manera de reducir costos es evitar incurrir en ellos. Esta métrica monitorea los “ahorros”, como el mantenimiento preventivo y las nuevas inversiones que respaldan la mejora del proceso.
Este tipo de KPIs para un departamento de compras combina bien con la reducción de costos para fortalecer el resultado final al revelar oportunidades de mejora mientras se mantienen, en lugar de reparar o restaurar, los activos mediante los costos incurridos.
- Reducción de costos
Si evitar costos es un “ahorro”, entonces la reducción de costos es un gran complemento. Este KPI compara los costos actuales con los anteriores e identifica áreas en las que puedes combinar al abastecimiento estratégico, las mejoras de procesos y políticas y el análisis financiero para producir grandes ahorros que puedes aumentar a medida que pasa el tiempo y tus análisis mejoran.
El objetivo es reducir el costo total de todo lo comprado para la compañía, ya sea un gasto directo o indirecto. Reducir el costo total aumenta el valor y la rentabilidad, apoyando los objetivos de toda la compañía.
Aquí algunos consejos para reducir costos en una empresa.
- ROI total de compras
Tu gasto total para mantener la función de adquisición (incluyendo el personal, los gastos generales, la contratación y el soporte externo o de terceros) debe generar un rendimiento saludable para mantener a tu negocio en “crecimiento”.
Este KPI se puede expresar de varias maneras, pero una buena regla general es expresar el ROI de compras o adquisición como una proporción de X dinero gastado por cada $1,000 de ingresos ganados. Un objetivo común es ver un retorno de $10 por cada $1 gastado en inversiones de adquisición.
Automatiza tu monitoreo de KPIs para un departamento de compras
Medir es solo el primer paso. Además de conocer los KPIs para un departamento de compras que debes monitorear, debes aprovechar la información que obtienes y lograr un cambio real a través de la mejora de procesos.
Para lograrlo la automatización es clave. Al usar un dashboard podrás conectar datos de diversas fuentes y simplificar tus procesos de compra, además de que tendrás un mejor control de tu información, pues la visualización que obtengas te ayudará a hacer un mejor análisis y tomar mejores decisiones.
La automatización reduce los errores humanos, mejora la gestión de datos y reduce no solo los gastos sino también el riesgo y la frustración de tener que estar buscando información en decenas de archivos.
Con la ayuda de un dashboard no solo monitorearas tus KPIs, sino que lo usarás para crear puntos de referencia que reduzcan tus costos y aumenten tu productividad.
Si no estás monitoreando tu rendimiento de compras o adquisición, ¿cómo puedes esperar mejorarlo? El flujo de datos es un potencial de ganancias y mejora de procesos, y tu departamento de compras puede proporcionar un flujo constante de valor para tu negocio.
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