¿Qué tanto te distraes mientras estás en una reunión online? Es muy común que las personas realicen una serie de actividades durante una presentación, por ello hemos decidido compartir algunas recomendaciones que nos ayudarán a mantener la atención de la audiencia durante una presentación.
Seguramente en más de una ocasión te has parado a comer o beber algo, ir al baño, o entrado a tus redes sociales para ver tus notificaciones mientras asistes a una reunión de trabajo. Este es un comportamiento que también se extiende a las audiencias web, donde el manto de la invisibilidad y el fácil acceso a múltiples distractores invita a las personas a distraerse y no poner atención en la reunión que están presenciando.
¿Cómo hacer para tener enganchada a la audiencia y lograr que capten el propósito del mensaje que estamos compartiendo y tener una presentación exitosa?
¿Cómo mantener la atención de la audiencia?
Existen diversas recomendaciones que te pueden ayudar a mantener a tu audiencia cautiva durante una presentación. Sigue estos consejos y logra que tu mensaje sea captado e impulse a la acción.
1.- Incrementa tu visibilidad
Muchos expositores se quejan de que no pueden ver a su audiencia cuando están teniendo una reunión virtual. Pero el mayor problema es que (la mayoría de las veces) no pueden verte ellos a ti. Hay pocas cosas tan convincentes para otros humanos como el rostro humano.
Ten presente que más del 90% de la forma en que nos comunicamos es a través de señales no verbales como gestos y expresiones faciales. Obviamente, la forma más fácil y efectiva de aumentar tu visibilidad es usando una cámara web.
Si eres una de esas personas tímidas con la cámara, al menos ten una diapositiva simple con tu foto y tus datos al inicio y final de una presentación. Cuanto más puedas hacerte visible, y no seas solo una voz sin cara, más participará tu audiencia.
2.- Aprovecha tu voz
Tu voz lleva una carga muy importante. Una voz monótona, poco clara o difícil de escuchar se magnifica en el mundo virtual. Y como es tu principal herramienta de comunicación, debes asegurarte de compartirla lo mejor posible.
Hay muchos consejos en línea sobre cómo mejorar varios problemas vocales. Por lo menos, haz algunos calentamientos simples antes de tu presentación.
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3.- Haz pausas en el momento indicado
Bajo la cubierta de la invisibilidad, las audiencias en línea pueden comportarse de manera muy pasiva. Como resultado, los presentadores tienen la tendencia de entrar en largos monólogos que solo desalientan aún más la participación de las personas.
Para mantener la atención de la audiencia ten en cuenta que pueden existir “pausas” que darán la oportunidad de procesar lo que has dicho, y para hacer una pregunta o comentario.
Existen otros usos estratégicos para este tipo de pausas. Una pausa antes de revelar algo importante puede generar mayor impacto, mientras que hacerlo al final de una oración puede reforzar un punto importante.
4.- Comienza a tiempo
Entre la conectividad y los problemas de inicio de sesión, los tiempos de llegada rara vez son consistentes entre los miembros de la audiencia. Como anfitrión, puedes comenzar con una introducción, diseñada para atraer a tu audiencia sin revelar demasiado, esto mientras esperas a que más personas se conecten a la presentación.
Una vez que tengas a todos los asistentes de la reunión, puedes hacer de nuevo otra introducción ya más formal del tema para comenzar.
5.- Ten un plan de interacción
Con el fin de mantener a tu audiencia involucrada, necesitas crear cierta interacción en tu presentación. Se estima que el lapso de concentración promedio de los humanos es de 5 minutos, así que las interacciones son indispensables.
Haz que tu audiencia interactúe cada 4 a 5 minutos. La interacción con ellos puede tomar muchas formas, puede ser una pregunta, una encuesta, etc.
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6.- Usa elementos visuales para apoyar tus puntos claves
Puedes diseñar un dashboard y compartir información relevante a través de gráficos que den soporte a la información que compartes.
Para mantener la atención de la audiencia puedes enfocarte en compartir sólo los puntos claves, realizar una análisis de la información y responder sus preguntas.
7.- Crea imágenes relacionadas con palabras clave
Piensa en crear imágenes con tus palabras para mantener la atención de la audiencia durante la presentación.
Utiliza historias personales o comparaciones interesantes, esto sin duda será atractivo para la audiencia.
8.- Evita una presentación muy larga
Como no tienes idea de qué tamaño de pantalla está usando tu audiencia (o cómo es su conexión), diseña tu presentación para que funcionen bien en una pantalla pequeña.
Mantén tus gráficos simples y nítidos y limita tus animaciones a simples desvanecimientos y transiciones.
Si vas a presentar un informe de KPIs, ¡Hazlo con un dashboard!
9.- Realiza movimientos con propósito
Hay un área del cerebro llamada Sistema Límbico que es altamente sensible al movimiento. Esto significa que cualquier movimiento en pantalla atraerá la atención de los espectadores. Claro, cabe mencionar que esto tiene sus ventajas y desventajas.
Por movimientos con propósito o intencionados nos referimos, por ejemplo, a cambiar diapositivas o usar herramientas web para guiar los ojos de tu audiencia hacia diferentes áreas de la pantalla que te favorecen. Maneja el poder del movimiento a propósito y sabiamente para mantener la atención de la audiencia durante una presentación.
10.- Termina tu presentación a tiempo
Deja muy claro por adelantado que planeas detenerte o hacer que la presentación termine en un momento específico. Cuando llegue la hora designada, realiza tu cierre y haz un espacio para permitirle a tu audiencia hacerte cualquier pregunta adicional o si es necesario programa otra videollamada.
Mantener a tu audiencia virtual comprometida no es una tarea fácil. Ten presente que corres el riesgo de que las personas se desconecten, así que haz los ajustes necesarios en tu presentación, para lograr los objetivos planteados.
Utiliza las herramientas adecuadas para una presentación
Además de mantener la atención de la audiencia durante una presentación siguiendo estos consejos, es importante contar con las herramientas adecuadas. Lo último que deseas es arruinar tu presentación porque tus asistentes están ocupados descargando un software.
Una forma de evitar este tipo de problemas técnicos es utilizando un dashboard que te permite compartir una URL de tu tablero de datos y aumentar el interés visual de tu audiencia.
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