Si quieres saber cómo priorizar ciertas acciones, saber qué es urgente o importante, debes aplicar una matriz de Eisenhower para mejorar tu propia organización y la de tus equipos.
La matriz de Eisenhower es una herramienta que se utiliza como método de gestión de proyectos para clasificar las tareas que deben realizarse. Conozcamos más en qué consiste y sus beneficios.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es un método organizativo para priorizar las tareas del proyecto.
Como su nombre indica, la Matriz Eisenhower fue inventada por un militar de fama mundial: Dwight David Eisenhower. Sus responsabilidades (Jefe del Estado Mayor de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos y Comandante Supremo Aliado en Europa, también se convertiría Presidente de los Estados Unidos) le llevaron a optimizar su tiempo y a organizarse para ser eficiente y productivo.
Para ello, clasificó las tareas a realizar en una matriz de doble entrada. Asignó a cada tarea un grado de urgencia (urgente o no urgente) y un grado de importancia (importante o no importante). Así obtuvo la matriz de Eisenhower compuesta por 4 casillas:
- Cuadro 1: tareas no importantes, pero urgentes,
- Cuadro 2: tareas importantes y urgentes,
- Cuadro 3: tareas no importantes y no urgentes,
- Cuadro 4: tareas importantes pero no urgentes.
Para estar bien organizados, obviamente trataremos de atender los puntos de la casilla «Importante y urgente» lo antes posible.
Las tareas de la casilla «no importante y no urgente» se pospondrán o incluso se abandonarán. Aplazar una tarea que no es importante ni urgente no es procrastinar, sino una forma de gestionar y optimizar el tiempo de trabajo.
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Ventajas y desventajas de la matriz Eisenhower
Debido a sus ventajas, este tipo de matriz puede aplicarse a muchas situaciones. Nos ayuda a :
- Ordenar y priorizar las tareas a realizar;
- Planificar y organizar nuestro trabajo;
- Gestionar mejor nuestro tiempo;
- Elegir las tareas a delegar;
- Tomar decisiones;
En general, esta herramienta tiene la ventaja de que nos ayuda a priorizar las tareas y tomar distancia de las situaciones confusas.
Aunque la matriz de Eisenhower es una gran ayuda para muchos directivos, tiene dos grandes desventajas:
Aunque la clasificación en sólo dos criterios (urgencia e importancia), cada uno con dos posibilidades (sí y no), aporta simplicidad y claridad, hace que el proceso sea un poco simple.
Como todos sabemos, no todo es blanco o negro. Hay infinidad de matices que la matriz de Eisenhower no tiene en cuenta. Estos matices quizás ayuden al usuario a priorizar mejor las tareas en la misma casilla.
¿Cómo utilizar la matriz de Eisenhower?
La falta de precisión y la subjetividad de la clasificación dificultan el uso de la matriz en el contexto del desarrollo de estrategias.
Por otro lado, será más útil en la gestión, en particular como herramienta para identificar las tareas que deben ser atendidas por uno mismo y las que pueden ser delegadas.
Los criterios de disponibilidad, importancia, acción a realizar, competencia y consecuencias potenciales ayudarán a elegir las tareas que se pueden delegar de las que no. El objetivo final es mantener el control del tiempo de trabajo y asignar las tareas en función del valor añadido de cada persona.
Conoce cómo delegar tareas de manera efectiva.
Organizarse significa dedicar tiempo a lo que es más importante
Si te centras en lo esencial y no en lo conveniente, podrás gestionar mejor tu tiempo.
Adquirir el hábito de ocuparse de las tareas importantes ayuda a reducir las urgencias.
El hábito nos permite percibir mejor lo importante de lo superfluo y centrarnos en lo esencial. Para ello, tenemos que saber gestionar nuestras emociones, saber decir no a ciertos deseos y peticiones. Al final, conseguimos definir lo que hay que hacer, lo que nos reduce el estrés.
Como hemos visto, la matriz clasifica los elementos según dos criterios: la importancia y la urgencia. Para rellenar la matriz de Eisenhower, el usuario debe intentar ser objetivo.
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¿Qué es urgente?
La urgencia es una característica bastante sencilla de entender. Se refiere a las tareas que requieren la atención inmediata de la persona (o equipo) en cuestión. Algunos factores externos pueden dificultar la identificación de si una tarea es urgente o no.
Recuerda que el grado de urgencia puede variar de una persona a otra en función de sus competencias, su experiencia y la forma en que percibe la tarea en cuestión (estrés, funcionamiento, entorno, problemas, etc.). Es un criterio subjetivo.
Te invito a que leas: Sentido de urgencia ¿Qué tanto ayuda a tu negocio?
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¿Qué es lo importante?
La importancia se refiere a la contribución de la tarea a la consecución del objetivo en cuestión. Se evalúa teniendo en cuenta las consecuencias de su consecución (o no) sobre otros elementos y el valor añadido que aportará.
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¿Hay que dar prioridad a la importancia o a la urgencia?
Esta pregunta sólo puede responderse caso por caso. Sin embargo, la mayoría de las veces se dará prioridad a lo importante, que exige un trabajo a largo plazo, mientras que lo urgente suele ser más contextual.
Ten cuidado de no tratar lo urgente en detrimento de lo importante. Lo urgente suele ser la consecuencia de un imprevisto o de una tarea importante que no se ha abordado.
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Tareas importantes y urgentes
Las tareas importantes y urgentes suelen ser las siguientes
- Las que requieren una decisión, atención y/o acción inmediata o muy rápida. La escala de tiempo es diferente según la naturaleza del proyecto y la tarea;
- Tener consecuencias para el objetivo o la misión general;
- Puede retrasar o bloquear el progreso del proyecto;
- Que permiten resolver un problema urgente (necesidad, crisis, conflicto, …).
La procrastinación puede hacer que las tareas no urgentes o incluso sin importancia se desplacen a esta casilla. Dejar las pequeñas tareas para mañana suele llevar a tener que ocuparse de ellas de forma prioritaria más adelante.
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Tareas importantes pero no urgentes
Las tareas importantes pero no urgentes son aquellas que pueden completarse más adelante. Algunos ejemplos son:
- Preparar un plan de acción, un presupuesto, un proyecto.
- En el caso de la creación de una empresa, puede tratarse de un elemento fundacional, como la realización de un estudio de mercado, un plan de negocio, el establecimiento de un modelo de negocio o Canvas, la búsqueda de financiación, etc.
- Tareas para las que no se ha fijado un plazo, pero que deben completarse para alcanzar el objetivo que te has marcado;
- Lo que hay que hacer en las próximas semanas;
- Tareas relacionadas con el seguimiento de la competencia, la inteligencia empresarial, el mantenimiento de las máquinas, la información, …
- Seguimiento del equipo, entrenamiento, formación, …
Organizarse significa priorizar, planificar y llevar a cabo estas tareas. La solución también puede ser delegar tareas importantes y no urgentes.
Sin embargo, aunque esta solución puede ser recomendable para algunos de ellos, no siempre es posible debido a su naturaleza (confidencialidad, conocimientos técnicos, etc.), su importancia (importancia estratégica, conocimiento del expediente, etc.) y el nivel de experiencia del personal.
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Tareas no importantes pero urgentes
Los elementos no importantes pero urgentes son generalmente pequeñas tareas que interrumpen o perturban el buen funcionamiento del proyecto. La urgencia de tratarlos tiene más que ver con la ganancia de rendimiento (volver a la organización eficiente) y la presión que con las consecuencias negativas que puedan causar.
A menudo se trata de tareas que son importantes para los demás pero no para ti. Son urgentes porque los que te rodean te exigirán que te ocupes de ellos rápidamente.
Algunos ejemplos son: Responder correos electrónicos, llamadas telefónicas, solicitudes de información de empleados, proveedores de servicios, relaciones, etc.
En muchas organizaciones, los directivos se ven inundados de correos electrónicos inútiles enviados por sus empleados, que «informan a su jefe» copiando el correo electrónico más para protegerse que por necesidad.
Saber rechazar las solicitudes o peticiones que perturban el trabajo es parte de una buena organización. Cuando se explica bien, el rechazo puede ser perfectamente aceptable para las personas que te lo piden.
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Tareas que no son ni importantes ni urgentes
Aquí encontramos las tareas innecesarias, que consumen mucho tiempo y son molestas, y que a menudo es mejor dejar sin hacer o archivar para ocuparse de ellas cuando llegue el momento. Entre ellas se encuentran:
- Distracciones,
- Ideas, teorías o proyectos que no estén directa e inmediatamente relacionados con el proyecto actual;
- Tareas que son el resultado de hábitos anticuados y/o improductivos.
Te compartimos 10 consejos para mejorar la gestión del tiempo.
Conclusión
La matriz de Eisenhower es un método de priorización de tareas utilizado en la gestión de proyectos.
Aunque no es perfecta ni fácil de utilizar de forma eficaz, tiene el mérito de aplicar una interesante perspectiva sobre la gestión de nuestro bien más preciado: el tiempo, así como de tomar conciencia de nuestro estado de estrés y de nuestra forma de afrontar la urgencia, a veces bastante relativa.
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