Medir el tiempo para surtir un inventario se refiere al lapso de tiempo que hay desde que se realiza una orden hasta que se recibe la orden para tener el inventario que deseas.
Para llevar un mejor control de inventarios, también debes considerar calcular el tiempo de entrega, calcular el retraso y la demora del nuevo pedido. El tiempo es la suma del tiempo de entrega y el tiempo de ordenamiento de un nuevo pedido.
Para medir el tiempo para surtir un inventario debes tener en cuenta el retraso o la demora del nuevo pedido. Por ejemplo:
Al momento de considerar la cantidad total de tiempo para que el proveedor entregue un pedido, ten en cuenta el tiempo que le toma al proveedor aceptar y procesar tu pedido.
Entonces, imagínate que el proveedor solo acepta pedidos una vez a la semana y tu realizas un pedido 4 días antes del día en el que el proveedor acepta el pedido. Estos 4 días adicionales se conocen como retraso de nuevo pedido o de reordenamiento.
Entonces, la fórmula para calcular el tiempo para surtir un inventario es el siguiente:
Tiempo de entrega o de pedido = la suma del retraso de la entrega y el retraso de ordenamiento o de nuevo pedido.
El tiempo de entrega afecta de manera directa todos tus niveles de inventario. Cuanto mayor sea el tiempo de entrega, más existencias necesitarás para mantener tu inventario.
Los plazos de entrega más largos hacen que las entregas sean más predecibles y obliga a una empresa a depender en gran medida de los pronósticos de demanda para poder realizar los pedidos de manera correcta.
Una vez que hayas calculado tu tiempo de pedido y entrega, el siguiente paso es emplear las medidas correctivas para reducir este tiempo.
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¿Cómo afectan los plazos de entrega largos a una empresa?
Lo que sucede en este caso es que si un proveedor no entrega un pedido de compra a tiempo, la compañía necesita tener suficientes existencias disponibles para cumplir con los pedidos durante el período de retraso o arriesgarse a perder ingresos.
Entre más sea el tiempo, más inventario de reserva tiene que tener la empresa para poder surtir a sus clientes.
Los plazos largos también afectan la adaptabilidad y la agilidad de tu negocio. Debido a que dedicas más de tus recursos a la compra de grandes cantidades de los mismos productos, se hace más difícil introducir nuevos o mejores productos.
Por lo tanto, reducir el tiempo de entrega no solo afecta positivamente la eficiencia de la cadena de suministro, sino que también ayuda a optimizar los costos.
¿Cuáles son los factores que afectan el tiempo de entrega?
Tal vez te preguntes, en un mundo donde existen entregas en un mismo día, ¿cómo puede demorar varias semanas los plazos de entrega de una orden de compra?
Si bien tenemos que aceptar que han habido mejoras en los servicios de envío y carga en los últimos años, hay igual que aceptar que existen otros factores que afectan los plazos de entrega.
Ten en mente que los pedidos pueden tardar un tiempo en procesarse y aprobarse dentro de tu negocio, así mismo que tus proveedores deberán realizar sus propios pedidos de los materiales para crear tus productos, de igual manera pueden haber demoras debido a los controles realizados en aduanas. Todos estos factores y más se suman al medir el tiempo para surtir un inventario.
Cuando comienzas a expandir partes de tu cadena de suministro, tu tiempo de entrega aumentará. Sin embargo, una vez que tu proveedor esté familiarizado con tus productos y pedidos y esté más al tanto de las regulaciones, es probable que el proceso se acelere.
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¿Cómo puedes acortar el tiempo para surtir un inventario?
Lo primero que debes hacer al intentar reducir los plazos de entrega es comprender los procesos de tu cadena de suministro. Documenta el viaje en tu cadena de suministro e identifica todos los puntos en el camino donde pueden haber tiempos de espera.
Crea los peores escenarios, teniendo en cuenta incluso el clima y hasta la temporada. ¿Qué pasa si tu proveedor se retrasa justo antes de una venta de Navidad?
Una vez que comprendas cual es el tiempo de espera más largo posible, puedes trabajar mas fácil para intentar reducir este tiempo.
Aquí hay algunos factores que puedes considerar:
- Aumentar la frecuencia de orden y disminuye el volumen.
En lugar de pedir una gran cantidad de inventario, pide cantidades más pequeñas que tarden menos en fabricarse y enviarse. De esta manera podrás reponer tu inventario con mayor frecuencia y de manera más consistente.
- Incentiva a tus proveedores
Incluye una cláusula de tiempo de entrega en los contratos con tus proveedores. Esto podría ser en forma de una bonificación, por ejemplo, si llegaran a entregar con mucha antelación de lo que estimaron un pedido, y de igual manera puede ser en forma de penalización si se retrasan. Esto ayuda a que tus proveedores cumplan con los plazos de entrega acordados.
- Automatiza tu proceso de gestión de inventario.
Acelera tu tiempo de comercialización al automatizar tus flujos de trabajo de gestión de inventario. Con un software para dashboards puedes reducir el tiempo necesario para crear y gestionar pedidos de compra, tener información de tus proveedores, realizar un seguimiento de los niveles de existencias sin preocuparte por la entrada manual de los datos y claro, el error humano.
- Consume local
No debería sorprendernos que recibir productos de proveedores internacionales aumente el tiempo de entrega.
Encontrar proveedores internacionales puede parecer atractivo debido a los costos de fabricación ya que se podría creer que son considerablemente más bajos, pero a la larga, esto podría costarle más a tu negocio únicamente por el hecho de solo estar esperando que lleguen las existencias. Encontrar proveedores locales podría ayudarte a reducir significativamente el tiempo de entrega.
Medir el tiempo de entrega es una métrica importante que sirve para comprender y pronosticar las ventas, mejorar la satisfacción del cliente y mejorar la eficiencia en tus flujos de trabajo operativos.
Sin embargo, sin una administración correcta de tu inventario, tu equipo estará demasiado ocupado para conciliar manualmente las órdenes de compra e ingresar datos para encontrar formas innovadoras de hacer crecer tu negocio.
Automatiza toda esta información y administra tu tiempo de mejor manera con la ayuda de un dashboard para inventario. Solicita una demostración de TuDashboard y conoce cómo te facilitará el orden en tu proceso de inventarios y de otros aspectos de tu negocio.
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