No importa qué tipo de productos o servicios ofrezca tu empresa, es importante contar con métodos para evaluar la productividad de empleados de manera precisa.
Asegurar la productividad en el lugar de trabajo puede ser un desafío, pues muchos de los empleados no están realmente conectados a lo que conlleva realmente su jornada laboral.
Distraídos por los teléfonos inteligentes, las redes sociales, los correos electrónicos personales y las exigencias de su vida personal, la mayoría de los empleados encuentran difícil concentrarse de manera consistente y realmente realizar el mejor trabajo posible.
Esta falta de interés y participación a menudo conduce a una baja productividad. Monitorear la productividad de empleados es una forma clara de comprender lo capacitados, comprometidos y productivos que están realmente.
Conozcamos algunos métodos que te ayudarán a realizar una correcta medición del trabajo y a hacer los ajustes necesarios para mejorar su desempeño.
Importancia de evaluar la productividad de empleados
Para que un empleado sea productivo, debe conocer y, sobre todo, entender de forma clara e inequívoca las expectativas del jefe sobre su trabajo y su rendimiento. La evaluación del rendimiento establece la base de las expectativas y promueve un intercambio productivo entre el directivo y el empleado, que posteriormente conducirá a la consecución de los objetivos.
Al evaluar la productividad de tus empleados puedes mejorar sus puntos débiles, discutir las dificultades encontradas, pero sobre todo, centrarte en los puntos fuertes que son reconocidos y valorados como empleador para poder reconocer así a tu fuerza laboral.
¿Cuáles son las expectativas de productividad?
Tomar medidas precisas de productividad puede significar más que simplemente contar la cantidad de productos fabricados o vendidos, o en su caso, los servicios prestados.
Un trabajador de una fábrica de juguetes puede producir 100 juguetes por día. Pero si la mayoría de esos juguetes son defectuosos y no se pueden vender, eso quiere decir que en realidad el nivel de productividad de ese empleado no es muy alto, y tanto el tiempo de trabajo como los materiales pues obviamente son desperdiciados.
Cuando mides la productividad de tus empleados y discutes este tema con ellos, les haces saber que esperas que se preocupen por su trabajo, lo realicen lo mejor que puedan y trabajen para lograr objetivos individuales que estén alineados con los objetivos de la empresa.
Contar con métodos para evaluar la productividad, además de revelar cómo se desempeñan los empleados individuales, sirve también para revelar dónde se detiene el flujo de trabajo debido a fallas en los equipos, procesos ineficientes, capacitación laboral deficiente o falta de comunicación, entre otros problemas.
Cuando se usa correctamente las métricas de productividad precisas, también pueden revelar qué tan bien está progresando tu negocio hacia los objetivos y metas de la empresa.
¿Cuáles son tus objetivos comerciales?
¿Cómo miden las empresas su productividad? ¿Cuáles son los objetivos de tu empresa a corto y largo plazo? ¿Buscas aumentar los beneficios, la innovación o la eficiencia? ¿Aprovechar nuevos mercados y encontrar nuevos clientes? ¿Aumentar los niveles de retención de clientes?
Los empleados que son capaces de ver una conexión directa entre su productividad y los objetivos de la empresa son mucho más felices, y por lo tanto más productivos, que aquellos que no ven cómo su trabajo afecta a los objetivos de la empresa.
Desafortunadamente son pocos los trabajadores que saben cuáles son los objetivos de una empresa y las estrategias en la que están trabajando.
Cualquiera que sean tus objetivos empresariales, es importante dejarles claro a los empleados. De igual manera es importante encontrar métodos para evaluar la productividad de empleados que revelen si su rendimiento se está acercando a los objetivos generales de la organización.
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Métodos para evaluar la productividad de empleados
Antes de que puedas elegir los métodos para evaluar la productividad de empleados más precisos, identifica tus indicadores clave de rendimiento (KPI). Ten en mente que estos son tus impulsores: las partes de tu organización que generan ganancias y reputación.
Tus KPIs deben surgir directamente de los objetivos más importantes de tu empresa y deben relacionarse sólo con aquellos aspectos de los cuales tienes algún tipo de control.
La mayoría de los empleados realizan varias tareas, algunas claro, son más fáciles de medir que otras. Al determinar qué tan rentables son las acciones de un empleado, ten en mente incluir los factores que afectan a esos beneficios, como el costo de las horas extras, las tasas de rotación anual y la satisfacción laboral general.
Mantente abierto a diferentes enfoques y dispuesto a probar diferentes métodos en diferentes momentos para ver cuáles revelan los datos más precisos y qué es lo más importante en términos de tus objetivos empresariales.
Método 1: Gestión por objetivos
Para utilizar el método de gestión por objetivos debes medir la productividad de manera que revele qué tan bien la producción de un empleado está contribuyendo a las metas y objetivos de la empresa.
Para que esto funcione correctamente, primero se debe dar a los empleados objetivos de productividad claros e individuales para trabajar, así como todas las herramientas e información que necesitan para alcanzar esos objetivos.
Si tu objetivo es aumentar la retención de clientes en un 25% durante el próximo año, deberás decidir qué tipo de capacitación e incentivos utilizarás para garantizar que los empleados estén listos para ayudarte a lograr ese objetivo.
La productividad de retención de clientes requerirá que brinden un servicio de alta calidad. Para garantizar la precisión de las mediciones, las acciones de los empleados deben anotarse regularmente, además de las tasas de retención de clientes en curso.
Conoce más de la importancia de establecer objetivos y medirlos.
Las evaluaciones anuales o de seis meses de los empleados deben revelar logros, algunos de estos podrían estar enfocados en cosas como; «reducir las quejas de los clientes en un 20 por ciento» y «encontrar soluciones a los problemas de los clientes de manera consistente».
Los empleados deben reunirse con sus supervisores en periodos de tiempo regulares para discutir su progreso y resolver los problemas que se presenten. Medir la productividad a lo largo del año ayuda a los empleados a mantenerse enfocados en sus objetivos.
La revisión anual es lo que revela cuánto progreso se logró en relación a los objetivos individuales y de la empresa. Dependiendo de los resultados, se pueden crear nuevas metas para el siguiente año.
Método 2: Medición cuantitativa de la productividad
El método cuantitativo mide la productividad por el número de piezas o productos que un empleado produce en un período de tiempo determinado, por ejemplo, por hora, día o mes.
Este método funciona muy bien para las pequeñas empresas, pero incluso si se gestionan grandes grupos, este tipo de medición del rendimiento es simple y ahorra tiempo.
La productividad se puede calcular rápidamente a través de un dashboard, para saber la cantidad de productos que un empleado produce en un período de tiempo determinado. Esos números se promedian para revelar ganancias o pérdidas de productividad con el tiempo.
La producción puede medirse por el volumen o la cantidad de productos creados, o por el valor financiero del producto o servicio.
Primero, crea tu línea de base: el número promedio de horas, días o semanas de trabajadores individuales necesarias para crear esa parte del producto o el producto en sí en condiciones de trabajo habituales, con el empleado trabajando en niveles óptimos. Cada empleado en la línea de producción se mide con ese nivel ideal (pero realista) de productividad.
Este tipo de medición también debe tener en cuenta la cantidad de tiempo que los empleados dedican a actividades como la capacitación laboral, el tiempo dedicado a la espera de la llegada de materiales o la reparación de equipos rotos y otros factores que no están bajo su control.
Estas son algunas claves para aumentar la productividad de tu equipo de trabajo.
Método 3: Retroalimentación 360 grados
Otro de los métodos para evaluar la productividad de empleados es solicitar una retroalimentación de 360 grados para obtener los comentarios de los compañeros de trabajo y medir la productividad de una persona. Este método solo se puede usar si los empleados de tu organización interactúan mucho entre sí.
Esta medida requiere que la productividad del empleado sea evaluada por todas las personas con las que trabaja o interactúa a diario, incluidas aquellas que están por encima y por debajo de su nivel jerárquico.
Todos los que se evalúen deben conocer y comprender el papel y la función general de sus compañeros de trabajo, las tareas laborales diarias, etc.
Este método para evaluar la productividad de empleados funciona mejor en departamentos u organizaciones más pequeñas donde todos se conocen e interactúan entre sí.
Todos, desde gerentes hasta trabajadores y recepcionistas, pueden realizar comentarios sobre los niveles de productividad de un empleado en relación a que tan bien han cumplido con sus obligaciones y contribuido a la productividad general de la empresa. Este método es básicamente una evaluación del equipo en conjunto, ya que solo los miembros del equipo son los que evalúan.
Para lograr la mayor precisión posible, los empleados deben recibir primero capacitación sobre cómo evaluar de manera equilibrada e imparcial. Deben ser entrenados para ofrecer una retroalimentación que se base únicamente en las habilidades profesionales de sus compañeros de trabajo, no en sus sentimientos o creencias personales.
La precisión de este método se basa en el hecho de estar evaluando a un buen número de personas, todas ellas entrenadas en la retroalimentación objetiva, y todas ellas influyentes en la productividad en la empresa.
Te comparto 15 formas de calcular la productividad de empleados
Método 4: Medición de la productividad de las ventas
Puede ser un desafío medir las ventas y la productividad del equipo con total precisión. Hay muchos factores que afectan a la producción de un vendedor.
Empieza registrando los diferentes aspectos de la productividad dentro de un período de tiempo determinado. Esos números pueden incluir:
- El número total de ventas completadas en ese período de tiempo.
- El monto total de las ventas realizadas.
- El número de llamadas realizadas a clientes actuales.
- El número de ventas realizadas a clientes actuales.
- El número de nuevos clientes ganados
- El número de llamadas realizadas a nuevos clientes potenciales.
- Gastos por venta / adquisición de nuevos clientes
Estos números deben ser registrados en un dashboard de ventas para medir tus equipos.
Antes de evaluar esas cifras, establece primero una línea de base para los niveles de productividad de las ventas que se adapten al tamaño de tu empresa, al mercado y al tipo de producto en particular. Te recomiendo investigar los niveles de ventas de empresas exitosas del tamaño de la tuya que venden productos iguales o similares ya que esto te ayudará a crear una línea base realista.
Estos son algunos otros indicadores de ventas que te pueden ser de utilidad.
También ten en mente elementos importantes como las tendencias de crecimiento actuales y los cambios en tu mercado. Observa cuánto tiempo tu equipo de ventas está dedicando a actividades no relacionadas con las ventas, como viajes y reuniones internas. Ten claro que pueden estar ocupados renegociando términos con los clientes existentes durante algunas semanas, teniendo menos tiempo para adquirir nuevos clientes.
Ten presentes estos y otros factores importantes para garantizar que los niveles de productividad del vendedor se midan con la mayor precisión posible.
Te comparto 10 indicadores de productividad comercial
Método 5: Evaluación del servicio
Si este es uno de los métodos para evaluar la productividad más difícil de medir, aún se pueden obtener mediciones precisas.
Algunas empresas de servicios miden la productividad contando la cantidad de tareas realizadas o la cantidad de clientes atendidos en un día o una hora.
Otras empresas miden la productividad por la velocidad de entrega de productos o servicios, comentarios de los clientes o por autoevaluaciones individuales y departamentales.
Algunos registran la cantidad de tiempo que un empleado de servicio pasa en cada tarea de trabajo. Esto se puede registrar utilizando el software adecuado o haciendo que los empleados individuales completen hojas de tiempo que especifiquen las tareas laborales.
Los centros de llamadas suelen realizar encuestas a los clientes al final de la llamada para registrar el grado en que los empleados han respondido a las preguntas de los clientes y han resuelto los problemas.
La productividad del servicio de atención al cliente puede medirse de muchas maneras, entre ellas:
- El tiempo que tarda un cliente en ser atendido (como los tiempos de espera de llamadas o los tiempos de espera en persona)
- El tiempo que tarda en completarse el pedido de un cliente
- Tasas de retención de clientes: el porcentaje de clientes que regresan por lo menos una vez
- El tiempo que esos clientes son retenidos
- La frecuencia con que se devuelven los productos
- Cuántas quejas de los clientes se reciben en un período de tiempo determinado
Aquí otras métricas de servicio al cliente.
Independientemente del conjunto de criterios que elijas, primero crea tu línea base, ten en mente el mejor nivel de servicio de tu empresa en las condiciones actuales, y compara la productividad de los empleados con eso.
Ten presentes los problemas que impiden que tus empleados brinden un servicio óptimo y de igual manera el hecho de que algunos aspectos del servicio se realizan más rápido que otros. Decide qué factores del servicio óptimo se aplican a tu negocio, como la calidad, la velocidad, la cortesía, la rentabilidad o una combinación.
De igual manera ten en mente las situaciones bajo tu control que pueden ralentizar la productividad del servicio, como la escasez de personal y la falla del equipo.
Es posible que tus empleados también se tarden al tener que completar los pedidos a mano, o si por ejemplo no tienen una caja registradora con pantalla táctil para trabajar.
Cada seis a 12 meses, crea una nueva línea de base que tenga en cuenta con precisión a tu mercado actual y las condiciones operativas, y recuerda revaluar a los empleados según esos nuevos estándares.
Aquí las ventajas de tener un Dashboard de Atención al Cliente para evaluar la productividad de este equipo de trabajo.
Método 6: Gestión del tiempo
El método de gestión del tiempo determina la productividad de los empleados registrando cómo utilizan su tiempo de trabajo.
Una medición precisa revelará cuánto tiempo te dedicas a cumplir las obligaciones laborales de manera oportuna, así como cuánto tiempo se pierde por enfermedad o por tener tiempo libre excesivo, es decir, conversaciones no relacionadas con el trabajo y distracciones como los mensajes de texto y las redes sociales, etc.
Aunque este es uno de los métodos para evaluar la productividad que puede ayudar a establecer objetivos para reducir las pérdidas de tiempo, cuanto más grande sea tu empresa, más difícil puede ser medir con precisión la gestión del tiempo de cada empleado.
Hacer una correcta gestión del tiempo ayudará a evitar que los empleados se tarden en hacer sus tareas, y a llevar un registro de cuánto tiempo les tomó realizar ciertas tareas y proyectos.
Investiga las características de los diferentes programas, para elegir el que puede ayudarte a obtener los datos que realmente quieres medir.
Método 7: Medición del beneficio
El beneficio puede ser utilizado como una herramienta efectiva para medir la productividad del equipo. De hecho, la medición de la productividad en términos puramente de beneficios obtenidos se está convirtiendo en uno de los métodos para evaluar la productividad de empleados preferidos por muchas empresas pequeñas y medianas.
En lugar de involucrarse con datos que rastrean los movimientos individuales de los empleados, la medición por ganancias implica observar solo el resultado final. Básicamente solo se vigilan de cerca las funciones de nivel superior.
Este método garantiza que las mediciones de productividad no impidan que los empleados trabajen creativamente. En este caso los resultados y el valor agregado superan las horas de trabajo cualquier día de la semana.
Para medir los resultados, uno de los factores vitales en los que confiamos es la relación de efectividad del equipo. Mide la cantidad de ganancias brutas que obtiene la compañía por cada peso gastado en salario. Es mejor que medir las ganancias contra el tiempo [equivalentes a tiempo completo], porque queremos que el equipo trabaje de manera más inteligente, no por más tiempo.
Método 8: Medición de la calidad de las tareas realizadas
Muchas empresas prefieren medir la productividad sólo en función de si el trabajo asignado se realiza realmente.
Creen que debido a que las vidas personales y profesionales se mezclan, es más preciso basar las medidas de productividad en la finalización de las tareas, «no en los minutos que se pasan en la oficina».
Se puede rastrear la productividad dividiendo los proyectos en tareas individuales. Se asignan a los empleados que se considera que son los más capaces de manejarlas. El rastreo continúa hasta que los proyectos se completen.
Los mejores métodos para evaluar la productividad se basan en «vigilar los resultados» y el progreso de los empleados, en lugar de los hábitos y el comportamiento en el trabajo.
Hay una gran cantidad de buenas herramientas de software relacionadas con la productividad, que ayudan a los gerentes a rastrear los proyectos y la finalización de las tareas.
Existen diferentes métodos de gestión de proyectos que sirven para llevar un seguimiento, anotar las tareas individuales y grupales y para realizar un seguimiento de la productividad de los empleados en cada proyecto en particular. Estos te permiten de igual manera anotar el tiempo que se debe dedicar a las diferentes tareas y hacer saber cuándo se completa cada una.
Más allá de revisar el desempeño laboral de un empleado, las mediciones de productividad pueden ser una parte importante para ayudar a los empleados a comprender cuánto han hecho para ayudar a su empresa a alcanzar sus objetivos.
Las mediciones precisas de la productividad pueden ser un paso más para garantizar no solo mayores ganancias, sino también una mayor motivación de los empleados, así como la satisfacción laboral y el reconocimiento de los logros del equipo y los logros individuales.
Conclusión
Utiliza un dashboard para evaluar la productividad de empleados. Es una herramienta que te permitirá tener una mejor visualización de su desempeño y poder detectar errores o atrasos en tareas, e incluso monitorear objetivos de manera individual y por equipos de trabajo.
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