A menudo hablamos de mejorar el desempeño en un negocio, pero ¿qué significa esto en realidad? ¿Cuáles son las métricas de productividad y cómo se miden? ¿Y en realidad las deberías medir?
Comprender y medir la productividad de un empleado es uno de los aspectos más importantes de la gestión del trabajo. Es importante que los miembros de los equipos estén dispuestos a mejorar su propia productividad personal, esto claro, suele estar vinculado a los incentivos al rendimiento.
Uno de los principales beneficios de contar con métricas de productividad es que, por ejemplo, puedes identificar cuántas son las horas trabajadas y la cantidad de tiempo que dedican a cada proyecto, y obtener puntos de referencia a partir de los cuales pueden mejorar.
Pero, ¿es esta una herramienta valiosa para los negocios, o estás poniendo énfasis en las métricas erróneas? ¿Estás más preocupado por la rapidez con la que trabajan, cuántas llamadas responden, que descuidas otros factores importantes?
Por qué necesitas métricas de productividad
Las métricas de productividad son, ante todo, para tu equipo y tu empresa. A los empleados les gusta la retroalimentación. Quieren saber las áreas en las que pueden mejorar, y también quieren ser capaces de ver que es lo que están haciendo bien. Es una gran sensación saber que tienes fortalezas en un área en particular.
La retroalimentación es mejor cuando se respalda con datos. De lo contrario, podrías estarte basando demasiado en creencias y juicios personales. Y todos sabemos que estos pueden estar equivocados de vez en cuando.
Si tu, como gerente, sólo ves a cierto empleado regresar del almuerzo o del café y bromear, entonces podrías asumir que este empleado probablemente está echando la flojera. Pero en realidad, podría ser que este mismo miembro del equipo sea el que esté dando el más alto rendimiento entre todos tus empleados, y esos descansos son una parte vital de su proceso. Pero sin una métrica, no lo podrías saber.
Las métricas de productividad también pueden ayudarte a crear una idea de tu equipo, lo que puede ser valioso cuando se trata de las revisiones de rendimiento. Además, puedes usar los datos para planificar con anticipación, entendiendo por supuesto de lo que tu equipo es capaz. Mantenerse al tanto de las métricas de productividad te proporciona importantes puntos de referencia que te servirán para la planificación estratégica.
Conoce más de la importancia de los indicadores de productividad.
Cómo calcular la productividad de un empleado
Entonces, cómo monitorear la productividad de empleados.
- Elige el rendimiento que estás midiendo. Normalmente se refiere a los «trabajos completados».
- Selecciona un período de tiempo para medir. Puede ser un día de trabajo, una semana, o – para trabajos más largos – un mes.
- Mide la cantidad de producción en este período de tiempo, por supuesto de manera individual para cada uno de sus empleados. Reúne suficientes datos para obtener una muestra promedio.
- Ahora necesitas una cifra de entrada. Este es el número de horas (u otra unidad de tiempo) que tu empleado le ha dedicado a la producción.
- Divide la producción por la entrada que obtuviste en el punto 4 para llegar a una cifra por hora (u otro período de tiempo). – Por ejemplo, 20 unidades por semana.
- Ahora ya puedes asignar un valor. Esto te permitirá medir la relación costo-beneficio.
¿Cómo miden las empresas su productividad? Además de una tasa básica de productividad por empleado, hay otras métricas que puedes observar y que también muestran la fortaleza de tu empresa:
Ingresos por empleado: Para obtener esta métrica, divide el ingreso total por el número total de empleados. Este número puede ayudarte a entender lo que tu equipo contribuye a la empresa y el valor de cada miembro del equipo para la empresa, y por supuesto también el costo de perder un empleado.
Costo total de la fuerza de trabajo: Esta métrica se refiere a la suma de todas tus compensaciones, beneficios, contratistas y otros gastos relacionados con el mantenimiento de tu equipo. Esta métrica te sirve para que te des una idea de los gastos de tu fuerza de trabajo y puede ser eficaz a la hora de tomar decisiones estratégicas importantes.
Tasa de efectividad: Esta es otra de las métricas de productividad más medidas. Calcula cuánto beneficio bruto obtiene tu empresa por cada peso o dólar gastado en tu fuerza de trabajo. Esta medida es particularmente eficaz porque no está vinculada al tiempo y claramente te da una idea clara de la eficacia de tu equipo en su conjunto.
Adopta las métricas de productividad que más se adapten al giro de tu negocio y ten un enfoque flexible, dependiendo de los proyectos emprendidos y la tecnología disponible, significa que puedes revisar y adaptar tu sistema regularmente para asegurarte de que estás midiendo los resultados correctos de la manera más equitativa.
¿Estás midiendo lo correcto?
Existen métodos para evaluar la productividad de empleados, pero ¿lo que estás midiendo es lo correcto? ¿Los indicadores de productividad que sigues te da una imagen precisa del rendimiento?
No necesariamente.
La verdad es que tu equipo no trabaja todo el tiempo. Todas las personas tienen otras tareas que hacer durante el día que contribuyen a su valor para la empresa.
Por ejemplo, el tiempo dedicado a aprender nuevas habilidades o a mejorar el capital intelectual no produce ningún resultado tangible, al menos no inmediatamente.
Un miembro del equipo que ayuda a otro tampoco se refleja en los números del primer miembro. Sin embargo, todos podemos estar de acuerdo en que estas son cosas positivas.
Y por último, centrarte en simples métricas de producción animará a tu equipo a alcanzar la cantidad necesaria para alcanzar un buen estado en relación a los indicadores de rendimiento. Si no tienes esto de manera correcta, los empleados pueden sentirse presionados a elegir trabajos más pequeños o a reducir gastos para poder terminar proyectos más grandes en menos tiempo.
Los empleados que trabajan de manera más lenta pero que continuamente producen trabajos de calidad pueden sentirse marginados por tal sistema.
Entonces, ¿cuál es la respuesta?
¿Tu equipo necesita métricas de productividad?
Eso depende completamente de tu equipo, de lo que hacen y de cómo gestionan los proyectos.
En el caso de los equipos de ventas que trabajan a comisión, por ejemplo, estas métricas ayudan al personal de ventas a comprender el tamaño de su sueldo, para que puedan planificar en consecuencia.
En otros tipos de funciones, las métricas de productividad podrían ser una distracción, o podrían fomentar la competencia entre los empleados por motivos equivocados. La velocidad no es igual a la calidad.
Aquí algunas claves para aumentar la productividad de tu equipo de trabajo.
En la mayoría de los casos, sin embargo, a la gente le gusta ver cómo se desempeñan, no en un ambiente de alta presión como una revisión de desempeño, sino día a día y semana a semana. Puede ser útil echar un vistazo a los números y decir «Puede que hoy no haya tenido un buen día, pero ayer fue un gran día».
Al final, saber cuánto tiempo tardan los diferentes tipos de proyectos, y las cifras de productividad media de tu equipo, sólo va a beneficiar a tu empresa.
La clave está en crear una cultura que no valore la velocidad por encima de otros factores como la calidad y la satisfacción del cliente, métricas que son mucho más difíciles de medir, pero aún más importantes.
Conoce las ventajas de medir la productividad de un empleado de manera más visual.
Medición de la satisfacción del cliente
Crear flujos de trabajo para recoger las opiniones de los clientes. Esto puede hacerse de forma automatizada (como enviar una encuesta por correo electrónico después de que tu equipo de soporte haya cerrado un ticket, o de forma más manual (dejando un formulario de retroalimentación en la parte inferior de tu factura). Crea múltiples formas para que los clientes interactúen y controlen y por supuesto, no olvides registrar sus respuestas.
Ayuda a recopilar datos de satisfacción del cliente durante un largo período de tiempo. Los clientes pueden verse afectados por una mala experiencia reciente o un mala experiencia de venta, y con un tamaño de muestra pequeño esto puede darte una imagen no precisa del rendimiento general.
La razón por la que tantos gerentes se aferran a las métricas de productividad, es porque son fáciles de medir. Proporcionan hechos tangibles, del mundo real. La calidad del trabajo y el rendimiento de alguien puede ser mucho más difícil de evaluar.
Las empresas abordan este tema de diferentes maneras. Algunas utilizan la retroalimentación de los gerentes en las revisiones de desempeño, ya que estos tienden a estar más cerca del proceso de trabajo real. Otras tienen formas objetivas de medir la calidad, como el cumplimiento de las normas de la industria. Otras animan a su personal a sentirse bien de sus logros presentando proyectos de los que se sienten particularmente orgullosos.
Trabaja con tu equipo para establecer objetivos claros.Dales amplias oportunidades para que se apropien de los proyectos y aprendan nuevas habilidades. Coloca algunas métricas en torno a estos objetivos y céntrate en ellos, en lugar de en el rendimiento diario.
Habla con tu equipo
Y por último, cuando se trata de las métricas de productividad, es importante y tiene sentido que las definas con tu equipo. Es sumamente crucial determinar qué números son importantes para ellos, y cómo podrían usar las métricas para mejorar su propio trabajo. De igual manera pregúntales cómo quieren hacer un seguimiento de sus métricas (por ejemplo, en un sistema manual, o en un dashboard que lo represente visualmente).
Tu equipo puede tener algunas ideas inteligentes sobre cómo obtener más visibilidad y claridad sobre las diferentes métricas de rendimiento. Ten en mente que realmente nunca se sabe hasta que se pregunta.
Las métricas de productividad son una forma valiosa que te puede proporcionar datos útiles sobre tu negocio en general y hasta de tus proyectos de manera específica. Pero la productividad nunca debe utilizarse de forma aislada como una herramienta para motivar al personal o evaluar el rendimiento individual.
Usa un dashboard para dar seguimiento a tus métricas de productividad
Recuerda, cuantos más aspectos midas del negocio, más atención prestará tu equipo a esas áreas. Después de todo, todo el mundo quiere hacer las cosas bien en su trabajo. Así que piensa cuidadosamente en el mensaje que le estás enviando a tu equipo con tu enfoque actual: ¿prácticas una cultura de calidad, o estás demasiado enfocado en la velocidad?
Tal vez sea hora de ir más despacio. Hay diversas formas de calcular la productividad de empleados, una de ellas es a través del uso de un dashboard.
Esta herramienta te permite tener una mejor visibilidad de tus métricas de productividad y detectar, en tiempo real, algunos indicadores que podrían estar afectando el desempeño de tu negocio y equipo de trabajo.
Puedes establecer tus métricas, ver resultados de períodos de tiempo específicos y hacer un mejor análisis de los datos de tu negocio, sin necesidad de buscar información en múltiples fuentes pues todo lo tendrás ahí, en un mismo espacio virtual.
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