5 consejos para organizar los datos de un restaurante

Como dueño o dueña de un restaurante, debes tener mucho en tu plato. Entre asegurarte de la satisfacción del cliente, crear un ambiente de trabajo agradable y todo el proceso general de llevar un restaurante, pero también debes saber cómo organizar los datos de un restaurante para que te ayuden a hacer cambios que sean necesarios.

En el mundo de hoy en día, los negocios no pueden sobrevivir y mucho menos tener éxito, sin hacer un análisis de datos. Solo cuando los propietarios reconozcan la importancia del análisis de datos, saquen sus propias conclusiones y realicen cambios en sus restaurantes basándose en estos análisis, realmente tendrán éxito.

¿Cómo organizar los datos de un restaurante?

Con la ayuda de la tecnología que se implementa en los restaurantes, puedes ponerte en el camino correcto para darle sentido a los datos y además darles un buen uso. Esta guía te llevará a través de algunos de los pasos principales para comprender y organizar tus métricas para restaurantes.

Lo que necesitas y debes hacer es:

1.- Comenzar con un sistema de visualización completo

2.- Rastrear datos de clientes individuales

3.- Monitorear constantemente los datos 

4.- Analizar tus datos financieros e inventario

5.- Usar tus datos para tener una mejor gestión empresarial

Una vez que te decidas a organizar los datos de un restaurante, podrás hacer cambios positivos en tu restaurante que seguramente aumentarán la satisfacción de tus clientes y empleados. Comencemos.

1.- Comenzar con un sistema de visualización y análisis de datos

Antes de incluso recaudar datos, necesitas un sistema POS (point-of-sale) o un Dashboard que te permita recolectar información que te puede ayudar a entender lo que sucede en tu restaurante.

Lo ideal es que tengas acceso a través de un dispositivo móvil que te permita acceder a tu información cuando y donde quieras.

¿Puede recolectar los datos que necesitas y analizarlos? Para organizar los datos de un restaurante, necesitas primero llevar un seguimiento de indicadores clave de rendimiento. Busca una herramienta que te permita visualizar tus datos de una manera clara para que se puedan comprender.

Todos los datos que obtengas no serán útiles si no están protegidos. Invertir en una plataforma con características seguras, permitirá a tu restaurante funcionar sin tener que preocuparse. 

2.- Rastrear datos de clientes individuales

Los datos de tus clientes son esenciales para el crecimiento de tu restaurante. Esta información la puedes obtener directamente de tu sistema y es sumamente fácil de recolectar. Estos son algunos ejemplos de información que te recomiendo que recopiles de tus clientes:

• Nombres, para que puedas reconocerlos cuando te visiten otra vez.
• Número telefónico / correo electrónico. Puedes darle algún tipo de descuento o promoción por compartir esta información.
• Dirección. Para enviarles cupones y actualizaciones del restaurantes en caso de que no prefieran una comunicación a través de un correo electrónico.
• Cumpleaños. Para ofrecerles un regalo, puede ser un platillo gratis, por ejemplo.
• Alergias. Para que tus cocineros sepan qué ingredientes evitar en caso de ser necesario.
• Alimentos o platillos favoritos para poder hacerles recomendaciones personalizadas.

No todos estos datos son necesarios, pero sin duda te ayudarán a hacer un análisis de clientes. Después de todo, los clientes son la vida de tu restaurante y sin ellos, no tendrías un negocio exitoso.

Esta información no es difícil de entender, pero sin duda es completamente útil para construir una relación con tus clientes e incentivarlos a que regresen.

3.- Monitorear constantemente los datos 

Monitorear los datos es parte de la experiencia del cliente. Ahora que sabes quienes son tus clientes, lo que necesitas hacer es asegurarte de que tengan la mejor experiencia mientras estén visitando tu restaurante. Para ser más eficiente al organizar los datos de un restaurante, lleva un seguimiento de esta información:

• Hora de espera. Tiempo en particular que un cliente o un grupo de clientes espera para tener una mesa.
• Clientes en restaurante por tiempo. Cuántas personas son servidas o atendidas en el restaurante durante un periodo de tiempo determinado.
• Cantidad de personas por grupo de clientes promedio. Que tan grande suelen ser los grupos de personas que te visitan.
• Conteo promedio de clientes. Promedio de cuántos clientes tienes en un tiempo en particular.
• Eficiencia de ubicación. Que tan bien estás utilizando las mesas disponibles. 

Monitorear estos y otros KPIs para restaurante te permitirá verificar si tienes algún problema que puedes mejorar para ofrecerle a tus clientes el mejor servicio y para tener en tu restaurante realmente la mayor eficiencia posible y la máxima capacidad.

4.- Analizar tus datos financieros e inventario

Tus datos financieros hablan de cuánto gastas, cuánto ganas y que tan bien utilizas tu inventario. Con esto en mente, tu restaurante puede organizar los datos de un restaurante para sacarle el mayor provecho. Necesitas manejar las siguientes métricas financieras para tener todo en orden:

• Nómina y utilidad: Costos operativos recurrentes como nóminas, pagos de servicios y pago de renta.
• Venta de artículos del menú: El número de artículos del menú vendidos
• Costo de alimentos: Cuánto se gasta en ingredientes o insumos de los platillos del restaurante.
• Costo total de la comida: Cuanto pagas por la comida en general, calculado multiplicando el número de productos alimentarios por el número vendido.
• Ventas totales del menú. Cuánto ingreso (utilidad) has generado de la comida que vendes.
• Número de ventas: Número de ventas totales que has tenido.

Si no sabes cuánto gasta tu restaurante y cuánto gana, no podrás saber exactamente qué tan rentable es tu negocio. Una vez que comiences a llevar seguimiento de estos cambios, por ejemplo a través de un dashboard de ventas, podrás hacer ajustes a tu presupuesto para aumentar tus ingresos y optimizar tu menú. 

5.- Usar tus datos para tener una mejor gestión empresarial

Al dar seguimiento a esta y otras métricas podrás manejar tu restaurante y asegurarte de que todo va de la manera que esperas. Así, tu retención de clientes y empleados mejorará. 

Organizar los datos de un restaurante es clave para mejorar las operaciones, así que comienza a recolectar toda la data que tengas al alcance, por ejemplo: 

• Cambios de turno de trabajo. Cuando ya hayas analizado tus métricas, necesitarás saber cuales son tus buenos momentos y tus fechas bajas para poder programar los turnos de trabajo de tus empleados. Por ejemplo, los restaurantes suelen tener muchos clientes los viernes por la noche, así que procura no tener pocos empleados trabajando en ese momento. 
• Orden de inventario. Llevando un buen control de inventarios podrás predecir qué cosas debes ordenar y cuando. De esta manera no tendrás que preocuparte de quedarte sin algún ingrediente. 
• Tickets de órdenes. Al tener esta información podrás tener una mejor comunicación entre los meseros y la cocina. Cuando actualizas las órdenes de manera instantánea, evitas hacer que tu staff cometa errores innecesarios por una mala comunicación.

Estos son solo algunos ejemplos de cambios inteligentes que puedes implementar basandote en los datos que recopilas. El tipo de datos que obtienes, como los organizas y que haces con ellos depende completamente de ti. Solo asegúrate de monitorear tu crecimiento con el paso del tiempo.

¿Cómo monitorear los datos de un restaurante?

Los datos ofrecen insights poderosos de cómo va tu negocio y puede ayudarte a ver lugares en los cuales pueden mejorar en caso de ser necesario. Claro, estas métricas no servirán de nada si no las entiendes y no las organizas de tal manera que puedas implementar rápidamente estos cambios.

Monitorea tus métricas y KPIs para restaurantes en un dashboard, visualiza tu información de manera actualizada y en tiempo real para generar estrategias de crecimientos y hacer los cambios positivos en tu negocio. Tus empleados, tus clientes y tu cartera te lo agradecerán.

A través de un dashboard podrás tener información de diversas fuentes y áreas en un mismo espacio virtual, y podrás compartirlo con quien quieras para hacer un análisis efectivo de la salud de tu restaurante.

Si quieres conocer cómo crear un dashboard, crea una cuenta gratis, o solicita una demostración para que uno de nuestros asesores te de un tour por la plataforma.

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