Seguir estos pasos para crear un reporte de ventas te ayudará a descubrir información invaluable para que decidas si debes ajustar los precios, cambiar tu producto o servicio, o incluso crear nuevos.
Muchos propietarios de pequeñas empresas revisan sus estados financieros mensuales y anuales para evaluar el progreso de su compañía.
Sin embargo, confiar o depender únicamente de los estados financieros para medir las ventas significa que puedes perder la oportunidad de identificar tendencias que puedes utilizar para mejorar las ventas futuras.
Al crear y monitorear un informe de ventas, además de los estados financieros, puedes identificar nuevas oportunidades para hacer crecer tu negocio.
¿Cuáles son los pasos para crear un reporte de ventas?
La frecuencia de lo reportes y el nivel de detalle en tus datos son dos de los componentes más importantes que debes considerar al desarrollar un análisis de ventas.
Estos son los pasos que debes seguir para crear un informe de ventas de manera efectiva:
Paso 1: Determina los datos que deseas monitorear
Un informe de ventas ofrece la oportunidad de profundizar en el rendimiento de ciertos departamentos o productos específicos. Antes de crear un informe de ventas, describe tus objetivos medibles, por ejemplo:
- La prevalencia de ventas repetidas en una ubicación específica.
- El número de nuevos clientes adquiridos en un período determinado.
- Definir el producto comprado con mayor frecuencia durante una campaña.
Aquí 10 ejemplos de KPIs de ventas que debes medir.
Paso 2: Planifica la frecuencia de tus análisis
Decide con qué frecuencia planeas realizar un seguimiento de ventas (trimestral, mensual, etc.).
Puedes hacer uso de un dashboard de ventas para tener una visión general y en tiempo real, de las ventas del día o pasadas. Dependiendo de tus necesidades, puedes tener más de un reporte de ventas con diferentes variables.
La frecuencia depende de la naturaleza de las ventas. Es posible que desees seguir otros pasos para crear un reporte de ventas durante las promociones de marketing o los picos estacionales, en lugar de hacerlo como lo harías durante un mes normal.
Paso 3: Establece las variables que deseas representar
Luego, determina las variables que proporcionarán los datos necesarios para cumplir tus objetivos. El nivel de detalle, aborda la profundidad de tus reportes de ventas. Para un reporte de ventas básico, comienza con variables de alto nivel:
- Fecha
- Ubicación
- Cantidad de ventas
Si deseas obtener detalles sobre un servicio específico, una línea de productos, o tendencias de clientes, considera incluir variables más detalladas para obtener datos más específicos como:
- Categorías de producto
- Número de producto
- Márgenes brutos de productos
- Datos del cliente (nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono)
- Métricas de campaña de ventas
Aquí más detalles de cómo crear informes de ventas completos.
Paso 4: Grafica tus datos
Continuando con los pasos para crear un reporte de ventas, debes definir el tipo de visualización de tus datos.
Puedes usar diferentes tipos de gráficas en un dashboard. Utiliza los datos para establecer puntos de referencia y mostrar las variables de ventas que están creciendo, disminuyendo o manteniendo un ritmo constante.
Los datos también se pueden seccionar en períodos de tiempo (mensualmente, trimestralmente y anualmente) para ver y comparar el rendimiento de las ventas durante vacaciones, temporadas bajas, etc.
Para obtener una perspectiva histórica del rendimiento de las ventas, también puedes considerar monitorear las variables en incrementos a lo largo de la vida de tu negocio, producto, o servicio.
Te compartimos algunos indicadores para medir el rendimiento de vendedores.
Paso 5: Analiza tus resultados
Una vez que hayas graficado tus datos, el paso final para crear un reporte de ventas es proporcionar un análisis. Busca tendencias de ventas emergentes formulando preguntas como:
- ¿Qué productos o servicios compran juntos los clientes?
- ¿Cuándo se venden más ciertos artículos o servicios?
- ¿Existe una tendencia estacional entre los compradores?
- ¿Tus clientes regulares compran artículos diferentes que los clientes nuevos?
Analiza cómo cambian tus ventas a lo largo del tiempo. Si algo no está funcionado, analiza el porqué detrás de eso.
Aprende aquí cómo crear un informe del ciclo de ventas.
Si haces un análisis de ventas e identificas productos que no se están vendiendo, no significa que te debes deshacer de ellos. Esto podría indicar que debes corregir algo, como tácticas de marketing ineficaces, para lograr las ventas que necesitas. Considera recopilar retroalimentación de los clientes sobre esos productos.
Si las ventas de un producto específico están bajas, considera las fluctuaciones estacionales o los productos alternativos ofrecidos por un competidor a un precio con descuento. Es posible que debas reposicionar productos o dirigirte a un demografía específica.
Una vez que hayas seguido estos pasos para crear un reporte de ventas, puedes usar los resultados para ayudar a dar forma a tus estrategias de marketing y ventas a medida que tu negocio crezca y cambie.
En TuDashboard te podemos ayudar a crear un panel de control de ventas digital que te sirva de reporte diario para tus datos de venta o clientes.
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