Hoy las empresas están pensando seriamente en cambiar la manera en que operan, el trabajo a distancia o remoto se ha vuelto nuestra nueva realidad. Por ello, hoy decidimos abordar cuáles son las preguntas frecuentes sobre el trabajo remoto para que estemos preparados como empresa para afrontar este nuevo reto.
¿Cómo pueden sobrellevar los líderes corporativos, los gerentes y los empleados este repentino cambio? ¿Cómo gestionar equipos dispersos geográficamente?
9 preguntas frecuentes sobre el trabajo remoto
Estas son algunas preguntas y respuestas que te pueden orientar sobre cómo trabajar productivamente en casa, tener reuniones virtuales y aprender cómo gestionar un equipo remoto.
- ¿Qué es lo primero que pueden hacer los líderes y gerentes para ayudar a sus empleados a estar listo para trabajar desde casa?
Tener la infraestructura correcta. ¿Las personas tienen la tecnología necesaria o acceso a ella? ¿Quién tiene una laptop? ¿Los que tienen (laptops) podrán conectarse fácilmente con sus organizaciones? ¿Tendrán el software que necesitan para poder trabajar, atender llamadas telefónicas, etc.? ¿Qué pasará con los empleados que no tienen laptops o dispositivos móviles? ¿Cómo te aseguras de que tengan acceso a los recursos que necesitan para trabajar?
Los gerentes directos tienen que asegurarse rápidamente de que todos los empleados tengan acceso completo, para que nadie se sienta excluido.
- ¿Qué deben hacer las personas que no están acostumbradas al trabajo remoto para prepararse psicológicamente para ello?
Otra de las preguntas frecuentes sobre el trabajo remoto tiene que ver con desarrollar rituales y tener una forma disciplinada de administrar el día. Programa una hora de inicio y de fin. Lleva un ritmo. Báñate, vístete, incluso si no es lo que usarías normalmente para ir al trabajo, y luego comienza las actividades del día.
Si estás acostumbrado a moverte físicamente, asegúrate de incorporar eso a tu día. Si eres extrovertido y estás acostumbrado a tener mucho contacto y colaboración con otros, asegúrate de que esto siga sucediendo. Pregúntate: ¿Cómo me protegeré de sentirme solo o aislado y mantenerme saludable, productivo y animado? Crea eso para ti.
Recuerda que podrías realmente disfrutar trabajar desde casa. Puedes escuchar la música que te gusta. Puedes pensar con flexibilidad sobre tu tiempo. Puede ser divertido. En cuanto a los gerentes, necesitan reportarse con las personas. Asegúrate no solo de que tienen todas las herramientas necesarias, sino también de que mantienen el ritmo y el contacto con los demás.
- ¿Cómo deberían ser la revisión del trabajo remoto? ¿Grupalmente? ¿Individualmente? ¿Mediante llamadas telefónicas? ¿O chats de vídeo?
Primero, debes tener una conversación grupal sobre el estado actual de las cosas. Dí: “Hola compañeros, estamos viviendo un mundo diferente. No sabemos cuánto durará esto. Pero me quiero asegurar de que todos sientan que tienen lo que necesitan.” Esto debe estar seguido por una puesta en marcha del equipo para iniciar con esta nueva forma de trabajo.
Determina: ¿Con qué frecuencia debemos comunicarnos? ¿Debería ser por vídeo, teléfono o Slack? Si no estás utilizando uno de estos sistemas de redes sociales, ¿deberías? ¿Cuál es la mejor manera para trabajar juntos? Debes ayudar a las personas a comprender cómo trabajar a distancia y darles confianza de que funcionará.
Una vez que se resuelvan esas cosas, reúnete con tu equipo por lo menos una vez a la semana. En un entorno virtual, la frecuencia de contacto no puede disminuir. Si estás acostumbrado a tener juntas, continúa haciéndolo. De hecho, el contacto probablemente debería incrementar para todo el equipo y sus miembros.
Los empleados más nuevos, los que están trabajando en proyectos críticos y las personas que necesitan más contacto requerirán reuniones individuales adicionales. Recuerda también que puedes hacer cosas divertidas virtualmente: “happy hour”, coffee breaks y comer algo juntos. Todas estas cosas pueden ayudar a mantener las conexiones que tenían en la oficina.
Existen numerosas investigaciones que muestran que los equipos virtuales pueden ser completamente iguales a los que comparten ubicación física en términos de confianza y colaboración. Solo requiere disciplina.
- ¿Cómo trabajar desde casa afecta la salud mental? ¿Qué pueden hacer los empleadores para asegurarse de que las personas se mantengan enfocadas, involucradas y felices?
Esta es una de las preguntas frecuentes sobre el trabajo remoto, ya que les preocupa que las personas se pierden las conversaciones espontáneas, pues es parte importante de la jornada laboral que tienen impacto en el rendimiento. ¿Cómo lo transformamos al ámbito virtual?
Para algunos grupos e individuos, será por medio de mensajes constantes. Para otros, serán conversaciones telefónicas o videoconferencias. Algunas personas podrían querer utilizar WhatsApp. Un gerente puede promover estos tipos de puntos de contacto para proteger la salud mental. La gente no podrá resolver estas cosas naturalmente. Tendrás que orientarlas. Un consejo más: ejercicio. Es crítico para el bienestar mental.
- ¿Cuáles son las tres principales cosas que los líderes pueden hacer para crear una buen cultura remota?
Esta es otra de las preguntas frecuentes sobre el trabajo remoto. Primero, asegúrate de comunicar lo que está sucediendo a nivel organizacional. Todos se estarán preguntando qué está pasando en la compañía, con los clientes y con los objetivos comunes. La comunicación en torno a estos aspectos es extremadamente importante.
Durante este período, las personas también comenzarán a ponerse nerviosas por los objetivos de ingresos y otros resultados. Tendrás que asegurarte de que sientan que van a estar bien.
Otra cosa es asegurarse de que ningún miembro sienta que tiene menos acceso a tí que los demás. En casa, la imaginación de las personas se desata. Por lo tanto, debes estar disponible para todos por igual. Por último, cuando tengas tus reuniones grupales, incluye a todos y modera el tiempo que cada uno recibe para que todos se sientan escuchados.
- ¿Cómo estos cambios afectarán la productividad?
La productividad no tiene que disminuir. Se puede mantener, incluso mejorar, porque los desplazamientos hacia y las distracciones en las oficina ya no existen. Por supuesto, puedes estar en casa con tu pareja o hijos y esas cuestiones deberán resolverse.
Otro problema podría ser tu capacidad para resolver problemas rápidamente cuando no te puedes reunir en persona, en tiempo real. Eso podría generar demoras. Pero fuera de eso, no veo porqué la productividad disminuiría. Existe evidencia sólida que muestra que no debería cambiar.
Descubre cómo miden las empresas su productividad.
- ¿Cómo mides la productividad de los empleados y evalúas su trabajo?
Esta también es una de las preguntas frecuentes sobre el trabajo remoto, sino es que la que más preocupa a las organización. La primera respuesta es que debemos de confiar en los empleados. Equípalos de la manera correcta, asigna las tareas y supervísalos como siempre lo has hecho y confía en que produzcan de la manera que tu deseas.
El trabajo a distancia ha existido por mucho tiempo. Y hoy en día tenemos todas las tecnologías que necesitamos no solo para trabajar sino también para colaborar. Tenemos herramientas de redes sociales para toda la empresa que nos permiten almacenar y capturar datos, tener conversaciones, compartir las mejores prácticas y aprender.
- ¿Qué se puede hacer si un empleado no está concentrado y se mantiene aislado?
Cuando identifiques las señales, como menos correos electrónicos o más inhibición en las conversaciones grupales, habla con ellos. Aumenta el contacto y alienta a otros a hacer lo mismo.
Las organizaciones también deben asegurarse de contar con servicios de asistencia para empleados en estos momentos. Cuando se eliminan de repente las rutinas regulares y las conexiones de las personas con los demás, algunos tendrán dificultades y necesitarán ayuda adicional.
Agregaría que el CEO de cada organización debe estar mucho más presente en estos momentos, mediante videoconferencias o grabaciones, para generar confianza y calmar a las personas.
- ¿Esta crisis va a cambiar la forma en que todos los equipos y organizaciones van a operar en el futuro?
Esta es otra de las preguntas frecuentes sobre el trabajo remoto, y sin duda las organizaciones, los equipos y las personas experimentaran más con el trabajo virtual. Muchos de ellos siempre han querido probarlo como una manera de expandir su alcance o fuerza laboral. No es que las personas vayan a adoptar permanentemente este nuevo formato de trabajo, pero esta experiencia ampliará la capacidad de todos.
Si hay un pequeño aspecto positivo de esta situación en la que nos encontramos, es que estamos desarrollando ciertas habilidades que podrían ser útiles en el futuro.
Por ejemplo, el uso de distintos métodos para evaluar la productividad de empleados como el uso de dashboards, una herramienta que te permite tener una mejor visualización de tus indicadores de rendimiento y dar seguimiento, en tiempo real, al desempeño de tu equipo remoto.
Si quieres conocer las funciones que ofrece un software para dashboard y ver cómo puedes implementar esta herramienta ahora que tienen a tu equipo trabajando de manera remota, no dudes en contactarnos y solicitar una demostración virtual.
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