Toda empresa impulsada por los datos deben generar informes para presentar KPIs de manera sencilla. Pero lo cierto es que muchos de esos informes se aplazan o no se hacen porque se piensa que requieren de mucho tiempo.
Los informes son absolutamente importantes para las empresas, y su elaboración no toma tanto tiempo como piensas.
¿Quieres generar informes que todos amen y que además sean analizados fácilmente para tomar mejores decisiones? Llegaste al lugar indicado. Aquí encontrará los pasos necesarios para presentar KPIs que inspiren a todos.
¿Cómo presentar KPIs correctamente?
La forma de presentar KPIs determinará en gran medida cómo serán recibidos. Un buen informe de KPIs debe ser de fácil acceso, interactivo y que lo puedas crear rápidamente.
Además de estas cualidades un informe debe tener un objetivo claro, contar con información clave y te debe indicar cómo te estás desempeñando. Es importante también que sea conocido por toda la organización, de ahí la importancia de definir KPIs correctamente.
Afortunadamente, presentar KPIs no tiene que ser una actividad tediosa. Al monitorear tus datos en un dashboard puedes crear informes que te ayude a mejorar los resultados de tu equipo y la comunicación interna.
Estas son algunas formas comunes de presentar KPIs a gerentes y ejecutivos:
- Compartir un informe por correo electrónico con los KPIs.
- Distribuir un PDF que muestre los KPIs.
- Presentar los KPIs usando una presentación de diapositivas.
- Mostrar los KPIs en un dashboard y proyectarlos en una pantalla.
- Visualizar los KPIs utilizando un dashboard de KPIs.
- Compartir los KPIs utilizando informes o dashboards móviles.
- Crear tus propios KPIs utilizando un software de dashboard.
1. Presentar KPIs a través de un informe por correo electrónico
Hay que tomar en cuenta que los ejecutivos y gerentes de hoy utilizan un smartphone para trabajar. Los informes por correo electrónico son únicos porque hacen que puedas acceder a un informe de KPIs desde diferentes dispositivos como smartphones, tabletas y computadoras.
Puedes enviar por correo electrónico un informe de KPIs en un formato habilitado para móviles como archivos PDF o imágenes incrustadas.
Un beneficio clave de los informes por correo electrónico es que los usuarios no necesitan descargar una aplicación externa para acceder a los datos, y las visualizaciones aparecen en estos informes exactamente igual que en un dashboard para empresas .
Enviar automáticamente por correo electrónico una presentación de KPIs
Si programas informes por correo electrónico tus empleados tendrán el hábito de estar atentos para ver las actualizaciones. El correo electrónico es el canal de comunicación más común para los informes de KPIs. Además el acceso es más fácil, así como la lectura de los datos. A nadie le gusta estar analizando datos brutos.
Envía un informe de KPIs por correo electrónico en segundos
Los informes de KPIs por correo electrónico también son extremadamente útiles para utilizarlos una sola vez. Cuántas veces al día tu gerente te pregunta, “¿Cómo está funcionando nuestra campaña de marketing?” O “¿Cuántos leads tenemos en comparación con el mes anterior?”.
Estos insights son extremadamente valiosos y requieren atención inmediata, pero tener que detener todo lo que estás haciendo en ese momento para recopilar los datos y crear estos informes lleva tiempo, tiempo que deberías dedicarle a mejorar estos números.
Los informes de KPI por correo electrónico te ayudan a compartir rápidamente este tipo de información que la empresa debe de monitorear.
2. Convierte tu presentación de KPI a PDF
Los archivos PDF son una excelente forma de presentar KPIs porque mantienen un formato limpio y organizado para la web, el correo electrónico y la impresión. Probablemente el formato PDF sea la mejor herramienta de informes para imprimir, ya que optimiza tus KPIs para un formato físico según la manera en la que aparecen en tu dashboard digital.
Los usuarios pueden modificar el diseño, el tamaño, la altura, las anotaciones, la calidad y el estilo de cada informe. Darle formato es una de las tareas que más tiempo requiere al hacer una presentación de KPIs ya que, cuando se hace manualmente, debes extraer los datos de una fuente y luego crear visualizaciones de forma externa para comunicar la información clave.
3. Presentar KPIs a través de diapositivas
Presentar los KPIs en una presentación de diapositivas promueve la conversación, pero no la domina. Siempre es mejor incluir la menor cantidad de palabras posible en las presentaciones. Básicamente, se trata de presentar una historia visualmente atractiva en lugar de un ensayo
Una regla general es presentar 5 palabras por línea y 5 líneas por diapositiva. Por esta razón, las imágenes son cruciales para una buena presentación de KPI. Las visualizaciones ayudan a que la gestión comprenda rápidamente los datos de KPI mientras que tu explicas la información y todos planifican una acción en consecuencia.
Haz que tu presentación de KPIS sea visual
Cuando le presentas los KPIs a un grupo y tienes poco tiempo, los elementos visuales son esenciales para mantener a todos interesados y enfocados.
Toma nota: los KPIs están intrínsecamente interconectados y deben discutirse relacionándose unos con otros. La mejor práctica es no usar más de dos imágenes por diapositiva si estás incluyendo texto para aclarar la información, y no más de cuatro para evitar que la presentación se vea sobrecargada.
Si decides utilizar una diapositiva para cada KPI, te recomiendo que señales la relación de ese KPI con otros y el panorama comercial general para evitar el aislamiento de métricas.
Crea un dashboard que te ayude a enfocarte en los KPIs
Para evidenciar y analizar más fácilmente cualquier aspecto de tu negocio, nada mejor que incorporar en las presentaciones datos de los KPIs tus métricas. Los ejecutivos siempre se inspiran cuando ven una versión concisa de sus datos y descubren que pueden usarla en la toma de decisiones.
Después de presentar KPIs a través de un dashboard, los ejecutivos te pedirán que crees más visualizaciones de datos sobre los temas que les interesan. Creando un dashboard interactivo, puedes hacer que la conversación fluya a tu ritmo.
4. Comparte enlaces directos a tus dashboards para tener acceso a tus KPIs todos los días
Crea enlaces directos para que otros usuarios tengan acceso a este. Los usuarios de TuDashboard pueden publicar un dashboard (con o sin contraseña) y tener un enlace que se puede compartir.
Enlaces directos para presentar KPIs a tus clientes
A través de un enlace todos puedan acceder fácilmente a sus datos, en el momento que lo deseen. Los enlaces directos le permiten que las personas que deseen visualicen tu dashboard de KPIs. Para las organizaciones que monitorean KPIs para sus clientes, esto es especialmente útil ya que agiliza la línea de comunicación.
Promueve el trabajo en equipo al presentar KPIs en una pantalla
Los enlaces directos muestran los KPIs en tu dashboard empresarial, lo que significa que se actualizan continuamente. Destinar tiempo para crear dashboards con los KPIs que tus ejecutivos solicitan en su informe de fin de mes, simplificará el proceso de creación de informes y creará el hábito de monitorear estas métricas todo el tiempo, no solo a fin de mes.
Otra de las ventajas de proyectar tus KPIs en una pantallas es que promueven el trabajo en equipo, ya que todos en la organización pueden darle seguimiento al trabajo del otro. Se generan preguntas sobre otros departamentos y hace que todos se interesen.
Utilizar monitores dentro de las oficinas para visualizar datos y darle seguimiento a tus métricas de rendimiento. Muéstrales a todos la importancia de estos KPIs para que todos estén enterados.
5. Acceso directo al dashboard de KPIs
Haz que todos en tu equipo puedan acceder a tus dashboards. Los usuarios pueden ser agregados a tu cuenta de TuDashboard como administradores, editores, o solo para visualizar la información.
Puedes otorgar permisos específicos para cada acción. El beneficio del acceso directo es que puedes configurar dashboards para cada tipo de rol.
Permitir que todos los miembros del equipo, especialmente los de gestión, accedan a los dashboards es una excelente forma de presentar KPIs ya que le permite a los individuos acceder a los datos de los informes en todo momento sin pasar por la larga línea de comunicación para llegar al administrador.
El acceso directo al dashboard es una manera segura de mejorar la comunicación, y demostrar a la gestión el valor de los esfuerzos de tu equipo, así como las áreas clave de mejora.
6. Lleva tus datos a todas partes
Los ejecutivos de alto nivel suelen estar en constante movimiento y requieren un acceso rápido al estado de su empresa. Presentar los KPIs de forma que la administración pueda acceder a ellos desde un smartphone hace que sea más fácil para ellos acceder y comprender rápidamente los datos estando en cualquier lugar.
Cuando todos en una organización tienen acceso a los dashboards, los datos pueden ser integrados a las actividades diarias.
Los informes de KPIs móviles se vuelven especialmente importantes a medida que las oficinas remotas y el trabajo desde casa se vuelven cada vez más comunes. Es posible que no siempre estés en un laptop, pero la mayoría de las personas nunca olvida su smartphone cuando sale de su casa.
Agrega datos reales a cada conversación con tu informe móvil de KPIs
Con los informes móviles, los datos se convierten en un elemento natural y esencial de cualquier discusión empresarial. ¿Cuántas veces has tenido una conversación casual con un colega en la que has dicho “puedo mostrárselo cuando llegue a mi computadora”?
Un informe móvil de KPIs le aporta una dimensión real a estas conversaciones, lo que conduce a darle seguimiento o incluso a tomar acciones inmediatas.
7. Crea una presentación de KPIs a través de un dashboard empresarial
No hay un tiempo específico en la semana , mes o año para hacer un informe de KPIs. Los mejores informes se hacen todos lo días.
Estos 7 métodos de presentación de KPIs hacen que los informes sean un hábito para la transparencia de datos y tener una visión más clara en todos los aspectos del negocio.
¡Muy practico! Aplastantes motivos. Manten este liston es un articulo fantastico.
Debo leer màs articulos como este.
Hola Verónica, ¡muchísimas gracias por tu comentario! Te lo agradecemos mucho, ¡Un saludo!