¿Te sientes estresado y sobrecargado? ¿O sientes que tu carrera parece estar estancada? Si es así, entonces puede que necesites mejorar tus habilidades para delegar. Si lo haces bien, puedes construir rápidamente un equipo de personas fuerte y exitoso, capaz de cumplir con las demandas de los demás. Es por eso que hoy conoceremos el proceso para delegar tareas de forma efectiva.
Si eres líder de un equipo de trabajo, una de las formas de cumplir con los objetivos es aprendiendo a delegar tareas a otras personas. Cuando incluyes y reconoces a todos los que están en tu esquina, te impulsas a ti mismo, a tus compañeros y a tus seguidores a crecer.
Si eres bueno en tu trabajo, la gente querrá mucho más de ti. Esto puede llevar a una verdadera sensación de presión y sobrecarga de trabajo: no puedes hacer lo que todos quieren, y esto puede dejarte estresado, y con la sensación de que estás defraudando a la gente.
El delegar tareas a los miembros de tu equipo, es una gran oportunidad y puede resultar en algo realmente exitoso.
Por qué la gente no delega
Para saber el proceso para delegar tareas correctamente, es importante entender por qué la gente lo evita. Simplemente, la gente no delega porque requiere un gran esfuerzo inicial.
Después de todo, ¿qué es más fácil: diseñar y escribir el contenido de un folleto que promociona un nuevo servicio que tu ayudaste a crear o hacer que otros miembros de tu equipo lo hagan? Conoces el contenido por dentro y por fuera. La realidad es que sería relativamente sencillo para ti sentarte y escribirlo. Incluso sería divertido. La pregunta aquí es: «¿Sería un buen uso de tu tiempo?»
Aunque a primera vista es más fácil hacerlo uno mismo que explicar la estrategia del folleto a otra persona, hay dos razones fundamentales que hacen que probablemente sea mejor delegar la tarea a otra persona:
- En primer lugar, si tienes la capacidad de encabezar una nueva campaña, es probable que tus habilidades se utilicen mejor desarrollando la estrategia, y tal vez proponiendo otras nuevas ideas. Al hacer el trabajo tú mismo, estás fallando en hacer el mejor uso de tu tiempo.
- Segundo, al involucrar significativamente a otras personas en el proyecto, desarrollas las habilidades y destrezas de esas personas. Esto significa que la próxima vez que se presentes un proyecto similar, puedes delegar la tarea con un alto grado de confianza en que se hará bien, con mucha menos implicación de tu parte.
La delegación de actividades te permite aprovechar al máximo tu tiempo y tus habilidades, y de igual manera ayuda a las demás personas del equipo a crecer y desarrollarse para alcanzar su pleno potencial en la organización.
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¿Cuándo delegar una tarea?
Implementar un proceso para delegar tareas es una ganancia para todos cuando se hace de manera apropiada, sin embargo, eso no significa que se pueda delegar cualquier cosa.
Para determinar cuándo es apropiado delegar una responsabilidad a uno o varios miembros de tu equipo, hay cinco preguntas clave que debes hacerte:
- ¿Hay alguien más que tenga (o se le pueda dar) la información o la experiencia necesaria para completar la tarea? Esencialmente, ¿se trata de una tarea que puede realizar otra persona o es fundamental que la realices tu mismo?
- ¿Proporciona la tarea una oportunidad para crecer y desarrollar las habilidades de otra persona?
- ¿Es ésta una tarea que se repetirá de forma similar, en el futuro?
- ¿Tienes suficiente tiempo para delegar la tarea de manera efectiva? Se debe disponer de tiempo para una capacitación adecuada, para preguntas y respuestas, para conocer el progreso y para hacer las correcciones si es necesario.
- ¿Es esta una tarea que debo delegar? Las tareas esenciales para el éxito a largo plazo (por ejemplo, reclutar a las personas adecuadas para tu equipo) realmente necesitan tu atención.
Si puedes responder «sí» al menos a algunas de las preguntas anteriores, entonces bien podría valer la pena delegar este trabajo.
Consejos para delegar tareas de forma efectiva
Otros factores que contribuyen al éxito de un proceso para delegar tareas son:
1.- Los plazos y las fechas límite del proyecto.
- ¿Cuánto tiempo hay disponible para hacer el trabajo?
- ¿Hay tiempo para rehacer el trabajo si no se hace de manera la primera vez?
- ¿Cuáles son las consecuencias de no completar el trabajo a tiempo?
2.- Tus expectativas o metas para el proyecto o tarea(s)
- ¿Qué importancia tiene que los resultados sean de la mayor calidad posible?
- ¿Es un resultado «adecuado» lo suficientemente bueno?
- ¿Sería crucial un fracaso?
- ¿En qué medida el fracaso afectaría a otras cosas?
Dicho esto, tener todas estas condiciones presentes tampoco es garantía de que la tarea delegada se complete con éxito. También debes considerar a quién le delegarás la tarea y cómo lo harás.
Te invito a que leas: ¿Por qué es importante establecer objetivos y medirlos?
¿A quién deberías delegar una tarea?
Habiendo decidido delegar una tarea, hay otros factores que también deben considerarse:
- La experiencia, el conocimiento y las habilidades del individuo al igual de cómo se aplicarían estas a la tarea delegada.
- ¿Qué conocimientos, habilidades y actitud tiene la persona?
- ¿Tienes tiempo y recursos para proporcionar la formación necesaria?
- El estilo de trabajo preferido del individuo.
- ¿Qué tan independiente es la persona?
- ¿Qué quiere de tu trabajo?
- ¿Cuáles son sus objetivos e intereses a largo plazo y cómo se alinean con el trabajo propuesto?
- La carga de trabajo actual de esta persona.
- ¿Tiene la persona tiempo para asumir más trabajo?
- ¿Delegarás una tarea que requiere una reorganización de otras responsabilidades y cargas de trabajo?
Cuando empiezas a delegar, puedes notar que le toma más tiempo que a ti completar las tareas. Esto se debe a que eres un experto en el campo y la persona a la que has delegado aún está aprendiendo. Ten paciencia: si has elegido a la persona adecuada para delegar y está delegando correctamente, descubrirás que rápidamente se vuelve competente y fiable.
Conoce cómo evitar la microgestión y darle autonomía a tu equipo.
¿Cuál es el proceso para delegar?
Utiliza los siguientes pasos para delegar con éxito:
1.- Define claramente el resultado deseado. Empieza con el final en mente y especifica los resultados que deseas.
2.- Identifica claramente las limitaciones y los límites. ¿Dónde están las líneas de autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas? Debería la persona:
-
- ¿Esperar a que le digan qué hacer?
- ¿Preguntar qué hacer?
- ¿Recomendar lo que debe hacerse, y luego actuar?
- ¿Actuar, y luego informar de los resultados de manera inmediata?
- ¿Iniciar la acción, y luego informar periódicamente?
3.- Cuando sea posible, incluye a las personas en el proceso para delegar. Dales el poder para decidir qué tareas se les delegarán y cuándo.
4.- Haz que coincida la cantidad de responsabilidad con la cantidad de autoridad. Entiende que puede delegar alguna responsabilidad, sin embargo no puede delegar la responsabilidad final. ¡La responsabilidad es tuya!
5.- Delega de acuerdo al nivel en la organización. Las personas más cercanas al trabajo son las más adecuadas para la tarea, esto debido a que tienen el conocimiento más íntimo de los detalles del trabajo diario. Esto también aumenta la eficiencia y ayuda a desarrollar a las personas.
6.- Proporcionar el apoyo adecuado, y estar disponible para responder a las preguntas. Asegurar el éxito del proyecto a través de una comunicación y supervisión continuas, así como la provisión de recursos y crédito.
7- Centrarse en los resultados. Preocúpate por los logros en lugar de detallar cómo se debe hacer el trabajo: la manera en la que tu haces algo no es necesariamente la única o incluso la mejor manera! Permite que la persona controle sus propios métodos y procesos. Esto facilita el éxito y la confianza.
8.- Evita la «delegación hacia arriba». Si hay un problema, no permitas que la persona te devuelva la responsabilidad de la tarea: pide soluciones; y no te limites a dar una respuesta o solución.
9.- Construye la motivación y el compromiso. Discute cómo el éxito repercutirá en las cuestiones financieras, las oportunidades futuras, el reconocimiento informal y otras consecuencias deseables. No te olvides de reconocer a tus empleados .
10.- Establece y mantén el control.
- Discute los plazos y las fechas límite.
- Acuerda un calendario de puntos de control en el que se revisará el progreso del proyecto.
- Realiza los ajustes necesarios.
- Tómate el tiempo necesario para revisar todo el trabajo presentado.
Al considerar detenidamente estos puntos clave antes y durante el proceso para delegar tareas te darás cuenta que los trabajos que delegues serán exitosos.
Mantén el control de las actividades que delegas
Ahora, una vez que hayas trabajado en los pasos anteriores, asegúrate de informarle al miembro del equipo de manera apropiada.
Tómate el tiempo necesario para explicar por qué fueron elegidos para el trabajo, lo que se espera de ellos durante el proyecto, los objetivos que tienen para el proyecto, todos los plazos y las fechas límite y los recursos de los que pueden disponer. Y acuerden un calendario para la revisión con actualizaciones del progreso.
Por último, asegúrate de que el miembro del equipo sepa qué quieres saber si hay algún problema, y que estás disponible para cualquier pregunta u orientación necesaria a medida que el trabajo avanza.
Todos sabemos que como gerentes, no deberíamos microgestionar. Sin embargo, esto no significa que debamos renunciar al control por completo.
Al delegar eficazmente, tenemos que encontrar el equilibrio, a veces difícil, entre dar suficiente espacio para que las personas utilicen sus habilidades de la mejor manera posible, y al mismo tiempo supervisar y apoyar lo suficiente para asegurar que el trabajo se haga de manera correcta y eficaz.
Cuando te entreguen el trabajo delegado, reserve el tiempo suficiente para revisarlo a fondo. Si es posible, sólo acepta trabajos de buena calidad y completamente terminados. Si acepta un trabajo con el que no está satisfecho, el miembro de tu equipo no aprenderá a hacer el trabajo correctamente. Peor aún, probablemente necesitarás completar por tí mismo. Esto no sólo es una sobrecarga, sino que también significa que no tienes tiempo para hacer tu propio trabajo correctamente.
Por supuesto, cuando se te devuelva un buen trabajo, asegúrate de reconocer y recompensar el esfuerzo. Como líder, debes tener la práctica de felicitar a los miembros de tu equipo cada vez que estés impresionado por lo que han hecho.
Cuando organizas la carga de trabajo de manera que trabajes en las tareas que tienen la mayor prioridad para ti, y otras personas trabajan en asignaciones significativas y desafiantes, tienes una receta para el éxito.
Para delegar eficazmente, elige las tareas correctas para delegar, identifica a las personas adecuadas para delegar y delega de la manera correcta. Sin duda lograrás mucho más una vez que delegues efectivamente.
En TuDashboard te podemos ayudar a implementar maneras de calcular la productividad laboral que te ayudarán en el proceso para delegar tareas y a tener la certeza de que el trabajo se está realizando como lo deseas.
A través de un tablero de datos puedes dar seguimiento en tiempo real de las metas planteadas a tu equipo para que tengas la confianza de que la actividad delegada se cumplirá en tiempo y forma.
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