5 ideas para mejorar los procesos internos de trabajo

Para que una empresa prospere, debe cumplir y superar sus objetivos de manera constante: esto dará lugar a obtener los mejores resultados posibles. La clave para alcanzar este nivel de coherencia está en desarrollar y mejorar los procesos internos de trabajo.

Hoy vamos a echar un vistazo a algunas ideas para mejorar los procesos comerciales que te ayudarán a hacer crecer tu negocio.

Ninguna empresa exitosa ha desarrollado sus procesos internos de trabajo en el primer intento. De hecho, no hay un proceso perfecto o impecable. Lo que sí puedes hacer es mejorar tu proceso de manera que puedan ejecutar los proyectos de forma más óptima, a tiempo y por debajo del presupuesto.

¿Pero cómo se hace esto?

¿Cómo mejorar los procesos internos de trabajo?

Aquí están nuestras 5 ideas para mejorar los procesos internos en tu empresa.

Seguimiento y análisis del tiempo

La forma más fácil de fallar cuando estás intentando alcanzar un objetivo es posponerlo, o perder el tiempo cuando deberías estar haciendo lo posible por terminar una tarea. Sin embargo, también sabemos que la microgestión del personal es ineficiente e irritante, tanto para ti como para los miembros de tu equipo.

Aquí encontrarás algunos consejos para evitar la microgestión y darle autonomía a tu equipo.

Afortunadamente hay muchas herramientas que te pueden ayudar a dar seguimiento del tiempo y de las actividades de tu equipo de trabajo, y generar información como:

Archivos en los que están trabajando
Progreso de una tarea asignada
Automatizar un informe de manera diaria o semanal

Y honestamente la lista podría seguir. Ten en mente que puedes construir un entendimiento completo de cómo tu equipo está usando su tiempo, saber qué miembros son los más efectivos, y dónde se está perdiendo el tiempo (en caso de que esté sucediendo).

Si aprovechas estos datos para tomar acciones correctivas y motivar a tu equipo, la eficiencia se irá por las nubes.

Conoce más de la importancia de la gestión del tiempo.

Monitoreo del desempeño del equipo

Para mejorar los procesos internos de trabajo, además del tiempo de seguimiento, también puedes utilizar el seguimiento del estado del proyecto para supervisar y cuantificar el rendimiento de tu equipo.

Por ejemplo, puedes analizar las tareas y proyectos completados por equipos específicos. Estos datos podrían indicarte tanto el hecho de saber de dónde surgen los cuellos de botella en tu flujo de trabajo, como la causa raíz de cualquier problema.

Digamos que tienes un empleado que siempre tiene niveles de actividad más bajos un lunes por la mañana y un viernes por la tarde, podrías aprender a asignar las tareas más vitales fuera de esas horas. Es un ajuste menor del proyecto, pero el impacto general en la eficiencia de tu equipo creeme que será enorme.

Te compartimos 17 métricas de desempeño de empleados que seguramente también te serán de utilidad.

Poner en práctica un proceso de gestión de proyectos

La clave del éxito de la ejecución de los proyectos es la coherencia del proceso. Ten en mente que puedes desarrollar un proceso de gestión de proyectos, un enfoque que desglose las etapas clave de cada proyecto en fases precisas.

Al establecer expectativas claras desde el principio, cada miembro del equipo sabrá cómo manejar sus tareas actuales y futuras. Esto es clave para mejorar los procesos internos de trabajo.

Gracias a este proceso, todo el equipo toma conciencia del panorama general, trabajarán de forma autónoma sin una microgestión constante.

La implementación de un proceso de gestión de proyectos traerá retornos estables y tangibles a tu negocio.

Estos son 5 métodos para gestión de proyectos que puedes implementar en tu organización.

Comunicación con el equipo

A veces las estrategias más cruciales son las más simples. Con la aparición de equipos remotos, trabajando en estructuras complejas en todo el mundo, la comunicación es más importante que nunca.

Optimizar las líneas de comunicación entre tu y tu equipo es casi la definición de una idea para mejorar los procesos internos de trabajo: las cosas se harán más eficientemente, a un nivel más alto, con menos confusión.

Estamos llegando a un punto en el que la comunicación del equipo ya no es viable a través del correo electrónico, y los equipos remotos no pueden acercarse tan fácilmente hoy en día al siguiente escritorio para hacer una pregunta. Eso hace que sea aún más importante para los gerentes y los trabajadores hablar de manera regular, teniendo discusiones productivas sobre su trabajo.

Los equipos exitosos son aquellos que establecen un canal de comunicación saludable y honesto en una etapa temprana.

Te recomendamos seguir estas 4 estrategias para trabajar a distancia de manera efectiva.

Revisar y optimizar de manera constante

Centrarte en los puntos anteriores sin duda te ayudará a mejorar los procesos internos de trabajo. Sin embargo, si quieres que ese impacto sea sustancial y duradero, la clave está en revisar y optimizar tus procesos de trabajo todo el tiempo.

Al ser proactivo en la implementación de cambios en tus procesos, tu negocio inevitablemente prosperará y crecerá. Ten en mente que puede que no experimentes un cambio exponencial de manera inmediata, pero incluso las mejoras más sutiles pueden crear impulso con el tiempo.

Dicen que cuando se miden las cosas, tienden a crecer. Cuando se trata de mejoras en los procesos de trabajo, ¡no podríamos estar más de acuerdo!

Aprovecha el uso de herramientas de business intelligence que te facilitarán este proceso de medición como el uso de dashboard.

Un dashboard te permite tener en un solo espacio virtual toda la información de tu negocio para no tener que recurrir a solicitar o buscar datos de diversas fuentes, y a tener una visión general de lo que ocurre en tu negocio.

Si quieres conocer las funciones de un software para dashboards, no dudes en contactarnos, ¡nosotros te podemos ayudar!

Andres Muguira