Qué es un KPI:
Cómo definirlo, usos y ejemplos
Conoce qué es un KPI, cómo pueden ayudar a tu negocio y las ventajas de monitorearlo con la ayuda de un dashboard.
Qué es un KPI:
Las organizaciones utilizan los KPIs en múltiples niveles para evaluar el éxito al momento de alcanzar sus objetivos. Conozcamos más del uso de KPIs y de las ventajas de implementarlos en tu negocio.
¿Qué es un KPI? 📝
Un KPI se refiere a los indicadores clave de rendimiento, son valores medibles que demuestran la eficacia con la que una empresa progresa y logra sus objetivos comerciales clave.
Es una medida cuantificable utilizada para evaluar el éxito de una organización, empleado, etc. en el cumplimiento de los objetivos de rendimiento a lo largo del tiempo.
Los KPIs son una forma de comunicación. Como tales, estos cumplen con las mismas reglas y mejores prácticas que cualquier otra forma de comunicación tiene.
Los KPIs de alto nivel pueden enfocarse en el desempeño general de la empresa, mientras que los KPIs de bajo nivel pueden centrarse en procesos de departamentos tales como ventas, marketing, call center, etc.
Diferencia entre KPI y métrica
Una métrica es, al igual que un KPI, un valor medible de algo dentro de la empresa; sin embargo, la métrica en sí no es un valor para medir un objetivo, sino simplemente un indicador del proceso en su estado actual. En resumen, todos los KPIs son métricas, pero no todas las métricas son KPIs.
Dado que un KPI y una métrica son términos que, en muchos sentidos, sirven para la evaluación y el logro del rendimiento empresarial, es primordial tener una comprensión fundamental de ellos. Y saber cómo crear un KPI para tu organización.
Importancia de los KPIs
Sin el establecimiento y seguimiento de los indicadores clave de rendimiento adecuados, las empresas se quedarían a oscuras en cuanto a su rendimiento, y podrían pensar que están teniendo éxito, pero ¿qué tipo de éxito? ¿Y en comparación con qué?
Puede que sepan qué métricas son rastreables, pero ¿cuáles deben seguir? Con el uso de KPIs se pueden establecer objetivos apropiados, desarrollar estrategias para alcanzarlos y evaluar su progreso, y finalmente tener un registro histórico de la gestión del rendimiento empresarial.
Cómo definir un KPI 💡
Definir KPIs puede ser complicado. Cada KPI debe estar relacionado con un resultado comercial específico.
Los KPI a menudo se confunden con las métricas comerciales.
Aunque a menudo estas se utilizan con el mismo espíritu, los KPIs deben definirse de acuerdo con objetivos comerciales.
¿Cómo hacer un KPI paso a paso? 📝
Primero, hazte las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es tu resultado deseado?
- ¿Por qué es importante este resultado?
- ¿Cómo vas a medir el progreso?
- ¿Cómo puedes influir en el resultado?
- ¿Quién es responsable del resultado del negocio?
- ¿Cómo sabrás que lograste tu resultado?
- ¿Con qué frecuencia revisarás el progreso hacia el resultado?
Como ejemplo, digamos que tu objetivo es aumentar los ingresos por ventas este año. Este KPI lo puedes llamar “KPI de crecimiento de ventas”. Tomando en cuenta las preguntas anteriores, las respuestas serían:
- Aumentar los ingresos por ventas en un 20% este año.
- Alcanzar el objetivo permitirá que la empresa sea rentable.
- El progreso se medirá como un aumento en los ingresos medidos con lo gastado.
- Al contratar personal de ventas adicional, al promover clientes existentes para comprar más productos.
- El director de ventas es responsable de esta métrica
- Los ingresos aumentarán un 20% este año
- El KPI debe ser revisado mensualmente a través de un dashboard de KPIs.
Aquí 19 KPIs de ventas para monitorear a tu equipo.
El criterio mencionado anteriormente “SMART” puede expandirse e ir más allá, hasta llegar a ser “SMARTER”. En este lo que aumentamos es la “evaluación” y la “reevaluación”.
Estos dos pasos son extremadamente importantes ya que te asegurará que evaluarás KPIs relevantes para tu organización de manera continua.
Por ejemplo, si has excedido tu objetivo de ingresos para el año en curso, debes determinar si eso se debe a que estableciste una meta demasiado baja o si eso es atribuible a algún otro factor.
¿Qué hace que un KPI sea efectivo? 📚
El valor de un KPI recae en la acción que éste inspira. Con demasiada frecuencia, las organizaciones adoptan ciegamente los KPIs reconocidos por la industria y luego se preguntan porque ese KPI no refleja su propio negocio y no crea ningún cambio positivo.
Para elegir KPIs, tu equipo debe comenzar con los conceptos básicos, saber qué es un KPI, y debe comprender cuales son los objetivos de tu organización, también debe saber cómo planea alcanzarlos y quien puede actuar sobre esa información.
Este proceso debe involucrar tanto a los analistas, jefes de departamento y gerentes. A medida que se desarrolla esta misión, comprenderás qué procesos empresariales deben medirse con KPIs y con quien debe compartirse esa información.
¿Cómo evaluar un KPI? 🎯
Una forma de evaluar la relevancia de un KPI es utilizando los criterios SMART, es decir, que sea específico, medible, alcanzable, relevante y que esté sujeto a realizarse en un plazo de tiempo determinado.
Al medir KPIs piensa en lo siguiente:
- ¿Tu objetivo es específico?
- ¿Puedes medir el progreso hacia tu meta?
- ¿Tu meta u objetivo es realmente alcanzable?
- ¿Qué tan relevante es el objetivo de tu organización?
- ¿Cuál es el plazo de tiempo que tienes para alcanzar tu meta?
¿Cómo saber si mis KPIs siguen siendo relevantes?
Los KPI a menudo tienen una connotación negativa asociada a ellos.
Desafortunadamente, muchos usuarios comerciales están empezando a ver el monitoreo de KPIs como una práctica obsoleta. Esto se debe a que los KPI son víctimas de ese problema tan humano; la falta de comunicación.
La verdad es que los KPIs son valiosos y requieren tiempo, esfuerzo y aceptación de los empleados. Recuerda que el valor potencial de un KPI está en las manos de quienes los utilizan.
¿Cuál es tu KPI más importante?
Ejemplos de KPIs ⚡
Ahora que ya sabes qué es un KPI, vamos a conocer algunos ejemplos que se pueden utilizar para orientarte, sin olvidar que debes considerar los objetivos y procesos específicos asociados con tu organización antes de adoptar uno.
Estos ejemplos de KPIs te ayudarán a tener una idea de diversos KPI para diferentes departamentos.
KPIs de crecimiento de ventas
El crecimiento de ventas mide la efectividad de tus campañas de marketing para generar mayores ingresos y ventas. Este KPI destaca la importancia de la relación entre marketing y ventas para tu organización.
Ventas incrementales
Mide qué tan efectivas son tus campañas de marketing para generar mayores ingresos y ventas. Identifica las unidade excedentes vendidas en un periodo de tiempo.
Capital de trabajo
Es uno de los KPIs financieros que mide la salud financiera de tu organización mediante el análisis de los recursos disponibles que podrían utilizarse para cumplir con las obligaciones a corto plazo.
Aquí otros tipos de KPIs que puedes monitorear en tu empresa.
¿Cómo crear un reporte de KPIs?
Ya sea que compartas un reporte de KPIs diariamente, semanal, mensualmente, trimestralmente, anualmente o todo lo anterior, haz uso de una buena plataforma que te permita monitorear y hacer un seguimiento más profundo de todas las actividades que pueden afectar a ese KPI.
Por ejemplo, si hacemos un seguimiento de los Ingresos Recurrentes Mensuales (MRR) sabemos que el número de clientes potenciales de calidad, el número de pruebas iniciadas, el número de incorporaciones exitosas y muchas otras medidas tendrán un impacto en el éxito del MRR.
Así que hacemos un seguimiento del número diario de nuevos clientes potenciales creados con un informe por correo electrónico cada mañana a las 8.
Disponemos de un tablero de control de KPIs para realizar un seguimiento de varias actividades clave con el fin de garantizar que el inicio de las pruebas del producto se realiza sin problemas en tiempo real y realizamos un seguimiento mensual del número de incorporaciones realizadas con éxito por el equipo de éxito del cliente.
Esta Guía de KPIs te ayudará a resolver todas tus dudas.
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El uso de un dashboard te permite revisar tus datos en tiempo real, mientras que los informes suelen ser instantáneas específicas en un momento del tiempo.
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