Un reporte de ventas es una herramienta de gestión esencial que te ayudan resolver muchas preguntas sobre la salud de tu negocio.
El objetivo de un reporte de ventas es transformar los datos de lo que la empresa vende en información que apoye o permita la gestión de productos, clientes y producción, así como una rápida adaptación de la empresa al mercado.
Conozcamos más de las características de un reporte de ventas y cómo puedes realizarlo.
¿Qué es un reporte de ventas?
Un reporte de ventas es un registro de tus actividades de venta durante un período determinado. Dependiendo del tipos de informes de ventas, puedes incluir los siguientes datos:
- Los nombres de tus vendedores
- Ventas realizadas frente a la cuota de ventas
- Ingresos
- Nuevas cuentas
- Comparaciones entre el período actual y el anterior, etc.
Un reporte de ventas puede utilizarse para prever el crecimiento y los posibles problemas extrapolando los datos que proporcionan.
Estos reportes suelen ser elaborados por los directores de ventas y los comerciales. A continuación, se envían a la alta dirección, que desea poder comprender fácilmente el estado de las ventas.
Ventajas de crear un reporte de ventas
Estos son algunos beneficios de crear un reporte para medir las ventas:
- Conoces las tendencias y los ciclos de venta:
- Descubres lo que funciona bien y lo que no;
- Puedes tener un balance del nivel de rentabilidad;
- Analizar los ratios;
- Realizar proyecciones y ser capaz de seguir el progreso de tus esfuerzos;
- Calificar tu base de clientes; identificar el mejor perfil;
- Averiguar qué es lo que le atrae a los clientes, de dónde vienen;
- Evaluar tu cartera de productos y servicios;
- Gestionar tu inventario;
- Determinar si se están cumpliendo tus objetivos;
- Establecer mejor los precios, etc.
Usos de un reporte de ventas
La forma que adopta el reporte de ventas, la información que contiene y su tratamiento dependen sobre todo del uso que se le dé y de los objetivos de gestión que se persigan. Por lo tanto, estos usos pueden ser numerosos. He aquí algunos ejemplos:
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Apoyo a la gestión y al servicio al cliente
En este caso, el reporte de ventas suele adoptar la forma de un historial sobre las cantidades de cada uno de los productos comprados por el cliente. Esto nos ayuda a conocer los hábitos de compra de cada cliente y nos permite trabajar de forma más eficiente y satisfactoria con ellos.
Si tenemos la suerte de trabajar con un sistema que funciona en tiempo real, podemos obtener, a partir de una fecha o un periodo de tiempo determinado, el número de productos comprados por cada cliente a partir de una fecha determinada.
El historial de compras del cliente durante varios años también puede ayudarnos a entender la evolución de los productos.
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Apoyo a la gestión de productos
Aquí, el reporte de ventas adopta la forma de un informe anual por producto y grupo de productos. Las ventas se expresan en cantidad y en dinero.
El formato suele formar parte de la definición del producto. Las organizaciones con una base de datos sofisticada pueden agrupar los productos por color y otras características del producto que se incluyen en la base de datos.
Cuando se realiza a lo largo de varios años, el reporte de ventas puede utilizarse para medir tendencias de los productos de la empresa y obtener una imagen precisa de la composición de sus ventas.
Conocer el precio medio real alcanzado por un producto es la base para la medición del margen real alcanzado por un producto o, más aún, por un grupo de productos. Es un elemento clave a la hora de decidir la escala de una producción.
Cómo crear un reporte de ventas
Obviamente te puedes apoyar de las tecnologías de la información integradas por la empresa, sistema de contabilidad, sistema de facturación o de tu sistema de gestión de inventario. La cantidad de trabajo y la rapidez con la que se obtiene la información varían en función de los recursos disponibles.
Aunque los recursos de la empresa sean ser limitados, siempre se puede encontrar una forma sencilla de obtener información valiosa para apoyar la gestión para cumplir con los objetivos de ventas.
Te comparto algunos de los pasos para crear un reporte de ventas:
Registro de datos de ventas
Normalmente, los datos de las ventas se registran en una base de datos o de forma simplificada en una hoja de cálculo. Lo ideal es que este registro se haga automáticamente en el momento de la facturación o directamente desde la caja registradora. La base de datos puede estar integrada o no en el sistema contable de la empresa.
Los datos de ventas en dólares por cliente, y a crédito son cuentas por cobrar. Si la empresa sólo vende a crédito, se puede obtener un informe anual de ventas de nuestro registro de cuentas por cobrar.
El registro de las ventas debe hacerse con todas las características relacionadas con el producto, el cliente y la empresa de la que proceden. El reporte de ventas debe contener no sólo valores monetarios sino también las cantidades unitarias si se quiere realizar una correcta gestión de inventarios, conocer las pérdidas reales de producción, presupuestar las cantidades, etc.
La base de datos de ventas debe, por tanto, contener un número suficiente de campos para cumplir con lo que se ha definido previamente como reporte de ventas. Es la calidad y la facilidad de uso de la base de datos lo que determina en gran medida el valor de un sistema de información (contabilidad, facturación, inventario).
Los campos o series de campos requeridos serán, por tanto, los siguientes:
- Campos para identificar al cliente (nombre, dirección, etc.)
- Campos para identificar el producto (nombre, código, formato, grupo de productos al que pertenece, etc.).
- Campos para las cantidades (dólares, número de unidades, unidades básicas estándar, peso, volumen para el transporte, etc.).
Es importante recordar que la arquitectura y la definición de los campos de nuestra base de datos relacionada con las ventas determinará lo que podemos obtener en nuestro reporte.
La integración de esta base de datos con otros sistemas de información (cuentas por cobrar, sistema de contabilidad de inventarios) tendrá un impacto significativo en la cantidad de trabajo necesario para mantenerlos.
Sistema de información y reporte de ventas
Como mínimo, las ventas deben ser siempre registradas no sólo en valor monetario, sino también en número de unidades físicas y/o unidades equivalentes. La elección de un sistema de información debe tener en cuenta estos elementos.
Para muchas empresas, las operaciones de facturación y control de inventarios son especialmente críticas y la elección del sistema se basa en estas dos facetas.
Normalmente, estos sistemas pueden producir una gran variedad de reportes de ventas. Lo ideal es que la empresa cuente con sistemas que permitan a los directivos obtener instantáneamente la información que les ayuda a producir, vender y servir mejor a los clientes
Crea un reporte de ventas con la ayuda de un dashboard
Un dashboard es la mejor herramienta para crear reportes de ventas que te ayuden a visualizar tu rendimiento. Puedes tener un reporte en tiempo real, con tu información actualizada, ya que puedes tener datos de diversas fuentes conectados a una misma plataforma.
Puedes visualizar tus indicadores de venta y darles seguimiento. El dashboard se puede compartir, por lo que es ideal para informar a las diversas áreas o a los altos ejecutivos sobre el trabajo realizado.
De un solo vistazo, y apoyándote de diversos tipos de gráficas, puedes hacer una representación de tus resultados. Solicita una demostración de nuestra plataforma para que te ayudemos a crear tu propio dashboard de ventas.
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