Los softwares para gestión de eventos están diseñados para ayudar a administrar y organizar eventos de clase mundial, con ayuda de esta herramienta los profesionales ofrecen una gran experiencia a los asistentes y a ellos les ayuda a hacer su trabajo más sencillo.
Ventajas de los softwares para gestión de eventos.
Los softwares para gestión de eventos ayudan de diversas maneras:
- Se combinan como varias herramientas diferentes en una sola. Anteriormente, los organizadores de eventos solían confiar en una variedad de herramientas diferentes para organizar eventos con éxito. Antes por ejemplo, los envíos de correo electrónico se hacían a través de una herramienta, los registros a través de otra, etc.
Hoy en día, las mejores herramientas de gestión de eventos eliminan la necesidad de separar cada tarea, esta herramienta le permite fácilmente a los organizadores de eventos optimizar y economizar sus esfuerzos. - Ahorran tiempo: la organización de eventos solía involucrar muchos pasos tediosos, desde crear la lista de invitados, hasta imprimir las invitaciones, cada trabajo tenía que ser gestionado por separado y le tomaba mucho tiempo a los organizadores de eventos.
Ahora, gracias a los softwares para gestión de eventos, estos trabajos pueden ser automatizados. Eso ayuda a que los profesionales ahorren tiempo y esfuerzo en ese tipo de tareas y les da oportunidad de enfocarse más en otras tareas más importantes.
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- Facilita la recopilación de datos de los asistentes del evento: ¿Cuánto sabes de las personas que asisten a tus eventos?
Los softwares para gestión de eventos pueden ayudar a los profesionales a recopilar datos sobre los asistentes, desde datos demográficos hasta otros que pueden ser muy útiles en el futuro.
Los mejores softwares de gestión de eventos, más económicos o gratis
- Bizzabo
- Eventmobi
- Eventbrite
- Social Tables
- Universe
- Gather
- Eventri
¿Qué hacen los softwares de gestión de eventos?
Los softwares de gestión de eventos están diseñados para ayudar a los organizadores en cada fase de una organización de un evento, desde la venta de boletos hasta el seguimiento una vez que haya finalizado.
Las herramientas varían, podemos tener desde el software que ayuda con un elemento del proceso de organización, como la venta de boletos, hasta otros programas que pueden ayudar con cada una de las etapas que conlleva la organización de un evento.
Aquí están las áreas donde el software de gestión de eventos puede hacer una diferencia:
- Venta de boletos: El software de gestión de eventos puede facilitar la venta de boletos o de entradas. Muchas herramientas ofrecen la posibilidad de configurar un sitio donde puedes recopilar la información y pago de los asistentes.
- Marketing: un evento que la gente no conoce no va a ser muy exitoso. El software de gestión de eventos hace que el marketing sea más fácil al ayudar coordinar esfuerzos en todo, desde la publicación en redes sociales, hasta la configuración de correos electrónicos de marketing automatizados.
Conoce cuáles son los mejores KPIs de email marketing. - Organización del evento: Algunas herramientas pueden ayudarte a obtener citas con proveedores por ejemplo y a completar otras tareas básicas que conllevan las organizaciones de eventos, lo cual sin duda es algo que te ayudará a ahorrar tiempo y dinero.
- Organización en el lugar: Algunas herramientas de software de administración de eventos simplifican la experiencia en el lugar, es decir, en el momento del evento, te puede ayudar, por ejemplo, a registrar a los asistentes al momento que se presentan al lugar. Otras herramientas también te pueden permitir completar automáticamente otras tareas que son obligatorias antes de un evento, como imprimir etiquetas del nombre de los asistentes.
- Análisis: Los softwares de gestión de eventos pueden ser una fuente rica de datos que te ayuden a obtener información sobre quienes son las personas que asistirán a tus eventos.
- Finanzas: Muchas herramientas de software de gestión de eventos proporcionan lo que necesitas para administrar las finanzas, establecer presupuestos y recaudar ingresos.
- Recapitulación posterior al evento: Los eventos no terminan cuando el último asistente abandona el lugar. A muchos organizadores les gusta recopilar comentarios de los asistentes a través de iniciativas como las encuestas posteriores al evento.
Algunas herramientas también le permiten a los organizadores agregar asistentes automáticamente a su herramienta de gestión de eventos para que estos puedan mantenerse en contacto con los asistentes para futuros esfuerzos de marketing.
¿Qué características de un software de administración de eventos se deben evaluar?
Comprar un software de gestión de eventos puede ser una tarea desalentadora ya que existe una inmensa cantidad de opciones en el mercado.
Yo te recomiendo personalizar tus preguntas según tus necesidades.
Pero mientras tanto, te dejo unos ejemplos de preguntas que puedes hacerte al momento de decidir cuál será tu herramienta software de gestión de eventos que necesitas.
- ¿Tiene buenas reseñas?
Las herramientas de gestión de eventos se utilizan mucho hoy en día. Eso significa que hay una tonelada de reseñas en línea para que las leas. - ¿Necesitaré hacerle un upgrade al programa para tener mejores características de gestión de eventos?
Algunas herramientas de software de administración de eventos ofrecen más flexibilidad en cuanto al número de asistentes que pueden registrar.
Si estás planeando aumentar tu asistencia a eventos, u ofrecer eventos de diferentes tamaños, tiene sentido utilizar una herramienta de gestión de eventos que sea escalable.
Querrás estar seguro de que tienes una herramienta que pueda crecer a medida que lo haces. - ¿Cómo tengo que pagar por el software?
Diferentes herramientas de gestión de eventos ofrecen distintos métodos para pagar por el servicio. Algunos se ofrecen por suscripción.
Otros se encargan de una parte de la venta de entradas. Otros son de uso gratuito para eventos sin costo adicional. Querrás decidir cuál es el modelo de pago que mejor se adapta a tu organización.
- ¿El software ofrece una aplicación para gestionar los eventos?
Una de las grandes ventajas de los softwares de gestión de eventos es la forma en que agilizan la experiencia del evento in situ.Tener acceso a una aplicación móvil facilita este proceso.
Muchas herramientas le permiten registrar a los asistentes, asignar tareas dentro de su equipo o incluso convertir su teléfono en un walkie talkie para una comunicación rápida.Comprueba si el software de gestión de eventos que está considerando ofrece una aplicación móvil.
- ¿Qué tan completo es el análisis de datos que esta herramienta me ayudará a realizar?
Para muchos, la necesidad de un software de gestión de eventos es bastante sencilla: ayuda a registrar a los asistentes y cobrar el pago.
Pero las organizaciones más grandes a menudo necesitan una solución más completa. No sólo quieren organizar eventos, sino aprender de ellos para asegurarse de que ofrecen la mejor experiencia posible.Si encajas en esta categoría, querrás considerar una solución que ofrezca datos y los analice para aprender de ellos.
- ¿Qué integraciones ofrece el software?
Muchas herramientas de software de gestión de eventos se integran con otro software que utilizas, conectándose sin problemas con otras partes de tu organización. Por ejemplo:
El software de tu evento puede conectarse con tu herramienta de relación con el cliente. Esto te permite publicitar otros eventos o vender productos a los asistentes. Cuanto más puedas integrar tu software de gestión de eventos con tus otras herramientas de software, más simple será tu vida.
Cómo crear informes de tus eventos en un dashboard
Puedes crear un tablero de datos y conectarlo a tu cuenta de Eventbrite, con ello podrás tener fácilmente información referente a:
- Informe de los asistentes
- Lista de eventos
- Informe de tráfico
- Reporte de ventas
- Detalles de usuario, etc.
Conoce más de las integraciones con las que cuenta TuDashboard.
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