La mayoría de los gerentes de las empresas están familiarizados con Excel y lo considerarán una herramienta muy valiosa, aún cuando tienen que hacer todo el proceso manualmente. ¿Tu también prefieres un dashboard en Excel?
Quizá estás empezando tu negocio y pienses que una herramienta como esta es lo que necesitas para llevar el control de tus datos, pero te puedo asegurar que Excel se quedará rápidamente corto.
Ventajas de crear un dashboard en Excel
Estas son algunas razones básicas para crear un dashboard en Excel:
- En primer lugar, muchas empresas utilizan Excel para cuestiones económicas. De hecho, no requieren la compra de una licencia adicional, ya que suele estar incluido por defecto en el paquete de Microsoft® Office. Por ello, su costo de implantación para las empresa es relativamente nulo.
- Puede ser manejado por todos sus colaboradores. Salvo para un uso avanzado de ciertas funcionalidades, no es obligatorio seguir un curso de formación para utilizarlo correctamente.
- Es fácil realizar cálculos básicos (suma, división, multiplicación, resta), mover los datos de una columna a otra, crear gráficos a partir de tablas de datos, importar datos desde un archivo (.txt, .csv, etc.) o desde otra aplicación.
Desventajas de un dashboard en Excel
Estas son algunas características por las que no debes de crear un informe en Excel:
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Puedes comer errores al copiar y pegar datos
Excel utiliza múltiples hojas de cálculo, y la acción de copiar y pegar conjuntos de datos entre ellas dará lugar invariablemente a errores. La mayoría de las empresas terminarán con documentos grandes con múltiples pestañas. A medida que se agregan datos y KPIs adicionales con el tiempo, estas pestañas aumentan, junto con los errores.
Una vez que esos errores se introducen, especialmente cuando se trata de funciones, puede ser muy difícil rastrear el problema hasta la fuente y solucionarlo.
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La actualización manual requiere mucho tiempo
Sin duda otra de las desventajas de un dashboard en Excel es que es una tarea tediosa el tener que añadir y eliminar datos, crear gráficos, escribir comentarios y comprobar la exactitud de lo que han hecho.
En lugar de gestionar sus funciones y ayudar realmente a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos, se quedan atrapados en la optimización manual.
Trabajar con KPIs debería ser interesante e incluso agradable, a medida que los resultados de los esfuerzos del equipo se hacen visibles. Pero lidiar con una enorme hoja de cálculo de Excel hace que crear un dashboard en Excel sea algo horrible.
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Falta de opciones de personalización
Excel no está diseñado para ser un sistema visual, y es difícil personalizar los formatos de los informes. Sí, puedes hacer tus propios gráficos y tablas personalizadas, pero cada uno necesita ser ajustado manualmente cuando se hace un cambio.
Conoce las ventajas de tener un dashboard financiero que no sea en Excel.
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Control de versiones
Es sorprendente que tantas empresas sigan confiando en programas de hojas de cálculo, que por su naturaleza no ofrecen un control de versiones automático o herramientas de colaboración. Si intentas crear un dashboard en Excel, corres el riesgo de que la gente ajuste la información, guarde las versiones locales y añada errores sin querer.
Cómo crear el mejor dashboard de KPIs
El mejor dashboard es aquel que te permite tener información actualizada de diversas fuentes, en un mismo espacio virtual, y poder compartirlo con las personas involucradas en la toma de decisiones.
Esto y más lo puedes hacer de manera fácil y efectiva, usando un software para dashboard.
Si vas a crear un dashboard de KPIs, debes pensar en que este te debe dar una imagen instantánea de la salud de tu negocio; permitiéndote contar una historia visual de manera que ayude a tus líderes a tomar decisiones, y un dashboard en Excel tiene muchas limitantes.
Elige los KPIs correctos, decidiendo si quieres que el tablero de mandos sea principalmente para fines informativos, o para dirigir el comportamiento de los empleados. Considera también al público. Tus líderes son los que querrán ver las finanzas, mientras que los gerentes funcionales estarán interesados en las medidas operativas.
Elige cuántos tipos gráficas quieres presentar. Cuantas menos puedas presentar sin perder información esencial, mejor será la legibilidad y el análisis.
Elige las presentaciones gráficas que creas que se adaptan mejor a tu público y añade datos de tendencias donde realmente aporten valor.
Proporciona un texto explicativo y un comentario cuando sea necesario, reconociendo que las cifras a menudo requieren una explicación de apoyo, especialmente cuando parecen mostrar repentinamente un cambio significativo o un resultado adverso.
Esto ayudará a tener más contexto y conocer los antecedentes, y podrán tener un debate productivo.
Revisa el aspecto visual del tablero, y asegúrate de que se vea atractivo. Con TuDashboard puedes personalizar tu tablero con los colores de tu marca corporativa y ajustar el diseño para una fácil lectura.
Aquí más de las desventajas de usar hojas de cálculo para comunicar datos,
Ahora que ya conoces las desventajas de un dashboard en Excel, decídete a usar una plataforma especializada que te facilite la creación de tableros de datos y te ahorre el engorroso proceso manual, para mejor, aprovechar el tiempo en las tareas que realmente impacten tu negocio.
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