¿Con qué frecuencia has pensado en simplificar o agilizar un proceso de tu organización pero no sabes por dónde comenzar? ¿Qué tan familiarizado está con los diagramas de flujo?
Seguramente has tenido dificultades para comprender un proceso cuando se te describe a detalle. Los diagramas de flujo son una herramienta útil en estas situaciones, ya que hacen que un proceso sea fácil de entender de un vistazo.
Utilizando solo unas pocas palabras y algunos símbolos simples, muestran claramente lo que sucede en cada etapa de un proceso y cómo esto afecta otras decisiones y acciones.
En este artículo abordamos cómo puedes crear y utilizar diagramas de flujo para eficientar procesos
¿Qué son los diagramas de flujo?
Los diagramas de flujo son diagramas fáciles de entender que muestran cómo encajan los pasos de un proceso.
Los diagramas de flujo suelen consistir de cuatro símbolos principales, conectados con flechas que muestran la dirección del flujo:
- Círculos que marcan el inicio o el final de un proceso
- Rectángulos que muestran instrucciones o acciones.
- Diamantes, que resaltan a dónde tomar una decisión.
- Paralelogramas que muestran entradas y salidas. Estos puede incluir materiales, servicios o personas.
Puedes utilizar muchos otros símbolos en un diagrama de flujo pero recuerda que estos diagramas son utilizados para comunicar. Si utilizas símbolos que solo algunos pocas personas conocen es posible que no puedas transmitir tu mensaje como lo deseas. Por lo tanto, asegúrate de mantener las cosas simples.
Cuándo utilizar un diagrama de flujo
Cualquier tipo de organización utiliza un diagrama de flujo para:
- Definir un proceso
- Estandarizar un proceso
- Comunicar un proceso
- Identificar obstáculos en un proceso
- Resolver un problema
- Mejorar un proceso
Por ejemplo, los desarrolladores de software pueden utilizarlos para determinar cómo se unen las partes automatizadas y manuales de un proceso.
Los miembros nuevos de un equipo podrían seguir un diagrama de flujo para ayudarlos a completar las actividades en el orden correcto.
Un fabricante podría asegurarse de que se mantenga la calidad aplicando un diagrama de flujo de control donde se apliquen preguntas y puntos de decisión.
Un Departamento de Recursos Humanos podría combinar un diagrama de flujo con un organigrama para mostrar a las personas a quien recurrir cuando se presente un problema.
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¿Por qué utilizar diagramas de flujo?
La simplicidad de esta herramienta hace que la comunicación y documentación de un proceso sean más rápidas y claras, por lo que es más probable que el proceso se comprenda y aplique de manera correcta y consistente.
También puede ayudarte a estimar el plazo del proceso ya que puedes medir mejor el tiempo que se necesita para cada tarea en el camino. Y es más probable que identifiques a quién debes involucrar y en qué etapa.
Sin embargo, también puedes beneficiarte del proceso de creación de un diagrama de flujo ya que lo construyes paso a paso. Podrás enfocarte en los detalles de cada etapa individual, sin sentirte abrumado por el resto del proceso y luego “alejarte” nuevamente para ver la imagen más grande.
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Cómo crear diagramas de flujo
Sigue estos cuatro pasos y crea un diagrama que te ayude a seguir tus procesos:
Paso 1: Identifica las tareas a realizar
Comienza enumerando todas las tareas de un proceso en orden cronológico. Formula preguntas como “¿qué sucede después en el proceso?” o “¿necesitas tomar una decisión antes del siguiente paso?” o “qué aprobaciones se requieren antes de pasar a la siguiente tarea?”.
Ponte en el lugar de la persona que utiliza el proceso, posiblemente por primera vez. Habla con los miembros del equipo que trabajan directamente con el proceso y pide sus opiniones sobre dónde se podrían hacer mejoras. Mejor aún, sigue el procedimiento tu mismo y piensa en los aspectos prácticos de cada etapa.
Utiliza el mapa de la experiencia del cliente si tu diagrama de flujo se enfoca en el servicio al cliente para que puedas comprender mejor el proceso.
Paso 2: Organiza y documenta las tareas
Luego, comienza tu diagrama de flujo dibujando la forma de un círculo alargado y etiquetalo como “Comienzo/Inicio”.
Luego, trabaja a través de todo tu proceso y muestra las acciones y decisiones en el orden que suceden. Únelos con flechas para ilustrar el flujo del proceso.
Donde necesites tomar una decisión, dibuja flechas desde el diamante de decisión hasta cada solución posible y luego etiqueta cada flecha con la decisión tomada. Recuerda mostrar el final del proceso utilizando un círculo alargado con la etiqueta “Fin”.
Paso 3: Revisa nuevamente el proceso
Cuando hayas terminado tu diagrama de flujo regresa al inicio y pruébalo para asegurarte de que no hayas pasado nada por alto. Trabaja en casa paso y pregúntate si has representado correctamente la secuencia de acciones y decisiones. ¿Hay más decisiones que tomar en ciertas etapas?
Luego muestra tu diagrama de flujo a otras personas, especialmente a aquellas que trabajan directamente con el proceso. Pídeles que comprueben que funciona y que te comuniquen si existe algún problema u omisión.
Paso 4: Busca la mejora constante
Por último, es probable que desees mejorar el proceso en lugar de simplemente documentarlo. Por lo tanto, analiza si alguno de los pasos que has descrito son innecesarios o demasiado complicados. Identifica cualquier obstáculo y abordalo para mejorar el rendimiento.
A medida que desafíes o pongas a prueba el diagrama de flujo, también podrías estar desafiando las formas de trabajo probadas de los miembros de tu equipo. Por lo tanto, tómate el tiempo de ganar apoyo para tus ideas y no esperes cambiar los hábitos de la gente de la noche a la mañana.
Recuerda:
Los diagramas de flujo son diagramas simples que trazan un proceso para que puedas comunicarlo fácilmente a otras personas. También puedes utilizarlos para definir y analizar un proceso, crear una imagen paso a paso del mismo y luego estandarizarlo o mejorarlo.
Para dibujar un diagrama de flujo, identifica las tareas y decisiones que tomas durante un proceso y escríbelas en orden. Luego, organiza estos pasos en el formato de diagrama de flujo utilizando los símbolos apropiados.
Por última, revisa y pon a prueba tu diagrama de flujo para asegurarte de que represente con precisión el proceso y muestre la forma más eficiente de hacer el trabajo.
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