Hoy en día todos los gerentes y líderes deben dominar el arte de la delegación. Entender cómo y cuándo asignar la responsabilidad a los demás es esencial para mantener un alto nivel de productividad, tanto a nivel personal como organizacional. Saber cómo delegar tareas es también una de las habilidades para un liderazgo efectivo.
Aprender a delegar es construir un equipo eficaz que pueda cumplir de manera correcta y a tiempo sus tareas. Además, saber cuándo y cómo delegar reducirá tu carga de trabajo, mejorando así tu bienestar y aumentando tu satisfacción laboral. Desafortunadamente, muchos líderes no están seguros de cómo delegar de manera adecuada e incluso algunos dudan en hacerlo.
En esta guía, descubrirás lo que realmente implica la delegación, como beneficia a tu equipo y cómo puedes delegar el trabajo de forma eficaz.
¿Por qué es importante delegar tareas?
Ser un buen líder es saber cómo delegar. Cuando delegas parte de tu trabajo, liberas tu tiempo y logras realizar más cosas día a día. La delegación efectiva también promueve la productividad dentro de un equipo al aprovechar el conjunto de habilidades existentes de los miembros. De igual manera, la delegación les permite desarrollar nuevos conocimientos y competencias sanas entre sí a lo largo del camino. El resultado es un equipo más flexible que puede compartir roles cuando surge la necesidad.
Cuando estás dispuesto a delegar, promueves una atmósfera de confianza. Tus acciones envían una señal clara: como líder, confías en los miembros de tu equipo para lograr los resultados deseados. Como resultado, tu equipo llegará a pensar en ti como un líder agradable y eficiente que respeta sus habilidades y necesidades.
La delegación no se trata de dar órdenes y esperar que tu personal haga sus tareas. El trabajo de un gerente es obtener lo mejor de quienes están bajo su supervisión y, al hacerlo, maximizar la productividad y las ganancias.
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Al delegar tareas de manera cuidadosa se puede identificar y capitalizar las fortalezas y debilidades únicas de los miembros del equipo. De igual manera, la delegación exitosa impulsa el compromiso de los empleados, ya que demuestra que los directivos están interesados en aprovechar sus talentos.
¿Por qué la gente le teme a delegar tareas?
La delegación aumenta la productividad, pero no todos los gerentes están dispuestos o pueden delegar. ¿Por qué? Estas son algunas razones comunes:
- Puede que les moleste la idea de que alguien más pueda obtener el crédito por un proyecto.
- Pueden estar dispuestos a delegar en principio, pero temen que su equipo no pueda manejar un mayor grado de responsabilidad.
- Pueden sospechar que su personal ya está sobrecargado de trabajo y se sienten mal si les cargan más la mano.
- Pueden sospechar que es más simple y rápido hacer la tarea ellos mismos.
- No les gusta la idea de dejar ir las tareas que les gusta hacer.
- Temen que si delegan responsabilidad, su propio gerente concluirá que no pueden con su carga de trabajo.
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Diferencia entre la delegación y la asignación
La mayoría de la gente piensa que delegar tareas y asignar tareas son sinónimos, pero hay que hablar sobre lo que los distingue:
Cuando asignas una tarea, sólo estás instruyendo a un subordinado para que lleve a cabo una acción específica. Asignar básicamente es decir lo que tienen que hacer, y hacer que lo hagan. Por otro lado, la delegación implica transferir parte de tu propio trabajo a otra persona. Esto no sólo va de la mano con un conjunto de instrucciones. Delegar más bien, se refiere a un trabajo asignado junto con un papel que requiere que tomen decisiones y que los haga responsables de los resultados.
Pasos para delegar tareas de manera correcta
Entonces, ¿cuál es la mejor manera de delegar el trabajo para que puedas combatir el miedo a la delegación, construir un equipo eficiente y trabajar más rápido? Aquí hay una guía paso a paso:
1. Saber cuándo delegar
Al comprender cuánto control necesitas mantener sobre una situación, puedes determinar la mejor estrategia para empoderar a tus trabajadores. Hay niveles de delegación que ofrecen a los trabajadores diferentes grados de responsabilidad.
El nivel más bajo de delegación ocurre cuando le dices a otras personas lo que tienen que hacer. Ofrece pocas oportunidades para que los empleados prueben nuevos enfoques. La forma más poderosa de delegación ocurre cuando eres capaz de ceder la mayor parte de tu control sobre el proyecto al empleado.
Saber cómo delegar el trabajo te ayuda a entender cómo conectar a las personas con tareas que hacen el mejor uso de sus talentos. Cuando se hace de manera correcta, te aseguras de que realmente se obtendrá el mejor resultado al final.
Cuando decidas cómo delegar el trabajo, realízate las siguientes preguntas:
- ¿Tienes que estar a cargo de esta tarea, o puede alguien más llevarla a cabo?
- ¿La tarea requiere de toda tu atención para tener éxito?
- ¿Ayudará este trabajo a un empleado a desarrollar sus habilidades?
- ¿Tienes tiempo para enseñar a alguien cómo hacer este trabajo?
- ¿Esperas que tareas de esta naturaleza se repitan en el futuro?
2. Identifica a la mejor persona para realizar el trabajo
Tienes que pasarle la antorcha al miembro del equipo correcto para que la delegación sea efectiva. Tu objetivo es crear una situación en la que tú, tu empresa y tus empleados tengan una experiencia positiva.
Piensa en las habilidades de los miembros del equipo, su voluntad de aprender, y sus estilos de trabajo e intereses. Serán capaces de llevar a cabo el trabajo de manera más efectiva si son capaces, entrenables e interesados. Cuando sea posible, dale a tus empleados la oportunidad de jugar con sus fortalezas.
Los trabajadores sin experiencia pueden necesitar más orientación que los experimentados. Si no tienes el tiempo para preparar a tu nuevo empleado, no es justo que le delegues las cosas.
También debes considerar qué tan ocupados están tus empleados. Lo último que quieres hacer es abrumar a alguien al darle demasiadas responsabilidades.
3. Habla y vende tu idea para obtener la participación del miembro del equipo correcto
Después de haber encontrado a la persona perfecta para el trabajo, aún tienes que hacer que asuman la nueva responsabilidad. Hazles saber por qué los elegiste para el trabajo. Cuando les muestras a otros que apoyas su crecimiento, construyes una cultura de confianza. Los empleados que ven las tareas delegadas como oportunidades tienen más probabilidades de invertir en el resultado.
Cuando trabajes con empleados nuevos, expresa tu disposición de brindar apoyo y comentarios continuos. Para empleados experimentados, ten en cuenta sus pensamientos y su experiencia.
4. Se claro y específico sobre el trabajo
Es fundamental explicar a los empleados por qué el proyecto es necesario, qué esperas de ellos y cuándo se debe realizar. Si estos saben que es lo que esperas, es más probable que cumplan.
Al establecer expectativas claras, les ayudas a planificar cómo llevar a cabo la tarea. Realiza un seguimiento del proyecto para que puedas comprobar el progreso. Si tu empleado tiene problemas para cumplir las tareas, aún estás a tiempo para corregir el rumbo antes de que el producto final esté listo.
Este tipo de responsabilidad se utiliza comúnmente en las universidades. Si los estudiantes sólo conocen la fecha de vencimiento y los requisitos básicos para completar los principales trabajos de investigación, pueden posponer el trabajo hasta la última hora.
Muchos programas requieren que los estudiantes se reúnan con los asesores semanalmente para obtener orientación, abordar la estructura y resolver los problemas de sus métodos a tiempo. Estas medidas preparan a los estudiantes para tener éxito mientras les dan el espacio para producir un gran trabajo.
5. Apoya a tus empleados
Para ver los mejores resultados posibles al delegar tareas, tus subordinados necesitan recursos y apoyo de tu parte. Capacítalos y dales los materiales necesarios para desarrollar un conjuntos de habilidades adecuado. Puede llevar más tiempo hacer que los recursos estén disponibles, pero te ahorrarás el tiempo de hacer el trabajo. Para tareas recurrentes, este entrenamiento vale la pena completamente.
A veces, los empleados necesitan ayuda para ver qué están haciendo bien y cómo pueden mejorar. Dar y recibir comentarios es una parte esencial de delegar tareas. De hecho, esta también es una buena manera de monitorear las tareas como líder.
A lo largo del proyecto, pregúntale de manera periódica a tus empleados si necesitan apoyo o aclaraciones. Déjales en claro que confías en ellos para hacer el trabajo y que deseas crear un espacio para que te hagan preguntas y te brinden comentarios. Esta retroalimentación te ayudará a definir la forma en que la que delegas el trabajo.
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6. Muestra siempre tu agradecimiento
Durante el monitoreo periódico, reconoce las ganancias que has visto en el proyecto hasta ahora. Reconoce el trabajo y el progreso de tus empleados hacia el objetivo. Establece lo importante que es celebrar pequeñas victorias para mantener a los empleados motivados. Los trabajadores serán más efectivos y dedicados si saben que notas sus esfuerzos.
Reconocer a los empleados cuando lo hacen bien les ayuda a entender la calidad del trabajo que esperas. Y de hecho los hace más propensos a querer trabajar contigo una vez más en proyectos futuros.
Conclusión
Ahora que sabes exactamente lo que significa delegar tareas y conoces las técnicas para delegar el trabajo de manera eficiente, estás en una gran posición para racionalizar tus tareas e impulsar la productividad en tu equipo.
Delegar es conceder autonomía y autoridad a otra persona, aligerando así tu propia carga de trabajo y construyendo un equipo completo y eficaz.
La delegación puede parecer complicada o aterradora, pero se hace mucho más fácil con el tiempo. Empieza por delegar un par de decisiones a los miembros de tu equipo durante las próximas semanas o dos.
Si quieres monitorear el trabajo de tu equipo existen diversas métricas de desempeño de empleados a las cuales le puedes dar seguimiento, por ejemplo a través de un dashboard de Recursos Humanos.
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