¿Sabes cómo escoger KPIs de manera correcta que te guíen para el éxito de tu organización? Líderes tanto de startups en desarrollo como de compañías establecidas se hacen la misma pregunta:¿Cómo definir KPIs?
Esta es una pregunta fundamental, y sumamente importante. Para poder definir los indicadores clave de rendimiento de una organización se debe seguir estos dos sencillos pasos:
- Determinar los objetivos más importantes de tu organización.
- Seleccionar KPIs capaces de pronosticar y que eviten errores comunes.
Antes de profundizar, es importante mencionar que aunque estamos hablando a nivel de toda la compañía, muchos de estos principios pueden aplicarse a los departamentos que están trabajando en escoger KPIs.
Definir objetivos organizacionales
¿Por qué es importante establecer objetivos y medirlos? Un equipo sin un objetivo tendrá que trabajar muy duro, ya sea para reivindicar ese objetivo o porque sin un objetivo gran parte de su trabajo será ineficiente.
Si quieres recorrer el camino correcto toma en cuenta los siguientes pasos:
- Reúne al equipo que será el responsable, teniendo en cuenta que entre más grande sea este equipo, más difícil será mantener a cada persona informada y alineada.
- El equipo central entrevista a los líderes de cada departamento, preguntándoles: “¿Cuáles consideras que son los objetivos a largo plazo de la compañía (digamos a 5 años) y qué pasos trimestrales serán cruciales para que podamos alcanzarlos?”
- Cada individuo del equipo central responde esa pregunta y luego realiza un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) colectivo.
- Utilizando todos los activos de las entrevistas y el análisis FODA, el equipo central establece colectivamente los objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes, Limitados en Tiempo).
Una vez que el equipo central ha establecido algunos objetivos organizacionales claves, es momento de asegurarse de que se alineen en torno a cuáles son los KPIs ( y qué errores cometen muchas organizaciones cuando los definen y los adoptan).
Cómo escoger KPIs y evitar errores comunes
Recordemos que un KPI o inindicador clave de rendimiento es un valor medible que demuestra la eficacia con la que una compañía está alcanzado los objetivos empresariales clave.
La recomendación es mantener las cosas simples, un KPI debe permanecer fijo y ser capaz de pronosticar. Vamos a profundizar en estos dos aspectos:
Fijo
Por fijo nos referimos a que haya continuidad y confiabilidad en los resultados medidos. Esto significa que un resultado en un momento determinado puede compararse con confianza con un resultado de otro momento.
Por ejemplo, si en enero y febrero descubriste que 1 de cada 100 personas que iniciaron una prueba gratuita de tu producto se convirtió en cliente, esta sería una estadística fija de la que podrías querer construir un indicador clave de rendimiento.
Encontrar lo que se pueda pronosticar
No es necesario utilizar inteligencia artificial en este aspecto, pero los KPIs deben, en cierto nivel, ayudarte a pronosticar un resultado.
Supongamos que el tiempo entre iniciar una prueba gratuita y convertirse en cliente se reduce significativamente cuando alcanzas una cierta puntuación Net Promoter Score. Ver esta correlación puede permitirte pronosticar: mayor éxito del cliente = menor tiempo entre iniciar una prueba gratuita y convertirse en cliente.
Dependiendo de los objetivos organizacionales que hayas seleccionado, podría ser útil escoger KPIs en torno a este pronóstico.
Errores comunes de KPI
Incluso las mejores organizaciones luchan para evitar estos errores. Pueden ocurrir en varios puntos del desarrollo de una compañía, incluyendo cuando se contratan nuevos líderes de equipo, cuando se establecen nuevos objetivos y/o cuando se mantienen los mismos KPIs incluso cuando una industria está experimentando cambios importantes y de manera rápida.
Los errores de KPI más comunes son:
- Basarse en la intuición. Esto puede surgir por exceso de confianza.
- Adoptar ciegamente prácticas comunes en lugar de crear las tuyas.
- Inclinarse por la información aprendida recientemente.
- Confundir los indicadores rezagados (resultados fáciles de medir) con los indicadores avanzados (los resultados difíciles de medir).
¿Cuál es el proceso para escoger KPIs para tu organización?
Saltar directamente a definir los KPIs de tu compañía puede ser tentador; te hace sentir que estás tomando el control de tu empresa, pero no te precipites, lo mejor es tener paciencia.
Para recapitular, este es el proceso de 2 pasos que mencionamos anteriormente:
Paso 1: Determinar los objetivos más importantes de tu organización
Teniendo en cuenta que hay una variedad de formas de hacerlo, aquí hay un método para comenzar:
- Reúne al equipo central
- El equipo entrevista a los líderes de otros departamentos sobre los objetivos
- El equipo central evalúa los objetivos y realiza un análisis FODA
- El equipo central establece los objetivos organizacionales SMART
Paso 2: Escoger KPIs que sean fijos, capaces de pronosticar y que eviten los errores comunes
Teniendo en cuenta que tu equipo debe estar alineado con la forma en la que define los KPIs, estos son los puntos que debes considerar:
- Fijo significa una continuidad y fiabilidad entre los resultados medidos
- Capaz de pronosticar significa predecir en función a una correlación
- Evita los 4 errores más comunes y estarás en el camino correcto
Después de escoger KPIs para tu organización, se te asignará la responsabilidad de determinar qué actividades (y todos los departamentos deben estar incluidos en esto) conducirán mejor hacia el cumplimiento de esos KPIs.
A partir de ahí, deberás evaluar regularmente tus objetivos, KPIs y actividades. Es probable que cambien a medida que recopiles nuevos insights sobre el mercado y/o tu producto, lo que significa que las evaluaciones pueden y deben hacerse tanto en la compañía como a nivel departamental.
En TuDashboard te podemos ayudar a darle seguimiento a tus KPIs a través de un dashboard o tablero de visualización de datos, pregunta en nuestro chat en línea.
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