Definir KPIs que sean realmente eficaces es una de las principales preocupaciones de toda empresa. Pero, ¿qué indicadores hay que poner en marcha? ¿Cómo orientarse entre las montañas de datos disponibles?
Los KPI son útiles para todas las líneas de negocio de una empresa. Son el primer paso para controlar su actividad, analizar su posicionamiento en relación con la competencia e identificar lo que hay que mejorar.
Conozcamos más de la importancia de los KPIs y cómo definirlos correctamente. Empecemos por lo básico qué es un KPI.
¿Qué son los KPIs?
Un KPI es un indicador de rendimiento para tu empresa. Este indicador está, por tanto, cuantificado y permite controlar la eficacia de una acción en relación con los objetivos definidos.
Un KPI puede adoptar diferentes formas: crecimiento de la facturación, índice de absentismo o índice de penetración en tu mercado.
En general, existen dos tipos de indicadores en los equipos. Los primeros están estrechamente relacionados con la actividad del departamento o de la empresa: las métricas de actividad.
Algunos ejemplos: el número de empleados formados en nuevas metodologías de trabajo, el número de productos lanzados por el departamento de Investigación y Desarrollo en los seis primeros meses del año.
La segunda categoría de indicadores se refiere a la repercusión de sus acciones en su mercado: las métricas de impacto.
Algunos ejemplos: su cuota de mercado en una categoría de productos, las ventas de productos en el ecommerce o la tasa de abandono de tu servicio.
Pasos para definir KPIs
Al redactar o definir KPIs, debes analizar cómo este KPI se relaciona con un resultado u objetivo empresarial específico.
Los KPIs deben personalizarse en función a tu situación empresarial y desarrollarse para ayudarte a cumplir tus objetivos. Sigue estos pasos al definir un KPI:
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Escribe un objetivo claro al definir KPIs
Escribir un objetivo claro para tu KPI es una de las partes más importantes, si no la más importante, del desarrollo de un KPI.
En TuDashboard, definimos un KPI de la siguiente manera:
“Un indicador clave de rendimiento es un valor medible que demuestra la eficacia con la que una compañía está logrando los objetivos claves de su empresa.”
Vamos a desglosar esto un poco porque aquí hay muchos elementos que se conectan con la forma en que redactamos y desarrollamos nuestros KPIs.
Lo importante, para nuestro propósito, es recordar definir KPIs que estén estrechamente relacionados con un objetivo empresarial clave. No con cualquier objetivo empresarial o con algo que alguien en tu organización considere importante. Este objetivo debe ser fundamental para el éxito de la organización.
De lo contrario, te estás enfocando en un objetivo que no es capaz de abordar un resultado empresarial.
Eso significa que, en el mejor de los casos, estás trabajando en alcanzar un objetivo que no tendrá un impacto para tu organización.
En el peor de los casos, tu empresa desperdiciara tiempo, dinero y otros recursos que se hubieran aprovechado mejor en otro lugar.
La conclusión clave es esta: Los KPIs necesitan ser más que solo números arbitrarios. Deben expresar algo estratégico acerca de lo que tu organización está tratando de hacer. Puedes (o deberías poder) conocer mucho sobre el modelo empresarial de una compañía solo con ver sus KPIs.
Si no se escribe un objetivo claro, nada de esto será posible.
Conoce cómo ayudan los KPIs a construir un mejor equipo de trabajo.
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Comparte tus KPIs con las partes interesadas
No basta con definir KPIs, tienes que comunicarlos adecuadamente. ¿Cómo se supone que tus empleados, las personas encargadas de ejecutar tu visión para la organización, cumplan con los objetivos si no saben cuales son?
O quizás peor: Al no compartir tus KPIs corres el riesgo de aislar y frustrar a tus empleados y a otras partes interesadas quienes no pueden ver la dirección hacia la que se dirige tu organización.
Pero, además de definir KPIs y compartirlos, se necesita que sean comunicados inmediatamente.
Los KPIs necesitan un contexto para ser efectivos. Esto solo se puede lograr si explicas no solo qué estás midiendo, sino por qué lo estás midiendo. De lo contrario, son solo números en una pantalla que no tienen ningún significado para ti o tus empleados.
Explica a tu fuerza laboral por qué estás midiendo lo que estás midiendo. Responde preguntas sobre por qué te inclinaste en definir KPIs como los que tiene la compañía y no otros. Y lo más importante de todo, ¡escucha! Los KPIs no son infalibles.
Ni tampoco serán necesariamente obvios para todos los involucrados. Escuchar a tus empleados te ayudará a identificar los lugares en los que los objetivos latentes de tu organización no están siendo comunicados adecuadamente.
Supongamos que te están haciendo muchas preguntas sobre por qué las ganancias no son un KPI para tu empresa. Es un cuestionamiento razonable que tus empleados pueden tener.
Después de todo, generar dinero es una parte esencial para cualquier negocio. Pero tal vez los ingresos no son la prioridad para tu organización en ese momento.
A lo mejor pretendes realizar grandes inversiones en la investigación y el desarrollo o estás tras una adquisición importante. Recibir muchas preguntas como esta es una señal de que necesitas hacer un mejor trabajo al comunicar los tipos KPIs que vas a medir y los objetivos estratégicos que hay detrás de ellos.
Y quién sabe, tus empleados podrían darte algunas ideas sobre cómo mejorar tus KPIs.
Te recomiendo también leer: ¿Cómo establecer indicadores KPIs que funcionen?
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Revisa el KPI cada semana o mes
Revisar periódicamente tus KPIs es esencial para su mantenimiento y desarrollo. Obviamente, es importante comparar tu progreso con tu KPI (sino, ¿cuál sería el objetivo de establecer uno?).
Sin embargo, es igual de importante monitorear tu progreso para que puedas evaluar el éxito que tuviste en el desarrollo del KPI.
No todos los KPIs son exitosos. Algunos tienen objetivos que son inalcanzables. Otros no logran dar seguimiento al objetivo empresarial subyacente que debían alcanzar. Solo revisando regularmente tus KPIs puedes decidir si es momento de cambiarlos.
Checa cómo identificar KPIs que te ayuden a hacer crecer tu negocio.
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Asegúrate de elegir KPIs viables
Cerciórate de seguir estos pasos al elegir KPIs para hacerlo de manera correcta:
- Revisa los objetivos empresariales
- Analiza tu desempeño actual
- Establece objetivos KPI a corto y largo plazo
- Revisa los objetivos con tu equipo
- Revisa el progreso y reajusta
Ya hemos hablado sobre la mayoría de esto, pero vale la pena enfocarnos en la necesidad de desarrollar objetivos tanto a corto como a largo plazo.
Una vez que hayas establecido un objetivo a futuro (por ejemplo, para los próximos trimestres o año fiscal), puedes retroceder e identificar los logros que tendrás que alcanzar en el camino.
Por ejemplo, supongamos que deseas conseguir a 1,500 suscriptores para tu boletín en el primer trimestre del año. Vas a querer establecer objetivos mensuales, quincenales o incluso semanales para lograrlo.
De esta manera, podrás revaluar continuamente y cambiar el rumbo según sea necesario para lograr el objetivo a más largo plazo.
Podrías dividir los objetivos en partes iguales según los meses. En este caso, serían 500 suscripciones en enero, 500 en febrero y 500 en marzo. Sin embargo, podrías querer ser más específico.
Hay más días en enero y marzo que en febrero, entonces tal vez quieras establecer un objetivo de 600 para esos meses. O tal vez, generalmente en febrero tienes más tráfico en tu sitio web (a lo mejor tu empresa tiene presencia en una feria comercial importante) y decides establecer un objetivo de 800 para ese mes.
Cualquiera que sea el caso, asegúrate de desglosar tus objetivos KPI para establecer metas a corto plazo.
Te invitamos a que leas también: Cómo hacer un kpi de manera correcta.
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Transforma tus KPIs para que se adapten a las necesidades cambiantes de la empresa
Los KPIs que no se actualizan pueden volverse obsoletos rápidamente.
Por ejemplo, supongamos que tu organización lanzó recientemente una nueva línea de productos o se expandió al extranjero. Si no actualizas tus KPIs, tu equipo continuará persiguiendo objetivos que no necesariamente comprenden el cambio en la dirección táctica o estratégica.
Podrías pensar, basándote en tus resultados, que sigues desempeñándote exitosamente. Sin embargo, en realidad podrías estar enfocándote en KPIs que no logran captar el impacto que tus esfuerzos están teniendo en los objetivos estratégicos implícitos.
Revisar tus KPIs cada mes (o, idealmente, cada semana) te dará la oportunidad de ajustar o cambiar el rumbo por completo.
Incluso podrías encontrar otros ejemplos de KPIs más eficientes que te harán llegar al mismo destino.
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Verifica que el KPI sea alcanzable
Establecer objetivos alcanzables para tu equipo es esencial al elegir KPIs. Un objetivo demasiado alto puede causar que tu equipo se rinda incluso antes de comenzar.
Si estableces un objetivo demasiado bajo, probablemente te preguntarás qué hacer después de que hayas alcanzado tus objetivos anuales en los dos primeros meses del año.
Analizar tu desempeño actual es primordial. Sin este análisis, buscarás a ciegas números que no tienen en realidad origen. Tu desempeño actual también es un buen punto de partida para decidir en qué áreas necesitas mejorar.
El manejo de KPIs también implica analizar los datos que ya tienes recopilados para establecer un punto de partida con lo que has logrado en el pasado. Las herramientas como Google Analytics son excelentes para esto, al igual que las herramientas de contabilidad más tradicionales que monitorean los ingresos y el margen bruto.
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Actualiza tus KPIs según sea necesario
Los KPIs no son estáticos. Necesitan evolucionar, actualizarse y cambiar según sea necesario. Si estableces y te olvidas de tus KPIs, corres el riesgo de perseguir objetivos que ya no son relevantes para tu empresa.
Al elegir KPIs considera que estos pueden cambiar. Acostúmbrate a revisarlos regularmente no solo para ver cómo te estás desempeñando en comparación con tus KPIs, sino también para monitorear cuáles KPIs necesitan cambiarse o desecharse por completo.
Pero esta es la buena noticia: una vez que hayas realizado varias veces este proceso, será mucho más fácil hacerlo nuevamente en el futuro.
Generalmente los KPIs son una herramienta esencial para medir el éxito de tu empresa y para hacer los ajustes necesarios para que esta sea exitosa. Sin embargo, al definir KPIs individuales ten en cuenta que su utilidad tiene límites.
La parte más importante de cualquier KPI es su utilidad. Una vez que haya perdido su utilidad, no dudes en desecharlo y comenzar a utilizar otros nuevos que se alineen mejor con tus objetivos empresariales.
Por último te comparto esta Guía de KPIs para que conozcas todo lo que necesitas para definir KPIs y monitorearlos.
¿Estás listo para elegir tus KPIs?
Plataformas como TuDashboard te pueden ayudar a tener una mejor visibilidad y monitoreo de KPIs.
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