Qué es el método Kaizen y cómo puede beneficiar a tu compañía

El método Kaizen, originalmente un concepto de gestión japonés, está basado en la mejora continua. Las empresas japonesas como Toyota lo han utilizado durante décadas para hacer mejoras en su línea de ensamblaje, cadena de suministro y otros procesos empresariales. 

Es una estrategia que involucra a todos los empleados trabajando juntos de manera proactiva, sin importar su nivel o puesto dentro de la compañía. El objetivo es lograr mejoras regulares e incrementales en el proceso de fabricación. Este enfoque básicamente combina los talentos de todos para crear un medio para la mejora. 

La metodología Kaizen es tanto una filosofía como un plan de acción. Como filosofía, el enfoque es construir una cultura empresarial que involucre activamente a todos los empleados. No sólo sugieren, sino que también implementan mejoras en la compañía. 

Como plan de acción, el método Kaizen consiste en organizar eventos que se centran en mejorar áreas específicas dentro de la organización. Estos eventos deben involucrar a los empleados de todos los niveles, especialmente a cualquiera en el área de fabricación.

Las empresas que han adoptado el método Kaizen han reducido defectos en sus procesos, incrementado su productividad, y han obtenido mayor responsabilidad de sus trabajadores.

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Las bases del método Kaizen

Kaizen son dos palabras japonesas. Se traduce como cambiar (kai) para volverse bueno (zen). Para lograrlo, se base en los siguientes cinco elementos:

1. Trabajo en equipo
2. Disciplina personal
3. Mejoramiento de la moral
4. Círculos de calidad
5. Sugerencias para mejorar

A partir de esta base, surgen tres factores:

1. La eliminación del desperdicio y la ineficiencia
2. El marco de las Cinco S para una buena gestión

• Seiri – orden/organización: Separa los elementos necesarios de tu lugar de trabajo y elimina los innecesarios. 

• Seiton – orden: Ordena todo para que sea accesible de la forma más adecuada para el trabajo que se está haciendo.

• Seiso – limpieza: Mantén limpias todas las áreas de trabajo.

• Seiketsu – limpieza estandarizada: Crea un sistema de limpieza e implementa las mejores prácticas.
• Shitsuke – disciplina: Siempre pon todo tu esfuerzo.

3. Estandarización

 

Principios del método Kaizen

1. Deja a un lado las suposiciones
2. Mantente proactivo en la resolución de problemas
3. No aceptes el estado actual
4. No te aferres al perfeccionismo
5. A medida que encuentres errores, busca soluciones
6. Crea un ambiente donde todos sientan que pueden contribuir
7. No aceptes problemas obvios; Pregunta cinco veces por qué para llegar a la raíz del problema.
8. Recopila información y opiniones de muchas personas diferentes
9. Sé creativo y busca soluciones económicas y pequeñas mejoras
10. Nunca dejes de hacer mejoras

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Kaizen y el trabajo estandarizado

El trabajo estandarizado se enfoca en las mejores prácticas actuales para un proceso, mientras que el método Kaizen trata de encontrar mejoras para esos procesos. Kaizen utiliza varias herramientas como el mapa del flujo de valor y el control de calidad total.

Te compartimos 5 pasos para medir la calidad en tu negocio.

Ventajas y desventajas del método Kaizen

Estas son algunas de las ventajas de la aplicación del método Kaizen:

• Aporta un sentido de valor y determinación a los empleados, lo que ayuda a aumentar la moral.
• Crea un enfoque más gentil para el cambio.
• Los procesos de escrutinio ayudan a reducir los errores y los desperdicios.
• Refuerza el trabajo en equipo.
• Establece sistemas para mejorar a corto y largo plazo.

Desventajas

• Los eventos Kaizen a corto plazo pueden dar lugar a estallido de exaltación superficial y de corta duración que podría ser abandonado.
• Las compañías con una cultura de comunicación cerrada y territorialismo necesitan enfocarse en los cambios de cultura antes de que algo como el método Kaizen sea bien recibido.

Cómo el método Kaizen puede beneficiar a tu negocio

Para la mayoría de las compañías, existe un esfuerzo constante para reducir la merma y aumentar la calidad. El método Kaizen ayuda con esto pero va mucho más allá en cuanto a los beneficios que ofrece a las empresas que lo implementan.

• Satisfacción de los empleados

Con el método Kaizen, tu enfoque es crear una cultura centrada en el trabajo en equipo y el cambio, donde todos los alentados a compartir sus ideas. A los miembros del equipo se les pide que hagan sugerencias para mejorar y, en última instancia, cuando vean que sus sugerencias son tomadas en serio serán más felices en su trabajo.

• Utilización de los recursos

El método Kaizen se enfoca en mejorar los productos mediante una mejor utilización de tus recursos actuales (tu personal) para lograr pequeñas mejoras de manera continua. Al hacer pequeños cambios continuamente, no tienes que preocuparte por cambios masivos o inversiones costosas para lograr las mejoras que deseas.

• Mejoras de seguridad

A medida que se realizan nuevas mejoras en la empresa y sus procesos, las mejoras de seguridad son una extensión natural. Cuando se implementan nuevas ideas para limpiar y organizar las áreas de trabajo, se mejora la seguridad.

• Incremento de la eficiencia

Seguir los principios Kaizen asegura que crearás áreas de trabajo bien planificadas y te liberarás de cualquier operación o movimiento que no sea necesario. También asegura que los empleados reciban el entrenamiento adecuado para que todo funcione lo mejor posible.

Todos son parte del proceso de mejora y del esfuerzo de implementación. No se requiere hacer grandes cambios al mismo tiempo o invertir grandes cantidades de capital.

En última instancia, dar una serie de pequeños pasos es más fácil para los empleados, y además puede generar grandes cambios y mejoras en la calidad, eficiencia, seguridad y productividad y tener un impacto positivo en los márgenes de ganancia de la compañía.

Implementa el método Kaizen en tu espacio de trabajo

Cuando las personas piensan en implementar el método Kaizen, existe el Evento Kaizen, es una actividad a corto plazo que se centra en un solo proceso o un solo departamento. 

Es una actividad de mejora rápida en equipo, por lo que hay un punto de partida y de fin muy claro. Los eventos requieren una planificación adicional, con el objetivo de implementar un cambio más sustancial o implementar el cambio en un período de unos pocos días o semanas. 

Generalmente, un evento Kaizen pasa por cinco etapas:

1. Establecer objetivos y proporcionar antecedentes.
2. Revisar el estado actual y crear un plan de mejora.
3. Implementación de la mejora.
4. Revisar y arreglar lo que no funciona.
5. Informar los resultados y determinar los elementos de seguimiento

Ya sea que elijas el enfoque diario o de eventos, tienes que comenzar de alguna manera. Lo mejor es realizar revisiones del proceso para ayudarte a identificar posibles oportunidades de mejora.

Recopila cualquier documentación que pudieras tener a la mano, como un mapa o diagrama de flujo del proceso, instrucciones del trabajo o planes de control. Si no existe un mapa del proceso, construye uno. Asegúrate de tener una buena comprensión del proceso actual. Sin esa comprensión, no podrás mejorarlo.

Revisa el proceso. Evalúa cada tarea o paso. Pregunta:

• ¿Por qué se está realizando este paso?
• ¿Qué trabajo se está haciendo y qué valor se está añadiendo?
• ¿Cuándo se completará el proceso? ¿Cuándo debe completarse?
• ¿Quién está haciendo el trabajo? ¿Quién debería estar haciendo el trabajo?
• ¿Cómo se está haciendo el trabajo? ¿Cómo debería hacerse?
• ¿Con qué frecuencia se realiza este paso del proceso? ¿Con qué frecuencia se debería hacer?

Implementar el método Kaizen y crear una mentalidad de mejora continua de los procesos dentro de tu compañía lleva tiempo. El primer paso es tomarse el tiempo para educar a tu compañía.

Esto significa proporcionarles la capacitación, las herramientas y los sistemas adecuados para que tengan éxito. Capacita a tus empleados para asegurarte de que son conscientes de los problemas y busquen maneras de mejorar cada día.

Mediante la capacitación y el proceso de revisión inicial, es muy probable que los miembros del equipo comiencen a asumir la responsabilidad de sus procesos individuales.

Cuando se da este proceso es cuando los trabajadores comienzan a considerar la implementación de mejoras como parte de su responsabilidad. Entre más cambios positivos se produzcan, más éxito tendrá el proceso Kaizen en el futuro.