¿Quieres que tu empresa crezca pero no estás seguro de cómo conseguirlo? La solución a este problema es bastante sencilla: realizar un análisis GAP, también conocido como evaluación de necesidades, análisis de necesidades o análisis de necesidades y carencias.
Conozcamos más de sus características y de cómo implementarlo de manera efectiva.
¿Qué es el análisis GAP?
Un análisis GAP o de brechas es el proceso de identificar dónde se encuentra tu equipo frente a donde quiere estar. En otras palabras, su estado actual frente a su estado futuro u objetivo. Esta brecha puede evaluarse desde una perspectiva cuantitativa o cualitativa.
Para comenzar, hazte las siguientes preguntas a ti y a tu equipo:
- ¿Dónde estamos? (Estado actual)
- ¿Dónde queremos estar? (Estado potencial/objetivo)
Llevar a cabo un análisis GAP puede ayudarte a ti y a tu equipo a encontrar soluciones y, en última instancia, a mejorar la eficacia de tu empresa, producto y rentabilidad. Al trabajar a través de este proceso, podrás asignar y enfocar más eficazmente tu equipo y tus recursos clave.
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¿Cómo hacer un análisis GAP?
Es importante tener en cuenta que, aunque este análisis es principalmente una mirada hacia el interior del rendimiento de tu equipo, también debes tener en cuenta factores externos de una empresa, como el panorama del sector, para tener una visión clara.
Paso 1: Identifica el estado actual de tu departamento.
Supongamos que tu equipo de marketing quiere aumentar la tasa de conversión en el sitio web de tu empresa en al menos un 5% anual durante los próximos 2 años, desde el 3% actual. Esto significaría que la tasa de conversión actual del 3% es su estado actual y su estado futuro es el 13%+.
Desde la tasa de conversión, hasta los clientes, siempre hay formas de mejorar todos los aspectos de tu negocio, todos con diferentes estados actuales.
Pero, como se ha mencionado, empieza por abordar los aspectos con mayor impacto y mayores puntos de dolor.
Paso 2: Identifica dónde quieres estar.
Como se mencionó en el paso 1, debes identificar tu estado futuro deseado (dónde quieres llegar en última instancia). Sé realista contigo mismo, considera cómo estás hoy y dónde quieres estar en un plazo de tiempo razonable.
Ten en cuenta los planes estratégicos que tienes actualmente. Fíjate en los objetivos de este plan, el plazo puede ser de hasta 5 años, lo cual está bien. Lo único que tienes que hacer es reflexionar sobre el punto en el que te encuentras actualmente en el proceso de trabajar para conseguirlos.
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Paso 3: Identifica las carencias de tu departamento.
Otro de los pasos para realizar un análisis GAP es determinar exactamente cuáles son las lagunas y empezar a cubrirlas.
Una cosa que hay que tener en cuenta es asegurarse de que tu estado actual y tus objetivos futuros existen en el mismo periodo de tiempo y hacer los ajustes necesarios.
Por ejemplo, si esperas aumentar tu tasa de conversión para crecer un 5% en los próximos 2 años, querrás considerar cuál será tu tasa actual en 2 años al ritmo actual. Otra posibilidad es no proyectar a 2 años y simplemente hacer que el estado futuro sea del 10 % y no del 3. En este caso, la diferencia sería del 7 %.
Después de completar la fase inicial de análisis de tu estado actual frente a tu estado deseado, es posible que te encuentres a ti mismo o a los miembros de tu equipo con ganas de avanzar hacia un estado de crecimiento acelerado. En estas situaciones, tu mentalidad debe de pasar de identificar lo que puede hacer y pasar a las acciones que puede repetir para seguir viendo ese crecimiento.
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Paso 4: Describir la brecha
Ahora que conoces tus carencias, el siguiente paso en un análisis GAP es comprender las razones por las que existen. El objetivo de este paso es analizar todos los factores que impulsan la brecha. Estos hechos pueden ser cualitativos o cuantitativos.
En pocas palabras, ¿por qué existe la brecha? Para responder a esta pregunta y profundizar en la causa de la brecha, podemos utilizar la evaluación de los «5 porqués». Se trata de una técnica que ayuda a explorar la causa y el efecto de un problema concreto formulando la pregunta «por qué» y cuestionando la respuesta a esa pregunta. Al cuestionar repetidamente el «por qué» a cada pregunta, se acaba llegando a la causa raíz.
Aunque los 5 porqués pueden ser útiles para identificar la causa raíz de un problema, hay situaciones en las que hay muchos problemas o causas raíz en juego. Por ello, puede resultar difícil averiguar cuál es la causa principal de una carencia.
Para ayudarte a identificar tus carencias, por qué existen y qué puedes hacer al respecto, muchos recurren a un análisis DAFO para ayudar a organizar las ideas y facilitar el proceso.
Análisis DAFO
Un análisis DAFO es una técnica útil que te ayuda a identificar los puntos fuertes y débiles internos de tu empresa, así como las amenazas y oportunidades externas.
Para empezar, crea una matriz de análisis DAFO. Esta matriz sirve de visualización y lugar para organizar tus notas para cada una de las diferentes categorías. Al enumerar tus respuestas, asegúrate de reorganizar cada viñeta en orden de mayor a menor prioridad.
Una vez rellenada tu matriz, estarás en una buena posición para analizar cómo puedes utilizar tus puntos fuertes y oportunidades para minimizar las debilidades y combatir o evitar las amenazas.
¿Te sientes atascado? Hazte algunas de las siguientes preguntas. Sé sincero contigo mismo, te ahorrará tiempo en el futuro. Evalúa estas preguntas tanto desde un punto de vista interno como externo.
Puntos fuertes:
- ¿Cuál es la ventaja competitiva de tu empresa?
- ¿Qué puedes hacer mejor que los demás?
- ¿Qué dicen tus clientes que haces bien?
- ¿Qué factores son las características únicas de venta de tu empresa?
Puntos débiles:
- ¿Qué podrías mejorar?
- ¿Qué hacen tus competidores mejor que tú?
- ¿Qué comentarios negativos has recibido de tus clientes?
- ¿Qué factores te hacen perder ventas?
Oportunidades:
- ¿Qué tendencias interesantes conoces?
- ¿Qué oportunidades observas en los cambios tecnológicos, en la política gubernamental, en los patrones sociales y en los cambios de estilo de vida?
Amenazas:
- ¿Qué están haciendo tus competidores?
- ¿Cambian las normas o las especificaciones?
- ¿La idea de cambiar de tecnología te pone nervioso?
- ¿Tienes deudas o problemas de liquidez?
Paso 5: Salvar la brecha
Una vez identificada la causa de la brecha, es el momento de averiguar cómo vas a cerrarla. Esto significa crear un plan y una línea de acción concretos. Es importante que bases tu plan de acción en la información descubierta a lo largo del análisis GAP, que consideres el coste de implementación de cada solución y que te des un plazo razonable.
Como muchas cosas, sin una fecha de vencimiento, podría quedarse en el camino u olvidarse.
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