Cómo crear una lista de tareas pendientes e incrementar tu productividad

¿Sabes cómo crear una lista de tareas pendientes que te ayude a ser más productivo a lo largo del día. Imagínate que son las 6:00 a.m. Acabas de despertarte y estás listo para bañarte. Después de bañarte, es hora de desayunar, informarte de las noticias y luego comenzar a trabajar. 

Te sientes increíble, relajado y feliz. Tienes expectativas muy altas para el día y quieres ser lo más productivo posible. 

Avancemos a las 2 pm del mismo día. Estás trabajando apresuradamente y apenas tuviste oportunidad para tomarte un descanso para almorzar. 

Empiezas a sentirte un poco estresado y cansado debido a tu agenda apretada. Además, parece que tienes que regresar a ciertas tareas y arreglarlas porque no tuviste tiempo para concentrarte adecuadamente en ellas. 

El día que comenzó tan bien se ha convertido en un día estresante. Simplemente pasas de una tarea a otra, lo más rápido posible, sin hacer nada correctamente. 

Desearías poder encontrar un botón de reinicio para poder comenzar tu día de nuevo con una estrategia diferente. 

Lo que seguramente pasó fue que planeaste tu día la noche anterior y sentiste que estabas al día con tus tareas. Sin embargo, las cosas comenzaron a salir mal cuando seguías agregando a tu lista una tarea tras otra y finalmente tu lista de tareas era enorme. Tu lista de tareas también contiene actividades que eran prácticamente imposible de realizar en un solo día. 

El otro punto que contribuyó a tu día caótico y estresante fue no comprender cuánto tiempo te llevaría completar una tarea en particular y cuándo realizarla. Si hubieras tenido esta información hubiera sido más fácil determinar el momento oportuno para realizar la tarea. 

Finalmente, realmente no había flexibilidad en tus planes. Olvidaste agregar tiempo adicional entre las tareas y comprender que algunas de ellas son mucho más grandes y tardadas de lo que parecen.

¿Cómo solucionarlo? ¿Cuáles son las claves para aumentar la productividad?

Errores al crear un lista de tareas pendientes

¿Realmente sabes lo que se supone que debes hacer?

¿Cuánto tiempo le dedicaste realmente a planear tu día? ¿Fueron solo 5 minutos mientras la televisión te distraía?

Si ese es el caso, entonces probablemente esta fue la principal razón por la que tu día se volvió tan estresante. 

Cuando planees tus días deberías intentar realmente comprender las tareas que estás a punto de hacer y lo que se necesita para llevarlas a cabo. Esto es necesario especialmente con las tareas importantes ya que puedes progresar si las llevas a cabo.

La falta de tiempo dedicado a la planeación también se reflejará como demasiadas tareas grandes incluidas en tu lista diaria. Si no has desglosado las tareas en partes más pequeñas, es probable que no las vayas hacerlo durante el día. Esto a su vez te hace castigarte a ti mismo por no completar tu lista de tareas. 

Por último, no trates de crear una lista de tareas como algo secundario que intentas hacer lo más rápido posible. De hecho, cuando prestas más atención a la lista de tareas del día siguiente es más probable que la lista sea más realista y menos estresante para tí. 

Descubre cómo miden las empresas su productividad y obtén nuevas ideas para implementarlas en tu organización.

Cómo crear una lista de tareas pendientes

Cuando hablamos de una buena lista de tareas, consideramos que estas características son parte de ella:

Equilibrada

La lista de tareas contiene tareas tanto importantes como menos importantes. Asumámoslo: aunque a todos nos gustaría trabajar únicamente en tareas importantes (por ejemplo, relacionadas con los objetivos), también tenemos que ocuparnos de tareas no tan importantes (como hacer mandados, cuidar tu hogar u otras cosas cotidianas).

Suficiente flexibilidad

¿Qué sucede cuando has planeado una tarea pero no puedes encargarte de ella? ¿Tienes establecido un plan B? Si no es así, trata de descubrir la acción alternativa que puedes tomar en estos escenarios. 

Tiempo para transiciones

Saber cómo crear una lista de tareas pendientes implica también comprender que los tiempos de transición consumen tiempo. Asegúrate de que cuando planifiques tu lista de tareas también incluyas esto en tus planes. Agregar un poco de tiempo adicional entre las tareas hará que tu lista sea más flexible y realista. 

No demasiadas tareas para un día

Dar una cifra exacta sobre cuántas tareas debe tener tu lista diaria es difícil. Eso depende de tu situación. Pero me atrevo a decir que una cantidad entre 5-10 tareas debería ser suficiente para un día. 

Comprende que ciertas tareas son muy rápidas de realizar por lo que es más fácil incluir más tareas en ciertos días. Solo asegúrate de que también haya tareas importantes en la lista para seguir adelante con tus proyectos más grandes. 

Escudo de protección

Construye un escudo de protección en torno a tu lista de tareas de modo que la menor cantidad de tareas pueda terminar en tu lista y que la cantidad de elementos en tu lista no aumente durante el día. 

En el primer caso, intenta eliminar la fuente de tus tareas. Esto se logra reduciendo tus compromisos y limitando los proyectos que tienes. El hecho es que entre más compromisos (o proyectos) tengas, es más probable que terminen como tareas para tu lista diaria. 

En el segundo caso, haz que tu lista sea cerrada. Para ello tienes que hacer es dibujar una línea debajo de la última tarea de la lista. Cuando hayas hecho esto, no podrás agregar ninguna tarea nueva a tu lista durante el resto del día. Esto garantiza que la cantidad de tareas realmente disminuya a medida que avanza el día. 

Te recomendamos también leer más acerca de cómo delegar tareas de manera efectiva.

Cómo crear una lista de tareas que aumente tu productividad

Para crear una lista de tareas pendiente que realmente puedas cumplir al día siguiente, haz lo siguiente:

1. Elimina tareas

Revisa tus compromisos y decide si realmente necesitas enfocarte en cada uno de ellos. 

Existen compromisos que quizá hayan perdido caducidad o que no necesitas atacar en esta semana, esos sácalos de la lista pues no tienes el compromiso de cumplirlo, por ejemplo, al día siguiente.

2. Tómate tu tiempo para planear la lista

No te apresuras a crear tu lista de tareas, dedica tiempo suficiente a la fase de planificación. Si es necesario, “aíslate” para la fase de planificación yendo a una habitación vacía en tu casa (o incluso saliendo de ella). De esta manera, puedes pensar las tareas detenidamente antes colocarlas en tu lista. 

Intenta dedicar al menos 15 minutos a tu lista cuando la planifiques. 

3. Mueve las tareas importantes al principio

Al planificar tu día, asegúrate de que las tareas importantes estén al principio de tu lista. Esto garantiza que realices esas tareas lo más rápido posible. Sin duda esto es clave al crear na lista de tareas pendientes.

4. Monitorea las tareas recurrentes

Es posible que tengas tareas recurrentes en tu lista, pero ¿sabes cuánto tiempo lleva completarlas? Si no lo sabes, asegúrate de de tomarte un momento para monitorear esto. Esto te ayuda a planificar mejor tu día ya que sabes cuánto tiempo se necesita para completar una tarea y si hay un espacio de tiempo en tu horario diario en el que se podría realizar la tarea. 

5. Agrupa las tareas similares

Analiza tu lista y determina si hay tareas similares que puedas agrupar. De esta manera, puedes eliminar ciertas tareas de tu lista de manera más rápida y fácil. 

6. Define las tareas con más detalle

No solo incluyas en tu lista una tarea como “crear un sitio web”; asegúrate de haber desglosado la tarea en actividades más pequeñas. Entre más pequeñas sean las tareas, más fácil es llevarlas a cabo. 

7. Haz un poco de trabajo de preparación de antemano

Asegúrate de prepararte para ciertas tareas por adelantado.

Con un poco de trabajo de preparación, aceleras las cosas y te aseguras de que las tareas se realicen cuando llegue el día correcto. 

8. Automatiza el mantenimiento

Naturalmente, podrías utilizar un enfoque de lápiz y papel para tu lista de tareas, sin embargo, también intenta aprovechar la tecnología. De hecho, trata de encontrar una herramienta que se encargue del mantenimiento de tu lista de tareas. 

Te invito a conocer 5 métodos para gestión de proyectos.

9. Conoce tus tipos de tareas y tus horarios

Por último, cuando planifiques tu día hazte estas preguntas:

• ¿Qué más tengo programado?

Esta pregunta se refiere a tu horario personal. Por ejemplo, si vas a viajar asegúrate de que tu lista lo refleje. No intentes “sobrecargar” tu lista con demasiadas tareas ya que es probable que solo realices una fracción de ellas. 

• ¿Es una tarea principal?

Esta pregunta cuestiona si la tarea está bloqueando otras tareas a ejecutar. 

De vez en cuando, podríamos tener una tarea que debe ser abordada primero. Una vez que la hayas hecho, solo entonces podrás encargarte de las tareas secuenciales. 

Cuando te enfocas en crear tu lista de tareas de una manera atenta podrás detectar fácilmente las tareas principales. 

• ¿Tengo icebergs en mi lista?

Esta pregunta cuestiona si tu tarea es mucho más grande de lo que parece. A veces cuando comienzas a trabajar en una tarea rápidamente te das cuenta de que es mucho más grande de lo que inicialmente pensaste.

Una vez más, cuando te enfocas lo suficiente en tu lista de tareas durante la fase de creación es más fácil detectar estos icebergs y dividir las tareas en fragmentos más pequeños y manejables. 

• ¿La tarea es a prueba de distractores?

Esta última pregunta cuestiona si la tarea es a prueba de distractores. No todas las tareas son creadas de la misma manera: algunas toleran más distracciones mientras que otras requieren de toda tu atención.

Si todavía tienes dificultades para lograr todas tus tareas diarias, asegúrate de analizar las razones por las que sucedió esto. En todo caso, no te castigues por no terminar tu lista de tareas. 

Nadie es perfecto y podemos aprender de nuestros errores. 

Se necesita un poco de práctica para crear una lista de tareas poco estresante. Sin embargo, una vez que aprendas a unir todas las piezas, ¡las cosas se verán mucho mejor!

Por último, te comparto 8 métodos para evaluar la productividad de empleados.